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オンライン営業で名刺交換をする方法とは?おすすめツールを紹介!

オンライン営業 名刺交換

商談は多くの場合、名刺交換から始まります。しかし、遠隔でおこなうオンライン営業では、名刺交換をしないケースもあるようです。
とはいえ、テレワークの一環としてオンライン営業を導入するケースが増加するに従って、オンラインで名刺交換をおこなう人も増えてきました。
今回はオンライン営業で名刺交換をする方法や、名刺作成に使えるツールについて説明します。

専門家による監修
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小林 紀子

ベルシステム24や人材サービス会社で、法人営業や営業アウトソーシングサービスの立ち上げを経験。ネオキャリアに入社後、インサイドセールス事業部の責任者として、社内初のオンライン営業体制を構築。現在は、Calling事業部のオンライン営業の効率化・営業メンバーの育成などの営業組織の強化および、顧客へのオンライン営業の導入や、体制構築の支援に従事。

オンライン営業ではツールを使った名刺交換がおすすめ

直に顔を合わせないオンライン営業で名刺を交換するのは難しいものです。名刺交換自体を「必要ないのではないか」と感じている営業担当者もいるかもしれません。
しかし、名刺を交換しなければ相手の部署や役職を確認することができず、不便です。名刺交換の真価は、営業を終えたあとに発揮されます。商談後に連絡先を把握していなければ、成約に至るのは難しくなるでしょう。
また、名刺の交換は場の雰囲気が和むきっかけにもなります。名刺交換のないオンライン営業では、対話の取っ掛かりに悩まされることもあるようです。

オンライン営業での名刺交換には、相手への自己紹介やコミュニケーションといった多くの目的があります。そのため、最近では、多くの営業担当者がオンライン上で名刺交換をする手法を模索しています。
オンライン上で名刺交換をおこなう方法はいくつか考えられます。なかでも、オンラインのツールを使った方法であれば、スマートに名刺交換ができます。
オンライン営業をテンポよく進めていきたいと考えているのなら、ぜひ名刺交換のテクニックを知っておきましょう。

オンライン営業で名刺交換をする方法

オンライン営業で名刺交換をする方法

名刺の情報を登録したURLやQRコードを用意する方法、オンライン営業中にチャット機能で名刺の画像を送付する方法、名刺管理ツールを使っての名刺交換など、オンラインで名刺交換をおこなう方法は複数あります。
ここからは、オンライン営業で名刺交換をする具体的な方法について説明します。

1. 名刺管理ツールを導入する

オンライン営業で使える、名刺管理に特化したツールは現在いくつも提供されています。名刺管理ツールを導入すれば、受け取った名刺をオンライン上で管理することもでき、便利です。

名刺管理ツールを使うときは、まず、普段の対面営業で使っている名刺を撮影します。撮影したデータを名刺管理ツール内に保存するだけで、名刺が必要なときにすぐに送付や提示をおこなえるのです。
もちろん、Web上でデータやデザインを設定してオンライン名刺を仕上げることも可能です。

2. QRコードを使って名刺交換をする

名刺管理ツールに搭載されているQRコード生成機能を活用して名刺交換をするのもおすすめの方法です。
オンライン営業の際には、スマホに表示したQRコードを画面に映して読み取ってもらったり、QRコードを画面共有したりといった方法で名刺交換をおこないましょう。
ただし、QRコードは画面が暗いときやピントがうまく合わないときに読み込めないというデメリットがあります。画面を明るくしたり、読み取りやすいよう大きく表示したりといった工夫が必要です。

3. URLを送付して名刺交換をする

名刺を作成してオンライン上に載せ、名刺のページやプロフィールページのURLを発行するという方法もあります。名刺を確認できるページのURLをあらかじめ取得しておけば、オンライン営業中に先方へリンクを送付するだけで名刺交換ができます。
名刺を表示できるURLは、一度設定すれば変わることがなく、多くの商談で使い回すことができます。また、先方が名刺を確認したいタイミングでアクセスできるのも、URLを発行するメリットです。

4. PDFや画像ファイルの名刺を送付する

名刺交換にあたっては、URLを送付する方法のほかに、PDFや画像ファイルで名刺を送り合う方法も考えられます。
名刺情報をPDFや画像ファイルにしておけば、メールやチャットでデータを送付できます。当日使用するWeb会議ツールで名刺を送付すれば、対面での名刺交換とほとんど変わらないスマートな名刺交換ができます。
また、事前に顧客にチェックして欲しい資料を送付するときに、一緒に名刺を送っておくのもよいでしょう。

5. オンライン営業の背景に名刺を入れ込む

オンライン営業に使われるWeb会議ツールは、背景を自由に設定できるものもあります。背景に名刺を使ったり、名刺に準ずる情報を入れ込んでおいたりすれば、相手に情報がすぐに伝わります。
また、名刺の情報を入れ込んだQRコードを背景に設定しておくというテクニックもあります。QRコードを大きく表示できるため、相手側からQRコードを読み取りやすくなります。

6. 自己紹介スライドを作る

名刺交換をおこなう代わりに、営業用資料に自己紹介のスライドを挟んでおく営業担当者もいるようです。
営業先に提示する資料には、会社紹介のページを入れることがあります。会社紹介の前後に自己紹介をおこなえば、営業担当者の人となりを簡潔に伝えることができます。
自己紹介スライドには、所属などの基本的な情報のほか、略歴や実績、今後のビジョンなども盛り込んでおきましょう。ある程度情報を入れ込んでおけば、会話のきっかけを作りやすくなります。

オンライン商談での資料について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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オンライン営業で使える名刺の作成方法

対面営業における名刺作成は、名刺印刷の専門業者に依頼するのが一般的でした。また、名刺作成ソフトを使って社内で名刺作成をするケースも多いです。
いずれの方法であっても、名刺作成にはある程度のコストがかかります。
しかし、オンライン営業で使用する名刺を作るときには、コストを抑えることも可能です。

オンライン営業の名刺は、オンライン名刺作成ツールを活用して制作しましょう。名刺管理サービスや名刺作成サービスの多くは、情報を入れ込むだけで自動的にスタイリッシュな名刺に仕上げてくれるので手軽に利用できます。
また、もともと使っていた紙の名刺をデータ化できるサービスを展開する名刺作成ツールもあります。
オンラインへの移行は何かとコストがかかる、という見方もあります。しかし、オンライン化することでコストを抑えられる場面は多いものです。ツールを上手に活用して名刺データを作り、オンライン営業の場で活用しましょう。

オンライン営業用の名刺作成ツール3選

オンライン営業の折にスマートに名刺交換をおこなうためには、ツールを導入しあらかじめ設定をおこなっておくのがおすすめです。複数の方法を準備しておけば、商談相手のWeb環境や導入ツールに左右されずに名刺交換ができます。
ここからは、便利に活用できる名刺交換ツールを紹介します。

1. Sansan

Sansan
出典:https://jp.sansan.com/

Sansan社は、クラウド名刺管理サービスの企画や開発、販売を手掛けています。Sansanの名刺管理ツールに自身の名刺を登録しておけば、オンライン営業の際、お互いの名刺情報にアクセスするだけで名刺交換が可能です。
一方がSansanのサービスを利用していない場合でも、URLやQRコードを送付して名刺を表示できます。

なお、Sansan社はEightという個人向けの名刺管理アプリもリリースしています。Eightを活用すれば、相手にQRコードを示すだけで名刺交換がおこなえます。
Eightにはスマホで撮影した名刺を自動でグルーピングしてくれる機能もあるため、名刺の整理がうまくいかないと悩んでいる人にもおすすめです。異動や昇進といった事情で先方の情報が変わったときに通知を受け取れるサービスもあります。
さらに、EightにはSNSのようなフィード機能も完備されています。

2. myBridge

myBridge
出典:https://jp.mybridge.com/home

myBridgeは、LINE社の名刺管理アプリです。
myBridgeの魅力は、ほとんどの機能が無料で利用できるという点にあります。名刺へのメモ付けやファイルのデータ出力、名刺の一括スキャンサービスなどの便利な機能も無料となっており、お得に活用できます。
また、多くの人がスマホにLINEをインストールしているため、名刺交換が手軽におこなえるという良さもあります。LINEのトーク画面で名刺交換ができ、交換後には名刺情報を自由に表示することができます。

3. ホットプロファイル

ホットプロファイル
出典:https://www.hammock.jp/hpr/

ホットプロファイルは、URLやQRコードで名刺交換ができるサービスです。相手がホットプロファイルを利用していなくても名刺情報が送付できるため、効率よく営業をスタートできます。
また、営業支援ツールが付属している点もホットプロファイルの魅力です。営業の効率化に活用できる、営業先を探す機能や商談後の管理をおこなう機能が搭載されています。

バーチャル背景ジェネレーターの活用事例

バーチャル名刺背景ジェネレーター
出典:https://online-meishi.biz/generator

キッズプレート社は、Web会議に活用できるバーチャル背景ジェネレーターをリリースしています。バーチャル背景ジェネレーターを活用すれば、オンライン営業やWeb会議をおこなうときのバーチャル背景に自分の名刺を表示できます。
また、名刺そのものだけでなくプロフィールを読み込むためのQRコードも自動作成して表示できるため、便利に活用できます。そのほか、さまざまなオンラインツールに活用できるのも魅力です。

オンライン営業でスマートな名刺交換をおこない、成約につなげよう

オンライン営業は遠隔でおこなうため、「顧客とのコミュニケーションが取りにくい」と感じる人もいるでしょう。
名刺交換は、オンラインで顔を合わせたときの緊張感を払拭し、会話をスムーズに開始するために欠かせません。
URLの送付やQRコードの活用、画像の送付など、オンライン上で名刺交換をおこなう際のテクニックはさまざまです。営業の場で表示や発行に手間取ることがないよう、あらかじめオンライン営業に向けた準備をしておきましょう。

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