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今、採用担当に伝えたい!CallingによるWeb面接を成功させるコツ《準備編》


Callingを用いて、Web面接、オンライ採用を成功させるコツをまとめさせて頂きました。随時更新させて頂きますので、ブックマークしていただき、適時ご覧くださいませ!

最終更新日:2020/04/24

基本は一緒 

『Web面接って特殊な準備が多くて大変そう…』と、不安に思う方も多いと思われますが、通常の面接と気をつけるポイントは、さほど変わりません
たとえば、
『面接する部屋を用意する』 → 『Callingルームを用意する』
『時間と場所を連絡する』  → 『時間とルームURLを連絡する』などなど。

求職者側にお願いする事前準備も同様で、
『場所を確認する』    → 『事前にルームに接続してみる』
『余裕を持って家を出る』 → 『事前にURLをクリックする状態まで持っていく』と、基本的には変わりません。
来社いただいて面接するのと、基本は一緒と考えて頂いてOKです。今までのご自身の経験を活かし、Web面接を攻略していきましょう。

準備で8割(ただし自分とお相手で4+4=8) 

 

Web面接は、Callingを始めとしたWeb会議システムを用いるので、インターネット速度を含めた環境整備が通話の安定性に大きく影響します。Web面接は、通話が安定していれば、普段の面接と大きく変わらないと言っても過言ではないです。加えて、Web面接特有のいくつかのポイントを押さえてしまえば、必ず成功します。

その為、準備で8割が決まると断言できます。

通話の安定性には、面接官と求職者双方の準備が必須です。自分で準備するのと同じように、面接する相手にも、環境を整える事をお願いする必要があります。求職者に的確な準備をお願いする為に「何をどう準備すべきか」ということを、分かりやすくまとめたメールなどを作成して、事前に送付しましょう。

準備編

前項で述べた準備について、細かく解説させて頂きますー

環境を整える(クリアな音声と映像の確保)

Web面接を行う為には、まず下記が必要です。

①安定して高速なインターネット回線
②一定以上のスペックがあるPC(またはスマートフォン)
③不要なアプリケーション、タブを閉じる
④ヘッドセット、マイク付きイヤホン ※推奨
⑤静かな場所

これらのチェックを行うのは簡単で「1度テスト通話を誰かとしてみる」事です。
テスト通話を行い、相手の声と映像がクリアであれば、何ら問題は無いです。通話が困難な場合は、①〜④が揃っているかをチェックしましょう。

①のインターネット回線速度は、下記のサイトでチェック出来ます。
https://fast.com/ja/
もちろんルーム内の人数にもよりますが、30Mbpsを下回っていると映像が固まる可能性があります!
※テザリングやスマートフォンで接続する場合は、月末の通信制限で、インターネット速度が一時的に遅くなる場合もあるので、残りの容量を事前に確認しましょう(してもらいましょう)。

②のスペックの確認ですが、非常にざっくりした基準ですと4−5年以内に購入された端末であれば、特に問題ないと思います。10年ぐらい前に買った端末ですと、低スペックでご利用頂けないかもしれません。目安として捉えて頂き、スペックを確認してください。

③のアプリとタブですが、Callingの利用において、インターネット回線やPCのスペックを活かす為に、Web面接に不要なアプリケーションやタブを閉じておきましょう。通話中の画面共有などで、画面上に不要な物が映り込んだり、通知音をマイクが拾ってしまう可能性があります。

④(ヘッドセット、イヤホン)と⑤(静かな場所)ですが、静かな場所であれば、④は不要に思えますが、しっかりと相手の声を聞き取り、声を届ける為には、ヘッドセットの購入をオススメします。安いものでも十分に効果を発揮するので、ご自身で選んでみてください。
※私はゼンハイザー社の有線モデルで安いヘッドセットを使っています。有線であれば、充電の必要が無く使えるので、おすすめです。

印象を良くするテクニック(明るさ、背景、目線)

Web面接ではカメラに映るもの=会社や面接官の印象になります。
「自分が相手にどう映るのか」という事を、必ずチェックしましょう。

ポイントとしては、下記3点です。
①明るさ、光
②背景
③目線に気をつける。(PCを高い位置に置く)

①の明るさですが、なるべく明るい場所でWeb面接を行いましょう。
暗い部屋や照明器具が映り込むと顔がよく見えない場合があります。照明を明るくしたり、カメラの位置や角度を事前に調節してチェックしましょう。

②の背景ですが、オフィスで行う場合は、機密情報などの映り込みに気を付けましょう。テレワークなどで家から行う場合は、面接中に気になる物を映さない。片付けておくといった配慮をしましょう。※アイスブレイクで最初にぬいぐるみと一緒に映るなどは良いと思います!

③の目線についてですが、PCのカメラを使う場合、ディスプレイに映る相手の顔を見ていると、相手には俯いているように映ります。Webカメラを相手の位置に合わせたり、PCを少し高い位置に置くと、ディスプレイを見ながらカメラ目線になるのでおすすめです。

資料を準備する

資料の準備と、トークスクリプトの準備をしましょう。
面接時に”社内紹介資料”や”求職者の履歴書”など、一緒に見ながら話したいものがある場合は、事前にPDF化してCallingにアップロードをしておきましょう。
「◯次面接」「説明会」などでフォルダ分けをしておくと、資料が複数ある時でもスムーズに展開することができます。資料に合わせて話す内容が決まっている場合は、Callingのトークスプリクト機能を用いて、資料とセットで展開できるようにしておきましょう。そうすることによって、なるべく目線を外さず、スムーズな会話がしやすくなります。

ルームの設定(推奨)

リハーサルを行う(見られ方や進行をチェック)

アカウント名やプロフィール画像も事前に確認しておきましょう!
Callingでは、画面に登録している名前が表示されるので、チェックしておきましょう。プロフィール画像もチャットやカメラOFFにしたときのアイコンになるので、注意です!環境を整える時に確認した、カメラ写りと合わせてみておきましょう。

Web面接アイスブレイクトーク

求職者は、面接官以上に緊張していますし、Web面接に慣れていない可能性が高いです。Web面接で緊張した状態だと、単調で義務的なやり取りに終始してしまいがちです。また、冒頭に少し会話をして、お互いの通話の品質をチェックするというのも重要なポイントです。意識をして、アイスブレイクトークを仕込みましょう。気候や出身地の話などでも良いですが、弊社でウケたネタを例として記載しておきます。

例)
・開始時に、家にあるぬいぐるみを席に座らせておく。
・「上半身はスーツですが、下はスウェットです。」というカミングアウト

また、面接官が複数人隣り合って座っている場合、ハウリングが起こりやすいです。代表者1人のみマイクをONにする、スピーカーを用意する、などで解決できます。まずはテストでハウリングしないか確認してみましょう。

トラブル対応を予め決めておく(通話が止まってしまった。通信が落ちた場合)

連絡方法を複数準備しておく

相手の電話番号とメールアドレスを、事前に聞いておきましょう。Callingで通話が行えない場合、直ぐに求職者と連絡が取れる方法を確保しておくことが大切です。

音声が聞こえない、映像が映らない

通話ができないと、お相手も慌てると思いますので、事前にトラブル発生時の初動ルールを決めておくと良いです。

トラブル発生時の初動ルール
 ・Calling内のChatでお互いの状態を連絡する。
 ・予め聞いていた携帯電話へ電話を掛ける。
お互い連絡を取り合い、速やかに下記をチェックしましょう。

相手(求職者) 
①相手のCallingのマイクがOFFになっていないか。

 ②相手のPC(スマホ)のマイクがOFFになっていないか。
 ③イヤホンジャックが入っているか。Bluetoothで繋がっているか。(認識されているか)
 ④(PCの場合)Chromeやデスクトップアプリ以外から接続していないか。
 ⑤インターネット回線の使用上限に達していないか。

自分
 ①こちらの音量が0になっていないか。
 ②PC(スマホ)のマイクがOFFになっていないか。
 ③イヤホンジャックが入っているか。Bluetoothで繋がっているか。(認識されているか)

原因が分かったら、下記の対処方法を実施してください。

主な対処方法
・マイクカメラの設定変更(変更方法を予め調べておく)
・ブラウザのリロード
・PCの再起動
・使用しているマイクとカメラを変更する
・デスクトップアプリのダウンロード
・使用している端末を換える

これらの方法で通話が行えない場合は、電話面接に切り替えるか、別日に改める必要があります。映像が映るのであれば、映像のみCallingで、音声は電話を利用することで、Web面接が行なえます。

ただ、トラブルが発生しないように、お互い事前にテスト通話を行っておく事が大切ですね!

事前準備は以上になります!
同様の内容を、面接官だけでなく、求職者側にも行ってもらう必要があるので、メールにまとめて、Web面接の遅くとも数日前にお伝えしましょう

次は《準備・フォロー編》です。Web面接当日使えるおすすめ機能や面接後のフォローまでご紹介しております。合わせてお読みください。

 

また、Web面接・会議システムをお探しの方、まずは資料が欲しいという方は、ぜひこちらまで。