社内向けウェビナーのススメ|企画から司会、配信まで月間8件をこなす私のやり方

株式会社ネオキャリア〜ウェビナー編〜

2000年に創業し、新卒・中途・アルバイト・派遣など、さまざまな雇用形態に合わせた人材サービスを展開しています。近年では、介護・保育などヘルスケア領域に向けた人材サービスや、人事管理システム・電子契約サービスなどのSaaSプロダクトなどへ、事業を拡大しています。

導入効果

  • 社員同士が互いを知る機会を設けることでコミュニケーションが活性化される
  • 上司や幹部の話や考えを聞く場を設けることで会社の理解が深まる
  • 仕事の成果やモチベーションに良い影響が期待できる

2021年10月1日より、Web会議システム「Calling」は「jinjerミーティング」になりました。インタビューの内容は取材当時のものです。

はじめに

仕事上のコミュニケーションにおいて、Web会議の利用が一般化しつつあります。同様に、イベントやセミナーをオンラインでおこなうウェビナーを利用する企業も増えてきました。
株式会社ネオキャリアの西村律子さんも、ウェビナーを企画・運営している一人です。

今回は、西村さんにウェビナー開催の目的や企画を考えるポイント、開催までの流れ、効果測定の方法ついてお話を伺いました。

西村さんインタビュー-はじめに

コロナ禍でも社員のつながりを強く、いきいき働いてもらうために

−− 西村さんは社内でどのような役割・ミッションを担っているのでしょうか。

西村:私は、社長直下の広報室に所属していて、社内コミュニケーションの活性化、従業員のエンゲージメント向上を実現することを主なミッションとしています。
社員が3,000名を超える規模になり、「ロールモデルになる人が近くにいない」「同じような悩みや経験をしている人に話を聞いてみたい」「経営陣とのコミュニケーションの機会が減った」「会社がどのような方向に向かうのか知りたい」という声を聞くようになりました。

広報室という仕事柄、いろんな部署と連携のある私の視点からすると、社内に「存在しない」のではなく「存在を知らないだけ」、「機会がない」のではなく「機会が少ない」のではないか、と思えたのです。
そこで、一人でも多くの社員が会社のことや、ほかの部署で働くメンバーのことを知る機会を作ろうと、さまざまな社内イベントや交流会をおこなってきました。
しかし、それも新型コロナウイルスの流行により、当社でもテレワークが推進され、オフラインイベントが中止となりました。

コロナ禍でも、社員のつながりを強化し、やりがいをもっていきいきと働いてほしい、という想いから始めたのが「ネオキャリアちゃんねる」です。ネオキャリアちゃんねるは、社内向けのウェビナーで、社員の「知りたい」「聞きたい」を解決できるコンテンツを配信しています。

企画から司会、運営まですべてをこなすウェビナーマスター

西村さんインタビュー-ウェビナーマスター


−− 「ネオキャリアちゃんねる」では、どのようなコンテンツを配信しいるのですか。

西村:ネオキャリアちゃんねるには、大きく3つのコンテンツがあります。

1つ目は、「ネオキャリア大学Rebirth!!!」です。活躍している社員が講師となって、業務ノウハウのシェアや、事業部の取り組み紹介、パパ社員・ママ社員のキャリアトークなど、自由度の高いテーマでウェビナーをしています。
ときには、外部の方をお招きして、サステナブル勉強会や女性特有のカラダの悩みとの向き合い方など、普段の業務から少し離れたテーマも扱っています。

2つ目は、「にしこの部屋」と題して、西澤社長と各事業部の責任者たちとのトークセッションをしています。社長がモデレーターとなって、各事業部の取り組みや責任者たちの普段見えない顔を知ってもらうことを目的としています。

3つ目は、「りつこの部屋」です。これは役員や部長クラスとメンバーの座談会となっています。近づきたいけど近づけないと思っているメンバーと役職者の距離を縮め、縦だけではなく斜めの関係づくりの強化を目的としています。これは、お互いの顔を見ながら、メンバーがその場で質疑応答ができるように、ウェビナー形式ではなくWeb会議形式で開催しています。

また、ネオキャリアちゃんねるは、オンデマンド配信もしていて、当日参加できなかった人が見れる状態にしています。

西村さんインタビュー-機材

−− ウェビナー開催に関しての西村さんの役割や配信までの流れを教えてください。

西村:基本的に、コンテンツの企画から集客、運営、司会、開催後の効果測定、オンデマンド配信まで一貫して担当しています。

ウェビナーの企画を考える際は、まずターゲットから考えます。
ターゲットに合わせて、誰を登壇者に立てて、どんな話をしてもらうかを決めていきます。登壇者は、社長をはじめ役員、部長クラス、マネージャークラスと対象が幅広いのですが、みなさんネオキャリアちゃんねるの趣旨を理解してくれているので、登壇を断られることはほとんどありません。なので、登壇の打診と同時に、スケジュール調整に入ります。

日程が決まったら集客に移ります。ネオキャリアちゃんねるの専用サイトを更新したり、全社員にメールを送ったり、社内ポスターを作成・掲示したり、各事業部の責任者にメンバーへの宣伝を依頼したりします。

集客の見通しがたてば、登壇者との打ち合わせを進めます。
講義形式の場合は、事前に1〜2回ほど打ち合わせをして、ウェビナーの目的と視聴者の情報を共有し、当日円滑にウェビナーが進むように、視聴者からの事前質問も伝えるようにしています。
座談会形式の場合は、私が司会となって、質問に答えてもらうスタイルが多いので、よくある質問や事前に届いている質問を共有します。座談会中に寄せられる質問もあるので心構えを伝えたりもします。

開催後は必ずアンケートを取るようにしています。アンケート項目は「ウェビナーの満足度」「理解度が深まったか」「仕事への役立ち度」を各4点満点で評価をしてもらっています。この評価が私の目標にもなっています。

−− ウェビナーで司会をするときのコツはありますか。

西村:ライブ配信のウェビナーなので、目の前に参加者がいるわけではありません。なので、「どうすれば視聴者に登壇者の想いや人となり伝わるのかな」と常に頭で考えています。
参加者の役職や在籍年数なども鑑みて、「もう少し掘り下げたほうがわかりやすいかも」
「ちょっと笑ってもらえるポイントを作ったほうがいいかな」などと考えながら、登壇者に質問を投げかけるようにしています。

登壇者は目上の方も多いので、「私が切り込んで失礼じゃないかな」という不安と、「ここで聞かないとおもしろくならない」という体当たり精神の間で葛藤しながら進行をしています。なので、これまで何回も司会をやっていますが、いまだに、前日は緊張で眠れない日もあります。(笑)

ただ、「視聴者みんなの気持ちを背負っていくぞ!」という気持ちはだけは、忘れないようにしています。

シンプルで使いやすい、2種類の視聴用URLが発行できるのが魅力

西村さんインタビュー-ウェビナー画面

−− Calling Webinarを利用されて、ここが良いなというポイントはありますか。

西村:Calling Webinarの良いところは設計がシンプルなんですよね。「これを押したらどうなるの」というボタンがないので、参加者はもちろん、主催者も戸惑うことなく使うことができます。また、日本語で表示されているので、機能がわかりやすく安心して使うことができるのも魅力です。

とくに良いなと思うのが、参加者のメールアドレスが確認できるところです。
ほかのツールでは、ウェビナーに参加するときに名前を自由に登録できるものもあります。予約と違う名前で参加されると、出欠確認を取ることが難しくなります。しかし、Calling Webinarではメールアドレスで参加者が確認できます。そのため、飛び入り参加してくれた方も確認できて、アンケートを送る作業も簡単にできるのでとても便利です。

また、Calling Webinarは2種類の視聴用URLが発行できるのも、便利な機能の一つです。
ウェビナーのルームを作成したときに、視聴者用のURLが発行できます。このURLを共有すれば誰でもウェビナーを視聴することができるので、「急遽、都合がついたので参加したい」という要望にも対応できます。
一方で、ウェビナーの設定時に参加者を登録しておけば、参加者ごとにユニークの視聴用URLを発行することもできます。この場合は、予定外の人が参加していたということを避けられます。

申込不要でウェビナーを開催するときや、とにかく参加してほしいという企画のときは、共通の視聴用URLでおこなっています。逆に、事前に参加受付をするときや、このコンテンツは特別感を出したいというときは、ユニークの視聴用URLでおこなうようにしています。
この使い分けができるのは、とても便利です。

会社の魅力、社員の魅力を知れる結節点に

西村さんインタビュー-結節点

−− ウェビナーを開催して、どのような影響・効果がありましたか。

西村:社員同士のコミュニケーションの部分で「この人はこういう人だったんだ」「こんな人が社内にいたんだ」という内容がアンケートに書かれていることが多いです。ネオキャリアちゃんねるを通して、会社や社員の良いところが知れる結節点になってきているのかなと感じています。

これまでは、私がコンテンツを考えていましたが、今後は社員の持ち込み企画も受け付けるなど、参加型のコンテンツ作りをしていこうと思っています。
そして、この取り組みを続けていくことで、参加者の仕事の成果やモチベーションに良い影響があれば良いなと願っています。

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