市役所のDXはWeb会議で!”みかんの有田市”がCallingに決めた2つのポイント

和歌山県 有田市

和歌山県有田市は、県都である和歌山市から南に約20kmに位置し、霊峰・高野山を源とする有田川口にひらけた人口約3万人の街です。産業では、地域の名を冠した「有田みかん」が有名で、有田みかんの中でも「有田市認定みかん」は、全国から注文が殺到するほど人気があります。

導入効果

  • コロナウイルスの感染対策に役立った
  • 遠方の外部業者との打ち合わせがオンラインに
  • Web会議にはじまりDX推進が加速

はじめに

有田市では、新型コロナウイルス感染症対策として、庁内の会議だけではなく、外部業者との打ち合わせや市民相談のオンライン化を急務としていました。
そこで、有田市との実証事業として、Callingを導入いただく運びとなりました。

今回、初めてWeb会議をおこなったという有田市職員の長岡様に、Callingの活用状況や導入後の効果、また行政機関における業務のDX(※1)推進への展望についてお話を伺いました。

※1:DX
デジタルトランスフォーメーションの略。テクノロジーの活用によって生産性の向上、競争力の強化など、新しい価値を生み出しいこうとする取り組みや変化のこと。

※本インタビューは、新型コロナウイルス感染拡大に配慮してオンラインにて実施しました。(実施日:2020年9月2日)

写真:和歌山県有田市 総務課 長岡様

 

コロナ禍で初めてのWeb会議

−− 今回、Web会議システムの活用における官民協働研究の実証実験としてCallingを導入いただきました。その背景にはどのような課題があったのでしょうか。

長岡様:やはり、一番大きかったのは、コロナウイルスの感染対策ですね。

市役所内部での会議もそうですし、外から来られる業者さんとの会議、我々が先方に出向いておこなっていた会議ができない状況になりました。
会議ができないと、業務が止まってしまう。それが、一番大きな理由ですね。

 

−− コロナ禍であっても役所のお仕事は維持しなければいけない状況だと思います。職員の皆さんはどのようにお仕事をされていますか。

長岡様:世間ではテレワークが推奨されていると思います。しかし、役所の仕事となると、安易に外に持ち出せないものも多いです。
また、自治体で使っているネットワークは、外部との接続を前提としていないこともテレワークが進まない要因の1つとなっています。

我々もテレワークをおこなう環境構築に多くの時間がかかってしまいました。それまでは、時差出勤などで感染対策をおこなっていました。

 

−− これまでにWeb会議システムを使って会議をするといったことはあったのでしょうか。

長岡様:全くなかったですね。このコロナ禍で初めてWeb会議をおこないました

ちょうど、北海道の業者さんとの取り組みが始まったところだったので、簡単な打ち合わせでしたらWeb会議システムを使ったかもしれません。その場合、一時的に利用できる無料のツールを検討したと思います。そうなると、情報セキュリティの観点から危惧する部分もあるので、難しいところですね。

今回は、不幸中の幸いといいますか、Callingのような信頼できるWeb会議システムを導入できてよかったなと思います。

 

我々にとっても、相手にとっても使いやすいのが魅力

写真:お打ち合わせのご様子

 

−− 数あるWeb会議システムの中から実証実験のツールとしてCallingを選んでいただきました。最大の決め手はどのような点になりますか?

長岡様:まずは使いやすさですね。パソコンに詳しい職員が大勢いるわけではないので、苦手な人でも簡単に使えるWeb会議システムであるという点が魅力でした。

また、Web会議のURLを発行して相手に伝えれば、相手はアカウント登録なくWeb会議に参加できるという点にも使いやすさを感じています。外部の業者さんとのやり取りで使うことが多いのですが、外部の方にとっても簡単なWeb会議システムだと思います。

我々にとっても使いやすい、相手にとっても使いやすい、この2点を考えたときにCallingを選ばせていただきました

 

−− どのような部署、あるいはシーンでCallingをご活用いただいていますか。

長岡様:いくつかありまして、積極的に使っているのが教育委員会、有田みかん課、そして、私が所属している総務課ですね。主にその3つの部署で使ってます。

総務課と教育委員会は、外部の業者さんとの打ち合わせをメインで使っています。

有田みかん課というのは、地域の名産である「有田みかん」をはじめとした農林畜産業の振興をおこなっている部局です。代表的な取り組みとして、新たに農業を始めたい方の支援を目的に、リクルート社と「Cheers Agri Project IN ARIDA(CAP)」というプロジェクトをおこなっています。
そのため、有田みかん課では、就農希望者との面談でもCallingを活用しています。

参考:AGRI-LINK IN ARIDA|有田市有田みかん課

 

市民の方とのコミュニケーションツールとしても期待

写真:お打ち合わせのご様子

 

−− Callingの導入前と後で、どの程度の業務の削減・生産性向上ができましたか。

長岡様:Callingを導入して1カ月程になると思いますが、全体で50回くらいはWeb会議をおこなったと思います。

外部の方がわざわざ市役所に来なくてもいいという点では、先方の負担軽減、コロナウイルスの感染対策など大きな効果があったと思います。

我々の業務負担の軽減という点では、特に今までとは変わっていないという所感です。

 

−− Callingを導入いただいて、感じているメリットはどのような点でしょうか。

長岡様:先程も触れましたが、北海道の業者さんと取り組みが始まったところでして、Callingがなければ、打ち合わせをするためにわざわざ北海道から有田市に来てもらわなければならないところでした。

また、これまで会議室や時間の都合で1対1の打ち合わせしていたところを、Web会議でおこなうことでより多くの人が参加できる機会が増えたと感じます。

 

−− 逆に、Web会議システムを導入して見えてきた課題感はありましたか。

長岡様:これはWeb会議あるあるかもしれませんが、発言がかぶってしまって相手の話が聞こえないというのはありますね。
これまでの会議では、口々に話してもある程度、コミュニケーションができたと思います。しかし、Web会議ではそうでないケースも多いです。

また、使いやすいシステムとはいえ、操作に慣れていない人たち同士では難しいと感じることもあろうかと思います。

 

−− Web会議システムの導入、運用開始にあたり取り組まれたことはありますか。

長岡様:最初は、Web会議をおこなう際の設定などの支援をしました。URLをあらかじめ共有しておくなど、初めだけ支援してあげるという感じです。

次のWeb会議を開くときは、各担当が段取りを理解できているので、自分たちで問題なくWeb会議を開催できるようになってました。
現在では、特段、支援の必要がなく運用ができています。

 

−− 現在は、業者の方とのやり取りで使われているとのことですが、今後、市民の方々とのコミュニケーションツールとしての可能性をどの程度お感じになっていますか。

長岡様:まだ市民の方々とのコミュニケーションで使ったという実績はありません。

今後の可能性としては、十分あり得ると思っています。なので、私のほうからほかの部署に働きかけて、そういった事例を作っていきたいというふうには思っています。

 

Web会議に始まりDXの推進を

写真:インタビューに答える長岡様

 

−− 世間ではDXという言葉が注目されています。有田市ではどのように取り組んでいこうと考えていますか。

長岡様:当市では、今年度よりRPA(※2)を導入し、ふるさと納税に関連する業務などの事務効率化を図りたいと考えています。

また、自治体で取り扱う各種手続きでは、紙を使った申請がものすごく多く、申請内容をシステムに打ち込んで、データ化するという業務が絶えず発生しています。

このような課題感やDX推進の機運もあり、合わせて、紙の申請書を電子データ化できるようにAI OCR(※3)というサービスの利用も検討しています。

 

※2:RPA
Robotic Process Automationの略。ロボットを使って業務を自動化する仕組みのこと。

※3:AI OCR
AI(人工知能)を使った光学文字認識のこと。画像データなどから文字情報を読み取り、テキストデータに変換する技術。

 

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