オンライン商談オンライン商談ツールを比較

オンライン商談ツールとは?導入メリットや方法を解説

オンライン商談ツール

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染対策の一環として、オンライン商談を導入する企業が増加しています。

オンライン商談は、やり方次第で事業の飛躍的な効率化を実現できる新たな営業スタイルといえます。顧客と直接会わない非対面型のオンライン商談は今後主流になっていく可能性が高いため、ぜひとも導入を検討したいものです。

ここではオンライン商談のメリットや導入方法、おすすめのツールについて詳しく紹介します。

専門家による監修
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井上 祐一

大学卒業後、起業を経験。その後就職し、住宅・不動産業界において300社以上の経営支援に携わる。海外留学を経てネオキャリアへ入社。新規事業の責任者として給与前払いサービス「enigma pay」、Web会議システム「Calling」の立ち上げを推進。年間600件を超えるオンライン商談の経験をもとに、企業のDX推進、オンライン営業の立ち上げを支援。

オンライン商談ツールとはビジネスの場でオールマイティーに活用できるツール

これまで、ビジネスの場では直接対面して商談をおこなうことが重視されてきました。しかし、新型コロナウイルスへの感染対策を機にオンライン商談をおこなう企業が増加しました。現在ではオンライン商談は、アフターコロナ時代のニューノーマルとして定着しつつあります。

そのようなオンライン商談に欠かせないのが、自社と客先とをつなぐオンライン商談ツールです。インターネット環境を整えてオンライン商談ツールを導入すれば、画面越しに顧客の顔を見ながら快適に商談を進めることが可能となります。

オンライン商談ツールには、商談を有利に進めるためのあらゆる機能が搭載されています。単に映像や音声でやりとりするだけでなく、必要に応じて資料を提示したり、会議内容の録音や録画をしたり、共同での作業をおこなったりと柔軟に使えます。

さらに、名刺交換ツールや営業支援ツール、顧客管理ツールが付随しているものもあります。一度導入すれば、商談だけでなく新規顧客開拓から既存顧客の管理、アフターフォローや社内の会議研修など、あらゆる業務の中で便利に活用できます。

オンライン商談ツールに搭載されている5つの機能

オンライン商談ツールは、オンラインでおこなう商談に特化したツールです。よく似たツールとしてWeb会議ツールが挙げられますが、搭載されている機能は少し異なっています。

オンライン商談ツールに備わっている機能は、より有利に商談をおこなうために必要なものばかりです。具体的にはどのような機能があるのか、チェックしていきましょう。

1. 映像や音声の機能

オンライン商談ツールを使えば、カメラやマイクを通してビデオ通話のようにお互いの映像や音声のやり取りができます。

オンライン商談は1対1でおこなうことが多いため、オンライン商談ツールの多くは1対1で会話をするときにクリアな映像や音声を維持できるような作りになっています。とはいえ、3名以上の参加者がいる場合でも問題なく接続できるツールがほとんどなので、営業スタイルに合わせて柔軟に活用できます。

2. テキストチャット機能

オンライン商談ツールでは、画面越しに会話をするだけでなくテキストチャットでのやりとりも可能です。

商談を進めていくなかで、話し言葉だけでは伝えにくいと感じるときにはテキストチャットを活用しましょう。連絡先の電話番号やメールアドレス、商材の詳細情報などを文字情報として表示できれば、商談の内容が伝わりやすくなります。

オンライン商談では映像や音声が乱れることもあるものです。しかしテキストチャットがあれば、文字でやりとりをしながら復帰の操作をしたり、商談のバックアップを取ったりできるので安心です。

3. 画面共有や資料送付機能

オンライン商談を有利に進行するためには、適切なタイミングで資料の提示をする必要があります。

オンライン商談ツールには資料共有機能や画面共有機能が備わっています。PC上の各種データや資料を共有できれば、商談相手に伝えたい内容がより具体的に伝わります。

また、資料を相手に送付する機能や名刺交換機能を搭載したオンライン商談ツールもあります。

4. 商談の記録機能

オンライン商談ツールを使っておこなった商談は記録しておくことができます。

通常、商談後には議事録を作成して内容を振り返り、さらなる営業に活用するケースが多いものです。しかし、頭の中で商談を振り返る作業は難しく、重要なポイントが思い出せないこともできないこともあります。

また、オンライン商談をおこなったあとにはしばしば、「言った」「言わない」の堂々巡りが起きることがあります。こういったトラブルが起きてしまっては、商談はまとまりにくくなってしまいます。

これらの悩みは、オンライン商談ツールの録音機能や録画機能の活用によって改善できます。録音や録画をもとに議事録を作成すれば、重要なポイントを書き漏らすことがありません。

また、AIの導入や自動テキスト化機能によって、自動でオンライン商談の文字起こしができるツールもあります。便利な機能が備わっているオンライン商談ツールを選べば、議事録作成の効率が高まります。

5. 商談管理や顧客管理の連携機能

一部のオンライン商談ツールは、商談管理ツールや顧客管理ツール、営業支援ツールやマーケティングツールと連携させることができます。

社内の業務を一元化させることができれば、各フェーズでスマートに業務をおこなえます。営業の質を高めるためにも、ぜひ社内業務を連携させられるツールを活用してみましょう。

オンライン商談ツールを導入する8つのメリット

オンライン商談ツールを導入する8つのメリット

オンライン商談はコロナ禍を機にハイスピードで浸透しました。
オンライン商談のツールを活用するメリットというとやはり、顧客と対面しないため感染症対策になるという点が挙げられます。しかし、オンライン商談ツールの導入にはほかにも、以下のような数多くのメリットがあります。

1. 対面せずスムーズに商談を進められる

オンライン商談ツールの強みは、顧客や商談先と実際に会う必要がないという点にあります。便利なオンライン商談ツールを使えば、画面越しであっても対面とほとんど変わらない商談をおこなうことができます。

コロナ禍をきっかけに事業がストップしてしまった企業も残念ながら存在しています。しかし、オンライン商談ツールを活用すれば、これまでと遜色のない水準で業務を進めていくことができるので、企業の業務をストップさせてしまうリスクを回避できるでしょう。

災害やパンデミックはいつ起こるかわからないため、各企業にはどんな状況にでも対応できる仕組み作りが求められています。オンライン商談ツールを導入して社員が使い方を十分に把握すれば、あらゆる事態に柔軟に対応できます。

2. 商談にかかる時間やコストを削減できる

オンライン商談ツールを活用すれば、商談の日程調整がしやすくなります。見込み客の興味や関心が商材に向いているうちに商談をおこなうことができるため、成約につながる可能性が高まるのです。

また、商談のために相手先に出向いたり、相手に来訪してもらったりという手間も省けるため、大幅な時間短縮ができます。また、移動にあたっての交通費がかからないなどコストの削減も容易です。

商談に関わるあらゆる無駄を省ける質の良いツールを導入し、より高い生産性を実現していきましょう。

3. 商談の中ですぐに資料を提示できる

オンライン商談では、提案の内容に合わせて資料を提示することが可能です。
資料の提示が必要となったときにはタイミングよく画面共有や資料の送付をおこない、参照してもらいながら話を進めていきましょう。

画面共有には、即座に資料を参照してもらえるという良さがあります。商談後に内容をじっくり検討してもらいたいのであれば、メールなどで資料を送付する方法も効果的です。

せっかくオンライン商談ツールを導入しても、操作方法を十分にマスターしていなければ、資料の提示または送付に時間がかかり顧客を待たせてしまうことになります。オンライン商談をおこなうときには、あらゆる資料を即座に提示または送付できるよう、操作方法をチェックしたり資料を整頓したりと万全の準備をしておきましょう。

4. 営業の内容を記録に残し可視化できる

オンライン商談ツールには、商談の内容を記録する機能が付随していることがあります。商談の音声や動画を残せる機能のほか、最近では会話内容を自動テキスト化してくれるオンライン商談ツールも登場しました。

これらの機能を活用すれば営業内容が可視化でき、振り返りを容易におこなえるようになります。営業担当の管理やフィードバックのために記録機能を活用する企業も少なくありません。

また、オンライン商談の記録を議事録にまとめて商談先に送付するのもおすすめです。簡潔にまとめた商談内容の議事録は、相手先企業にとって重要な検討材料になります。

5. 新人教育にもオンライン商談ツールが使える

オンライン商談ツールの機能を活用すれば、新人営業担当の教育をおこなうこともできます。

新人教育の方法として考えられるのはオンライン商談の見学です。ヘッドセットを複数接続してオンライン商談をおこなえば、具体的なテクニックを効率的に身につけられます。

また、独り立ちした段階でオンライン商談にチャレンジするときにも、上司がそばにつくことで的確なアドバイスやフォローができ、失注が起こるリスクを軽減できます。

オンライン商談ツールを記録する機能も新人教育に使えます。優秀な営業担当がオンライン営業をおこなったときの音声や動画を記録すれば、多くの新人の教育を一度におこなうことができ、効率が高まります。

記録内容をもとに研修やロールプレイングをおこなうなどの工夫もおこない、有能な新人を短い時間で効率的に育成していきましょう。

6. オンライン上で契約を進めることも可能

オンライン上で営業から受注までをワンストップでおこなえるのがオンライン商談の強みといえます。電子契約サービスなどのオンライン受注システムを活用し、契約に関する手間を省いていきましょう。

オンライン商談によって契約に至った場合にスムーズに契約書類のやりとりができるようシステムを整えておけば、顧客に与える印象は良くなります。
ただし、対面で書類を取り交わすと定めている企業も少なくありません。こういった企業の要望にも答えられるよう、柔軟な対応のできるサポート体制を整えておきましょう。

7. セキュリティ機能も万全なので安心して使える

オンライン商談では、社内の重要な書類やデータ、顧客の情報を扱うことがあります。セキュリティ対策がされていないツールを使った場合には、リカバリーできないトラブルに発展してしまうこともあるものです。

また、多くのオンライン商談ツールには十分なセキュリティ機能が備わっています。通信全体のSSL暗号化だけでなく、ファイルの暗号化も自動でおこなわれるので安心です。

8. 働き方を柔軟にコントロールできる

働き方改革が叫ばれる現代では、テレワークを導入する企業が増加しています。

一昔前までは、社員が自宅で仕事を完結させるのはかなり難しいものでした。しかし、オンライン商談ツールやWeb会議ツールがあれば、出社せずとも商談や会議をおこなえます。

ワークライフバランスを重視し、場所や時間にとらわれない働き方を望んでいる方は年々増加しています。オンラインツールを上手に活用できれば、より柔軟な働き方が叶います。

テレワークの浸透には、より良い人材が確保できるという副次的な効果もあります。商談にオンラインシステムを活用する先進的な企業には、柔軟に働きたいという求職者が集まりやすいのです。その結果、優秀な人材を採用することができ、業務の質も高まりやすくなります。

オンライン商談を開始するまでに必要な準備

オンライン商談を開始するまでに必要な準備

オンライン商談をスタートさせるためには当然ながらオンライン設備の整備が必要となります。顧客に安心感を与えるためにも、通信の途切れない安定性のある環境を構築しましょう。

事前にオンライン商談ツールを導入して使用方法を確認したうえで商談に臨むことが大切です。ここからは、オンライン商談ツールの導入手順を説明します。

1. 必要な機材を用意する

オンライン商談ツールを使用するときにはまずPCを用意することになります。さらに、ヘッドセットやイヤホン、Webカメラ、マイクなどの必要機材を揃えていきましょう。

PCを購入するときには性能に気を配りたいものです。一般的にメモリが8GB程度、回線速度が30Mbps程度あれば、オンライン商談ツールを導入したときにも快適に使用できます。

コスト削減のために中古品や格安品を購入しようと考えている人もいるかもしれません。十分な性能があれば問題ないですが、劣化が起きているものや性能不足のものではオンライン商談ツールが正常に機能しないこともあるので注意しましょう。

2. オンライン環境を整備する

オンライン商談の準備段階で最も大切なことは、安定性の高いインターネット環境の整備をおこなうことです。

インターネット環境がない場合には回線の整備が必要です。まずは回線などの環境を整え、必要なツールの設定をおこないましょう。

すでにインターネット環境がある場合でも、速度が十分でなければ安心してオンライン商談をおこなえません。速度チェックを試し、十分な速度がないときにはインターネット環境の見直しをしましょう。

3. オンライン商談ツールを導入する

必要な機材とインターネット環境が整ったら、オンライン商談ツールを導入しましょう。

ツールの多くは購入後にインストールが必要ですが、なかにはインストールせずに使えるツールもあります。ツールによって導入方法や搭載されている機能は異なるため、十分に比較をおこなったうえで自社に合ったものを選びましょう。

複雑な機能を多数搭載したビジネスチャットツールもありますが、使いこなせなければ意味がありません。自社の営業担当が直感的に使えるようなツールを選定すれば、顧客にも抵抗感なく受け入れてもらえるでしょう。

4. 資料やトークスクリプトを準備する

オンライン商談ツールの導入と並行して資料やトークスクリプトを準備していきましょう。

対面商談と同じ資料をオンライン商談に転用するケースもありますが、対面で効果を発揮する資料がオンラインでも同じような効果を持つとは限りません。PC画面に映したときに読みにくい資料では、思ったような成果が上がらないこともあるのです。
オンライン商談のための資料は視覚効果を意識し、画像や表を使いながら見やすく仕上げていきましょう。

作成した資料をもとにロールプレイングや研修をおこなえば、オンライン商談の手法を十分に理解できます。

オンライン商談の流れについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

オンライン商談の基本的な流れを一からわかりやすく解説 | Calling[コーリング]
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オンライン商談ツール導入時に気をつけたい3つのポイント

せっかくオンライン商談ツールを導入しても使いこなせなければ意味がありません。顧客に不安感を与えないためにも、あらかじめ十分な研修をおこないましょう。また、顧客にオンライン商談の手法や流れを理解してもらうことも重要です。

オンライン商談の準備段階でしておくべきことは数多くあります。オンライン商談をスタートさせるときの注意点についてチェックしていきましょう。

1. 顧客に理解してもらう

デジタル機器が苦手だからとオンライン商談を敬遠する顧客もいるでしょう。

せっかくオンライン商談を導入しても、顧客に理解してもらえなければ手段として浸透させることができません。商材に興味を持ってもらえたにもかかわらずデジタル操作が苦手というだけで商談を断られるのは重大な機会損失といえます。

オンライン商談を導入するときには、顧客に十分な説明をしたりサポートをおこなったりと配慮しましょう。まずは、操作が難しくないことをわかってもらい、安心感を与えることが大切です。

オンライン商談をおこなうときには操作しやすいツールを選び、さらに操作マニュアルを提示するなどの策が有効です。社員がオンライン商談ツールの操作方法を熟知していれば、操作方法をわかりやすく案内でき、商談がスムーズに進みます。

2. オンライン商談ではカメラを十分に活用する

オンライン商談ではしばしば、顧客がカメラをオンにすることに抵抗感を示すことがあります。しかし、対面商談と同じようにお互いの表情を確認したほうが、話を進めやすくなります。

オンライン商談のときにはWeb上で顔を合わせられるよう、必ずカメラを設定してもらいましょう。

3. 事前に資料を送付しておく

オンライン商談のアポイントメントの段階では、事前に資料を送付しておくのがおすすめです。顧客が事前に資料に目を通してくれれば、商談の時間短縮につながります。

対面型の商談では顧客は当日に説明を受けられるだろうと考え、事前に渡した資料に目を通さないケースが多いものです。しかし、オンライン商談の場合には当日困らないようにという意識が働くため、事前に資料に目を通してもらえる可能性が高まります。

このとき送付する資料は画一化されたものでも問題ありませんが、顧客に応じてカスタマイズした資料を用意すれば営業しやすくなります。また、デジタルで作成した名刺をこのタイミングで送付しておくのも有効な方法です。

オンライン商談に活用できるおすすめのツール5選

これまでオンラインの業務をあまりおこなってこなかった企業にとって、オンライン商談の導入はハードルが高いかもしれません。使用しにくいツールを導入するとうまく使いこなせず、業務が軌道に乗らない可能性も考えられます。
まずは直感的に使えるツールや評判のいいツールを選び、使用方法をチェックしてみましょう。

オンライン商談をスタートさせるときに選びたいおすすめのツールを5つ紹介します。

1. Calling

Calling
出典:https://www.calling.fun

ネオラボ社が提供するCallingは、1ID月額1,500円というリーズナブルな価格で利用できるオンライン商談システムです。契約しているユーザーが入室すれば通話やルーム作成を無制限でおこなうことができます。

オンライン商談に活用できる録音や録画機能、資料共有機能、ホワイトボードなどが搭載されているので、状況に合わせて柔軟に活用できます。商談後に活用できるアンケート機能がついているのも嬉しいポイントです。

また、社内の業務やコミュニケーションをオンライン化したいときにもCallingが役立ちます。直感的に使える国産のWeb会議システムをぜひ導入してみましょう。

プラン初期費用月額料金最低ID数通話可能人数
20万円1,500円/ID10ID1~30名

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2. Zoom

Zoom
出典:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Zoomはリモート会議やオンライン商談が導入され始めた時期に、リモートの代名詞として注目を集めました。チャット機能やファイル共有機能など多くの機能をもつZoomは、業態に合わせて柔軟に使えるのが魅力です。

Zoomの特徴は、大人数での会議やミーティングを容易におこなえるという点にあります。Zoom ROOMSの機能を活用すれば最大1000人がミーティングに参加できます。参加者はアカウント登録が必要なく、PCのほかスマホやタブレットからもアクセスが可能です。

無料プランはパーソナルミーティングや1対1のオンライン商談をしたい方向けの機能です。まずはお試しでフリープランを使用し、社内のニーズに合わせて最適な有料プランを申し込むのがおすすめです。

プラン初期費用月額料金最低ID数通話可能人数
フリー無料1ID100人
プロ20,100円5~9ID100人
ビジネス26,900円10~49ID300人
UNITEDビジネス47,040円50ID~500人

3. ビデオトーク

ビデオトーク
出典:https://www.nttcoms.com/service/videotalk/

エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ社が提供するオンライン接客ツール「ビデオトーク」は、アプリインストールやアカウント取得が不要で、誰でも使いやすいツールです。

システム上で顧客の電話番号を入力し、SMSでURLを送信してオンライン商談を始められます。そのため、メールアドレスを把握できていない顧客に対しても、気軽にオンライン商談を持ちかけることができます。

1セッションあたり12,000円(税別)の料金設定ですが、具体的な金額については問い合わせが必要です。
2週間の無料トライアル期間も設けられているため、一度試してみることをおすすめします。

プラン初期費用月額料金最低ID数通話可能人数
問い合わせ問い合わせ問い合わせ問い合わせ問い合わせ

4. B-Room

B-Room
出典:https://www.broom-online.jp/

B-Roomの大きな特徴は、オンライン商談をおこなうにあたって双方がインストールをおこなう必要がないという点です。取得したルームキーまたはURLを伝えることで参加でき、複数拠点を瞬時に結ぶことができる仕組みになっています。

また、音声がクリアで画像の表示品質が高く、快適に使えるという強みもあります。設定をおこなえば音声を自動テキスト化することが可能となり、オンライン商談後に議事録を作るときに負担がありません。

ほかにもトークスクリプト表示や資料の送付システム、デスクトップ共有システムなどを搭載しており、相手との意思疎通が快適におこなえます。

プラン初期費用月額料金最低ID数通話可能人数
Sプラン無料35,000円/1ルーム1~4名
Mプラン無料69,000円/3ルーム1~4名
Lプラン無料40万円~/20ルーム以上1~4名

5. VCRM

VCRM
出典:https://ksj.co.jp/vcrm/

ナレッジスイート社が提供するVCRMは、オンライン商談に特化したツールです。顧客側にインターネット環境さえあれば特別な登録やインストールは必要なく、電話営業で見込みがあると判断した段階でスマートにオンライン商談に誘導できます。

VCRMのノート機能は自社と顧客で書き込みができるため、より具体的な商談をおこなえます。さらに、画面共有や資料共有、ログの保存機能なども完備されています。

VCRM導入時には専門のスタッフが丁寧にヒアリングをおこない、機能の活用方法を提案してくれます。さらに、使用方法のトレーニングも受けられるので、オンライン商談ツールを初めて使う方でも安心です。

プラン初期費用月額料金最低ID数通話可能人数
98,000円36,000円/4ルーム4ルーム1~10名

オンライン商談におすすめのツールついて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

オンライン商談システムとは?おすすめツールを一挙紹介 | Calling[コーリング]
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リモートワークやWeb会議が広く普及するにしたがって注目されているのが「オンライン商談システム」です。Web会議システム …
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必要な機能が備わったオンライン商談ツールを選び便利に活用しましょう

オンライン商談ツールは単なる音声や映像のみのツールではありません。商談の質を高める数多くの機能が備わっているため、あらゆる場面で便利に活用できるのです。

従来の商談とは手法の異なるオンライン商談を進めていくなかでオンライン商談ツールを上手に活用すれば、業務の劇的な効率化が望めます。また、オンライン商談ツールの導入をきっかけに働き方改革や新人教育を進めていくこともできます。

今後は、ますます多くの企業がオンラインを意識した業務に舵取りをすると予測されます。スピーディーにオンライン商談ツールを導入し、営業の効率向上を目指しましょう。

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