理想的な「Web会議化」の推進ケース

・テレビ会議システムを導入してみたけど、結局活用しきれなかった・・・
・正直、Web会議システムをどのように活用したら良いか、イメージが湧いていない・・・
・現場が本当に使ってくれるか不安・・・

このようなお悩み・不安を抱えている企業様は必読です。

株式会社マルハン様では、役員などの経営幹部会議から店舗スタッフの自主研修まで、様々な役割・ポジションの方々が、会議・面談・研修など多様なシーンでWeb会議を活用しています。社内導入にあたって、Web会議を短期間で社内に浸透させる巧妙な戦略がありました。

今回は、株式会社マルハン 北日本営業統括部の吾妻様に、Web会議の導入により業務効率化を実現した、『マルハン流”エンタメ推進”』についてお話いただきました。

▼吾妻様とマルハンのキャラクター「にゃんまる」

年間500万円以上掛けても、意思決定スピード上がらず

全国318店舗、北日本営業統括部の管轄だけでも109店舗。エリアによって少し違いはありますが、1エリアに約8店舗（店長約8名）・エリア長1名という配置になっています。

エリア長と店長の定例会議、役員やエリア長など経営幹部の定例会議など、様々な会議が各所で実施されています。実施にあたっては、移動時間・費用がかかるだけではなく、移動時間を考慮したスケジュール調整の手間もかかっていました。

さらに、なかなかスケジュールの調整ができないために会議の開催ができず、情報連携が不足したり、意思決定が遅れたりするという課題も感じていました。

移動時間も交通費も日程調整も、様々なところでロスが発生

エリア長と店長の約100名が月1回、何かしらの会議のために県内各地からそれぞれの会議会場に集合します。単純計算ですが、往復2時間・交通費5,000円と仮定すると、月1回の会議で移動時間200時間・交通費50万円、年間にすると移動時間2,400時間・交通費500万円以上がかかっていたことになります。

このような移動を伴う会議は他にも複数あるため、会議を実施するためにかかる時間・交通費などのコストはもっとかかっていたと思います。

既存テレビ会議システムでは、課題解決出来ず

一箇所に集まっての会議がメインでしたが、実は、17年程前からテレビ会議システムを導入していました。導入費用の関係で全拠点には導入しておらず、必要と判断した拠点約20カ所に設置していましたが、それでもやはりテレビ会議システムが置いてあるその店舗・拠点に集まる必要がありました。

また、テレビ会議システムの操作が不明で接続までに手間取ってしまったり、現場にいる社員が使い方を知らない・慣れていないなど、運用上の課題もありました。

さらに、店舗のスタッフ同士のコミュニケーションを、もっと行なっていきたいという社内の気運もあって、より手軽に利用できるWeb会議システムを新たに導入する検討を始めました。

Web会議システムの導入ポイント

Web会議を新たに導入するにあたって、拠点間会議の開催の効率化だけでなく、1on1面談などの人事面談やスタッフ間でのコミュニケーション強化にも取り組んでいきたいと考えていました。
そのため、手間やストレスがなく簡単に使えること、同時に会議を開催できる数（接続制限）、一度に参加できる人数、を重要なポイントとして検討をしました。

現在は、経営幹部会議から現場研修までWeb会議で

Web会議システム「Calling」を導入して、社内の様々なコミュニケーションをオンライン上で行うようになりました。

・経営幹部の定例会議（20~30名）
・エリア長と店長の定例会議
・エリア長と店長の1on1面談（1対1での面談）
・店舗スタッフ販促チームのタスク会議
・店舗スタッフが任意で開催する小規模研修会

全ての会議がいつもWeb会議で開催されているわけではありませんが、例えば、エリア長と店長の1on1面談は、北日本営業本部だけで約1/3がWeb会議で行われています。

報告・ノウハウ共有・タスク管理…多様なシーンで活用が進んでいます

会議やミーティングの内容は様々です。

報告や情報連携を目的とした定例会議などの会議体では、店舗運営にあたる営業面の報告・連携を行なっています。資料などを手元で閲覧しながら会議を進行しており、基本の通話に加えて、画面共有や資料共有機能を活用することが多いです。

店舗スタッフ販促チームのタスク会議では、近隣の店舗と合同で実施するチラシ配布やWeb広告の出稿などの相談をしたり、各店舗で実施している販促施策のノウハウ共有、施策実施にあたるタスク進行状況の共有を行なったりしています。

任意で開催している小規模勉強会は、スタッフや店長が持ち回りで、店舗運営や販促・接客など様々なテーマで勉強会を開催しています。個人が持っている様々な知識やノウハウ・経験をお互いにシェアする場として活用しています。

超重要！導入をスムーズに成功させた3つのポイント

1.まずは『偉い人』から！影響力がある人に直接レクチャー！

まず面白がってもらわないと、みんな興味を持たないので、『偉い人』に興味をもってもらえる様に直接レクチャーしました。
「こんな事も出来るんですよ！面白くないですか？」と。

偉い人が面白がって使い始めると、“〇〇さんが面白いって言っているものって、きっと面白いんだろうな”という形で、周りの人が面白がって使い始めてくれます。上長が部下に使い方を教えていくという流れが生まれ、自然に組織全体にツールの利用が広がります。

実は重要なポイントは、”誰が積極的に使ってくれそうか”を見極めたこと。もちろん、人それぞれ得意不得意があります。興味をもって積極的に使ってくれそうな人から順に導入案内をしていきました。

2.『週に1つずつ、●●を教える』

正直、ITに関する知識や経験が多い社員ばかりではありません。そのため、このようなシステム導入には不安もありました。

機能がたくさんあって便利ですが、初めはシンプルに”通話をする”ところから案内しました。最初は通話から、次の週は画面共有、次は資料共有という形で、メールに簡単な画面キャプチャの説明を添えて送りました。

一見遠回り、かなりスローな推進に見えて、実はかなり早い。徐々に慣れてくるとみんな自分から色々と触って試してくれるようになります。

3.社内用のFAQを、独自で作成

Callingのサポートサイトを参考にしながら、社内向けにアレンジした案内を作成しています。この資料を定期的にメールなどで配信しながら、FAQとして蓄積しています。

実際に問い合わせがあった内容についても、よくある内容は、FAQとして誰もが見られるように掲載しておくことで、よりスムーズな利用が出来るようにしています。

この3つのポイントに共通することは、面白いと感じてもらってみんなが自分から使い始めるようサポートしているという点だと思います。この点を意識して導入を推進した結果、想定よりもスムーズに導入することができました。

▼実際に社内で運用されている画面の画面の一部を公開して頂きました！

今後は全国展開、利用シーンの拡大を

やりたいことたくさんあります！

まず、現在は北日本営業統括部の管轄での導入ですが、全国に広げたいと考えています。店舗監査や人財部など、部門によっては各地域に配置しているのでスタッフが点在する形になっていますし、働き方改革の一環としてテレワークの推進も視野に、営業支援部だけでなく各間接部門でも導入を進めていきたいです。

また、録画機能を活用してトップメッセージの配信や社員教育・研修にも活用の幅を広げていけたらと思っています。さらに、震災などの緊急時には、本部に人と情報を集めるのに苦労した経験もあるので、そのようなシーンでも情報連携をスムーズに行うツールとして活用できると期待しています。

迅速に情報収集・連携を行う手段として今後様々なシーンで活用を進めていきたいです。