奈良県三宅町がCalling導入!コロナ禍で見直される行政の働き方に迫る!

奈良県三宅町

奈良県三宅町は、約6,800人が住む、全国で2番目に面積の小さい町です。職員は約110人、そのうち80人ほどが本庁の役場業務に携わっています。 古くから野球用グローブや、スポーツ用スパイク、スキー靴などのスポーツ用品の製造が盛んで、全盛期には国内のグローブのシェア80~90%を誇っていました。 三宅町の町長を務める森田町長は、2016年に32歳の若さで就任、2019年には自治体の首長としては異例となる無期限の育児休暇を取得など、注目を集めています。

導入効果

  • 職員間・外部の業者との会議をWeb上でおこなえるようになった
  • 職員のなかでWeb会議へのハードルが劇的に下がった
  • 自治体の働き方改革を推進することができた

はじめに

新型コロナウイルスの感染拡大によって、全国の企業で急速にテレワークが導入され、働き方の変化が迫られてます。それは、自治体も例外ではありません。
自治体のなかでも、市区町村は生活に密接な行政サービスを提供しており、各種の窓口業務など、人と人との接触を抑えることが難しい状況でもあります。

そこでCallingは、自治体の窓口業務をオンラインに置き換える実証実験として、奈良県三宅町への導入をおこないました。
三宅町は、どのような経緯でCallingの導入に至ったのか、導入後の効果などについて、森田町長と、財政課の吉本様にインタビューさせていただきました。

※本インタビューは、新型コロナウイルスの感染拡大に配慮してオンラインにて実施しました。

 

緊急事態宣言下でも止めることができない行政の仕事

1週間分の仕事を持ち帰り在宅ワーク

−− 今回、Web会議システムを導入された背景について教えてください。

森田町長:やはり、新型コロナウイルス感染拡大が一番大きく影響しています。
緊急事態宣言が出て以降、三宅町の町役場では、職員をA班・B班というかたちで在宅のチームと出勤チームに分けて業務に取り組んでいました。

在宅ワークといっても、役場業務はリモートでおこなうことが難しいので、1週間分の業務を持って帰って、ネットワークがつながっていないパソコンで作業をしたり、個人情報などは扱わないかたちで外部とメールでやりとりしたりとか、してました。

吉本くんは、在宅のときはどんな感じで仕事してたの。

吉本様:僕の場合は、契約に関わる業務が多いんです。なので、在宅ワークのときは、契約の仕様書の作成であったり、あとは出勤したときにすぐにその決裁が回せるようにその資料作りだったりをやっていました。

 

在宅ワークとの連携が急務に

−− 在宅ワークをされていくなかで、Web会議システムを使わないと連携が難しいという声があがってきたのでしょうか。

森田町長:そうですね。在宅チームと出勤チームとの連携も図っていなければいけない。一方で、できるだけ接触を避けなければならない、というところで、今回、Web会議システムの導入を検討していったという経緯があります。

吉本様:また、住民の方々が手続きやご相談で来庁されることで、その方自身や職員の感染リスクが高まるという恐れもありました。
住民の方々との接触を抑えつつ行政サービスを提供するために、というところも大きかったですね。

 

国産という安全性の高さ・導入スピードが決め手

国産という安心感・アプリ不要の手軽さ

−− そのなかで、Callingを導入いただきました。どのような点が決め手になったのでしょうか。

森田町長:部署によっては、別のコミュニケーションツールを使っていたりもしたようです。しかし、町役場として公式に導入するとなると、セキュリティ・安全性については慎重に選定したいところでした。その点、Callingは国産ということもあり安全性が高く、一番適しているのではないかと思いました。

あとは、アプリが必要がないというところも大きかったですね。ダウンロードの手間もいらないので、簡単にWeb会議をおこなうことができました。

 

「今やらなければ」という緊迫した状況

−− 自治体でWeb会議システムを導入したという例はそれほど多くないと思います。導入の判断に悩むこともあったのでしょうか。

森田町長:今回に関しては、本当に早期に導入しないといけない状況でした。そのため、あらゆるWeb会議システムの資料を取り寄せて、比較して・・・、という時間はありませんでした。それよりも、できることからやっていこうという意識が高かったです。

アフターコロナの世界観を、どう見ているかだと思います。今後、コロナウイルスは一定程度、収束してくるものと思います。しかし、第2波、第3波が懸念されているとおり、この病気とは付き合っていくものであるという認識が大事だと思います。

これまでの生活様式が、がらっと変わっていくなかでは、やはり導入の必要性というところを強く感じました。そういう意味では葛藤とか悩みはなく、「やらなければいけない」「今からやらないと間に合わない」と思っていました。

Web会議へのハードルが劇的に下がった


−− 現在、どのような業務でCallingを活用されていますか。

森田町長:現状では、職員同士の会議、そしてオンライン窓口としても活用しています。

オンライン窓口の方は、町役場の総合受付の横にパソコンとモニターを配置したブースを設けています。残念ながら、そちらはまだ利用がない状況です。
高齢者の方々は、やはり窓口に来られる方のが多いく、オンラインを望まないというのもあるでしょう。ほかには、ブース側のCallingから呼び出しができないので、なかなか活用が難しいところがあります。
三宅町のホームページにアクセスすると、その課にCallingでつながるなど、できると良いですね。

 

一度使うと「こんなに簡単なんだ」って

−− なるほど、そこはCallingとしても改善していきたいです。職員同士の会議ではどのように活用していますか。

森田町長:Web会議A・Bというように2つのWeb会議ルームを常設しています。そして、会議をする場合は、それぞれのWeb会議ルームを予約するというように運用をしています。
新しく会議室を作って・・・、となると使い慣れてない方には難しいので、まずは使う頻度を増やそうということで、このようにしています。

特別給付金チームとCallingでWeb会議をしたことがあるんですが、その時は使い方がわからない人のところに、吉本くんが駆けつけて使い方を教えたり、接続済みのパソコンを渡したりしたんだよね。

吉本様:はい、そうでした。各部署に行くのは大変だったのですが、一度使ってみたら、次回からは各自で利用できると思ってました。

森田町長:一度、Callingを体感すると、こんなに簡単なんだって思うんですよね。そこからは、本当にWeb会議をおこなうハードルが下がりましたね。

 

メモ機能を議事録として活用

−− 貴庁のなかで、CallingでWeb会議をするうえで工夫されていることはありますか。

森田町長:運用面でのルールは特に設けていないですね。会議では、いつも議事録をとるメモ係を決めています。Callingの「メモ機能」で、いつまでに誰が何をするかとか、タスクの管理、打ち合わせ結果をメモに記入して全員で共有できるので、非常に会議がやりやすかったです。全員が同じメモを見れるのがいいですね。

 

採用や働き方改革推進にもCallingを活用していきたい

−− 今後は、どのような活用を考えているのでしょうか。

森田町長:今後というところでは、面接などの人材確保の部分での活用を視野に入れています。今後、パソコンのスキルは必須になると思います。そいったなかで、Callingが使えなかったら、パソコンが使えないに等しいのかなと思ってまして。

また、役割ごとに分かれた「課」ではなく、家でもできる仕事を請け負う「在宅チーム」という可能性も考えられます。今までは、課にその業務があって、その組織のなかでしか働けなかったですが、仕様書や契約書、など家でもできる業務を組織をまたいで請け負うような部署ができるイメージです。そうなると、行政でも在宅ワークというのが実現できるのかなと思います。

そこで、私が一番思っているのが、働きながら育休ができないか、ということです。
制度的には期間を定めて終日休まないといけない、その間には昇給がない、社会との接続が薄くなるなどで、期間を早めて復職する方や取得しない方がいると思います。

私自身も、育休としてフレキシブルな時短勤務の形態を取らせていただいています。このような多様な働き方を職員にも広げていけたらおもしろいだろうな、と考えています。

育休を取る人にとっては、上司とコミュニケーションが取れていれば復職しやすく、職場にも理解がされやすくなります。また、組織としても、育休中であってもこの仕事はやってもらえる、戦力がなくなるわけではないとなると、戦力を失うことにならない。
在宅ワークが実現できれば、このように、組織運営としても良い影響があると思っています。

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