2021年10月1日より、Web会議システム「Calling」は「jinjerミーティング」になりました。インタビューの内容は取材当時のものです。

はじめに

技術力と人財力を武器に、健康予防と意識改革を世界に広げる株式会社ファクトリージャパングループ。
そんなファクトリージャパングループのTP（※1）本部の内田様と総務部の戸口様にお話を伺いました。

※1 ファクトリージャパングループでは、フランチャイズ（以下、FC）加盟企業との関係は「家族」でありフラットでありたいという企業理念の下、FC加盟企業をTP（トップパートナー）と呼ぶ。

拡大するFC事業で生じた遠隔地とのコミュニケーション課題

Web会議システム導入の検討に至った背景を教えてください。

2004年頃からFC事業を開始しながら、2010年には台湾に海外出店1号店をオープン、現在はFC含めて国内外340店舗以上の整体サロンを展開しています。事業拡大に伴い、本社や直営店の社員だけでなくトップパートナーを含めて一緒に働く仲間が増え、場所も全国・海外へと広がっていきました。

ファクトリージャパングループは、健康づくりに関わるサービス分野において、品質・サービス・販売方法・人材育成など全てにこだわりを持って事業を運営しています。そのため、直営店もFC店も同一の技術・品質のサービスが提供できるよう、私共は各トップパートナーや店舗と連携をとり、サポートを行っています。

このように私たちが目指すサービス提供を維持しつつ、店舗展開を推進していく中で、やはり避けては通れない課題が”コミュニケーション”でした。FC店舗を地方展開するにあたり、それまで近くにいた本部社員が全国の主要都市に分散するようになりました。また、加盟するトップパートナーの数が増えてくると、お互いの予定を調整することが困難になり、時間的にも場所的にもコミュニケーションが取りづらい環境になっていきました。

私共とトップパートナーとの打ち合わせや定期ミーティングでは、店舗の集客・売上状況やスタッフのスキルやサービス提供状態の確認・スタッフ採用など、店舗運営に関わる全てのことを共有してアドバイスやサポートを行なうため、とても重要で必要不可欠なものです。そのため、本部社員が定期的に各地に出張する形でコミュニケーションをとっておりました。
実際、私も本部社員として頻繁に出張に行っていたのですが、遠方の担当エリアの企業、店舗へ打ち合わせ、巡回のために月のほとんどを出張に出ているような時もありました。事業が順調に拡大するに伴い、コミュニケーションのために時間・費用・労力といったコストが膨れてくように感じていました。

やはり数が多くなれば1回あたりの移動時間が増え、その反面滞在できる時間も回数も少なくなっていくため、労力をかければかけただけ、コミュニケーションの良化に繋がるわけではないと思います。

このような背景から、コストをかけずに遠方にいる社員やオーナー様と円滑にコミュニケーションをとる方法が何かないかと模索していました。

なぜCallingを導入しようと思われたのでしょうか？

実は、弊社では以前からテレビ会議システムを導入しています。基本的には、数名から数十名ほどが都度会議室に集まって部門内あるいは支店間の会議で使用しています。双方が会議室に集まれる場合は、このテレビ会議システムで十分だったのですが、前述の通り、FC店舗や全国の拠点が増えていくに伴って、そもそも会議室に一同に集まることが難しい場面も出てきました。

それぞれがその場から手軽で簡単に接続できるツールを探している中でCallingを見つけたのが導入のきっかけになります。

従来はリアルタイムで直ぐに連絡を取る場合は、電話を使うことが多かったので、テレビ会議やWeb会議に慣れていない社員もいます。そのため、できるだけ簡単に使えた方が良いと思っていました。Callingはソフトのインストールが必要ないので、繋ぎたいと思ったタイミングで相手の事前準備が必要なく使うことができます。URLをクリックするだけですぐに接続できるので、操作が苦手な人も馴染みやすいと感じました。

Callingで新しいコミュニケーションスタイルを実現

実際に、どのようにCallingを活用されていますか？

基本的には、担当統括エリアの各店舗の店長や拠点の事業部長との定例の会議でCallingを利用しています。

店舗の目標や実績、それに対してどういう施策を立て実施しているのかなど、店舗の運営についての話を中心に行っています。このような話を顔が見えずに音声だけで行ってしまうと、どうしてもコミュニケーションエラーが起きやすくなってしまいます。しかし前述のようにただ出張すればいいというわけではなく、状況に応じて臨機応変にコミュニケーションを取る必要があります。そのため、時には緊急でミーティングを行い、適切な運営を行えるように本部からアプローチしています。

Callingを導入して、お客さまや現場社員の反応や効果はいかがですか？

導入当初、テスト的に遠方にある店舗の店長２名と常駐の本部社員、別の場所にいる事業責任者、本部にいる私とアドバイザーの３拠点、６人でCallingを利用しました。最初は現場のスタッフもこのようにオンラインでのミーティングに慣れない部分も正直ありました。ただ実際にそれぞれがオンラインで顔を合わせてミーティングを始めてみると、思っていた以上にスムーズにコミュニケーションが取れると実感しました。現在はTP本部でCallingを導入しているのですが、社内でCallingを活用した取り組みを共有したところ、「うちの部署でも使いたい！」という声が多く上がってきています。

例えば、

・企画・マーケティングの部署では、本部と支社との企画会議や連携
・商品部では、各エリアをまとめている支部長と本社との連携
・採用部では、トップパートナー毎に行なっている採用への本社スタッフによる面接サポート
・総務部では社内の福利厚生や社員サポートなど…

様々な用途で使いたいとたくさんの声をもらっている状況です。

やはり、各部署においてコミュニーケーションに対する課題感をそれぞれが抱えているんだと実感しましたし、私たちもまだまだCallingを活用できると感じています。

ビジネスツールとしてだけでなく社員間のコミュニケーションツールとしての活用を期待

Callingを用いて今後実現していきたいことはありますか？

カラダファクトリーでは全店舗のバックヤードにパソコンを最低一台常設していて、Callingを使える状態にあります。そのため、将来的にはFC店舗含めて全店舗に導入を進めて行きたいと考えています。

また、今後は業務連絡的な使い方だけではなく、社内コミュニケーションの強化にも利用したいと考えています。当初の導入背景は、時間やコスト削減を目的としていましたが、Callingを活用していく中で、弊社が大切にしている組織文化である”人と人とのつながり”を強める使い方ができないかと思い始めました。

直近では、人事部が主導で行っている障害者雇用のための農園事業（ファーム事業）での活用を考えています。2018年8月から「わーくはぴねす農園 柏ファーム」の農地の一画を借りて、障害者の方が、更地の整地から、野菜の栽培・収穫を行っています。現在は、収穫した野菜を本社の社員に配布していますが、今後は全国の約300店舗全てに配布できたらいいなと思っています。ファクトリージャパングループでは、こうした様々な取り組みを行なっていますし、今後も積極的に取り組んで行きたいのですが、まずはトップパートナーを含めて自社の取り組みを社内で共有・浸透させることも重要と考えています。 しかし、本社と農園は物理的に距離が離れているため、社員間でコミュニケーションの距離もどうしてもできてしまうのが現状です。 そこで、Callingを活用して、野菜をもらった本社の社員からの「ありがとう」や農園の社員からの「今日こんなことがあったよ」を相互にリアルタイムで伝えることができれば、物理的な距離は遠くても心の距離は近づくと思っています。

そして、Callingを活用したこうした取り組みを通じて、全国の社員同士全員で”人と人とのつながり”を体現して行きたいと考えています。