宮崎県延岡市がCalling導入!行政ならではWeb会議システムの活用方法とは

宮崎県 延岡市

延岡市は、宮崎県の北部に位置し、約12万人が住む、県内有数の工業都市です。 世界一、日本一のものが多いといった特徴があります。 例えば、世界のスマートフォンの約70%に、延岡市で製造された電子コンパスが内蔵されています。 他にも、薬品や人工腎臓など世界のトップシェアを誇る製品をいくつも製造しています。 また、延岡市を流れる五ヶ瀬川は、7年連続で水質日本一を獲得しています。 これらに留まらず、オリンピック開催の度に、オリンピック出場選手を輩出し、メダルを獲得するなど、スポーツの盛んな市でもあります。

導入効果

  • 職員間・外部の業者との会議をWeb上でおこなえるようになった
  • コロナ禍においても感染のリスクなく、住民と意見交換できるような取り組みを実施できる
  • 出張しなくても仕事がスムーズに進むので、効率的に業務を回せるようになった

はじめに

新型コロナウイルスの感染拡大によって、Web会議やWeb面接などを実施している企業が増加しています。自治体も例外ではなく、Web会議システムの導入を進めている市区町村が少しずつ増えてきています。

このような状況から、宮崎県延岡市は、Callingの導入を決めました。
延岡市は、どのような経緯でCallingの導入に至ったのか、導入後の効果などについて、読谷山市長にインタビューさせていただきました。

※本インタビューは、新型コロナウイルスの感染拡大に配慮してオンラインにて実施しました。

 

民間だけでなく、行政でもコロナ禍への対応が迫られる

▲市役所内でMTGを実施している様子①

 

セキュリティがしっかりしている・サポート体制が整っていることがCallingの決め手

−− 今回、Web会議システムを導入された背景について教えてください。

読谷山市長:やはり新型コロナウイルス感染症の影響ですね。
コロナ禍で出てきた「リモート会議を取り入れたい」「県外と行き来が難しい状況でも会議をしたい」といったニーズに対応するため、Web会議システムの導入を検討しはじめました。

 

−− そのなかで、Callingを導入いただきました。どのような点が決め手になったのでしょうか。

いくつかのWeb会議システムを比較検討していったのですが、
・複数の会議を同時に実施できる点
・セキュリティがしっかりしている点
・国産の製品でサポート体制が整っている点
これら3つの点とコスト面を鑑みて、総合的に判断し、最終的に「Calling」の導入を決めました。

特に、我々は行政ということもあり、セキュリティがしっかりしているかどうかはシステムを選定する上で重要視していたポイントです。

また、オリンピックの開催は延期になってしまったのですが、延岡市はドイツとミャンマーのホストタウンになっているので、これらの国の選手が合宿で来る予定になっていたんです。
そのため、コロナ禍でも打ち合わせを遠隔で実施する必要があったため、Web会議システムの導入を急いだという背景もあります。

 

市役所内や業者とのMTGだけでなく、市民の皆様とも感染の恐れ無く意見交換が可能

▲市役所内でMTGを実施している様子②

 

出張しなくても遠隔とのMTGを実施できることで、業務効率化に

−− 現在、どのような業務でCallingを活用されていますか。

読谷山市長:現状では、市役所の職員間でのMTGや業者との打ち合わせに活用しています。
また、新たなサービス導入や連携する企業の選定は、プロポーザル方式(※)で実施しており、現在は各企業のプレゼンにWeb会議システムを活用し、実施しています。

※プロポーザル方式
・・・主に業務の委託先や建築物の設計者を選定する際に、複数の社に目的物に対する企画を提案してもらい、技術提案書(プロポーザル)の提出を求め、技術的に最適な社を特定する手続であり、これを公募によりおこなうものを公募型プロポーザル方式という。

直接対面にて顔を合わせずにプレゼンを実施できるため、コロナ禍においても事業者選定ができるので、非常に便利に感じています。

また、先ほどお伝えしたドイツとのMTGもWeb会議で実施したりしています。

 

国産のシステムならではの丁寧なサポート

−− 実際に、Callingを活用してみていかがでしたか?

読谷山市長:まずは、私自身が頻繁にCallingを利用しています。コロナ禍においてなかなか県外・国外の方に会えない状況ではありますが、Web上でMTGを実施できるのは非常にありがたいですね。

また、市民の皆様とも感染を気にせずに意見交換ができる点もよいなと思っています。

 

−− 職員様からはどのような声があがっていますか?

読谷山市長:Callingのサポート担当の方の丁寧な対応に感謝していると聞いています。また、出張しなくても仕事がスムーズに進むので、効率的に業務を回せるようになったとも言っており、職員の中でもCallingの浸透が進んでいます。

 

採用や住民との意見交換にもCallingを活用していきたい

▲通常の対面での「出前市長室」の様子(過去開催)

 

オンライン出前市長室を実施し、感染の恐れ無く市民と意見交換を

−− 今後は、どのような活用を考えているのでしょうか。

読谷山市長:延岡市では、地域の住民と交換をおこなう「出前市長室(※)」といった取り組みを実施しています。

※出前市長室とは
・・・読谷山市長が、市民のリクエストに応じ、市市内各地に出向いて、市政の進捗状況や今後推進しようとする各種施策などについて、市民の皆さまに直接ご説明するとともに、市民の皆さまと直接意見交換をおこなう場。

この出前市長室を、Web会議システムを活用して、実施しようとしています。
最近は、新型コロナウイルスの影響で開催できておらず、市民の皆様ともなかなか意見交換ができていない状況なので、できるだけ早く実施できるよう、準備を進めている状況です。

 

行政でも採用のオンライン化を図っていく

−− 他に何か考えられている活用はありますでしょうか。

読谷山市長:また、今注力して進めているのは、延岡市役所の職員採用のオンライン対応です。
新型コロナウイルスの影響を受けて、これまで対面のみで実施していた職員採用においても、Web会議システムを活用して、面接を実施しようと考えています。
県外の行き来を減らし、新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐ狙いが大きいですが、Web面接を可能にすることで、遠方にいる学生さんたちの交通費や移動時間を削減できればと思っています。

今回、新型コロナウイルス感染症対策として、オンライン採用を開始することを決めたのですが、数年後新型コロナウイルスが収束しても、今後もこのオンライン採用の取り組みを引き続き実施し、遠方にいる学生さんたちとも接点を持てればと考えています。

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