活用方法紹介

テレビ会議システム導入で1,000万円吹き飛んだ?!〜Calling開発秘話〜


働き方改革や生産性向上・業務効率化が叫ばれる中、それを支える一つのツールとして様々なオンラインコミュニケーションサービスが活用されています。

例えば、LINEやFacebook、Skypeなどは、プライベートでも使ったことがある人も多いのではないでしょうか。

現在さらに、ビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールも数多く登場してきています。

 

そこで、なぜ今、ビジネス向けのWeb会議システムやチャットシステムが必要なのか。

そしてなぜ、ネオラボがCallingをゼロから自社で開発したのか。

 

Callingの開発からサービス提供に至るまでを、Calling事業部 事業部長の井上が全て語ります!

Web会議システムやチャットシステムの導入をご検討されている、またはネオラボと同じ課題をもつ企業様の一助になれば幸いです。

<プロフィール>
Calling事業部 事業部長
井上 佑一
東京理科大学を卒業後、営業代行事業で起業し7年半奮闘。その後、経営コンサルティング会社、ハイアス・アンド・カンパニー株式会社の創業5期目でジョイン。5年間で東証マザーズ上場へ貢献。全国津々浦々飛び回り、住宅・不動産会社の経営者の方々を支援。その後、リノベーション業界No1のリノべるの営業統括責任者を経て、ニュージーランド留学の後、現職。

グループの拠点拡大で生まれた課題

テレビ会議システム導入の失敗

ネオキャリアグループでは国内外に拠点が増え、従業員数も2,000名に迫る規模になったのが、約3年前。

拠点数が増えて拠点間の出張などで移動経費がどんどん膨れ、移動にかかる時間も業務上で大きな負担になっていました。

グループの情報システム部主導でテレビ会議システムの導入をしよう、という話が上がり始めたころ、

東京・沖縄・ベトナムに拠点を構えてる弊社ネオラボでは、独自にP社のテレビ会議システムの導入をスタートしました。

 

ネオラボでのテレビ会議システムの導入をきっかけに、ネオキャリアグループ全体でも導入することが決まり、

テレビ会議システム導入には、ハードの購入も必要だったこともあって、1台50万円〜100万円するシステムを約20セットほど購入して全支店に配置。

初期の導入コストだけで1,000万円以上の投資、大きな決断だったと思います。

 

導入後、テレビ会議では会議の話もちゃんと聞こえますし、映像も映って、確かに便利になりました。

しかし、蓋を開けてみたら8割くらいがSkypeを使っていたのです。

数千万円かけて導入したのに、半年も経たないうちにたった2割にしか使われていないという事実に愕然としましたね。

 

失敗から生まれたCalling

各支店でテレビ会議が使われなくなっていった背景にはこんな不満の声がありました。

 会議する時に毎回集まらなきゃいけないのは面倒、

 スマホは専用アプリのダウンロードが必要で、そのID数で課金されてコストが高い、

 アプリが使いにくい…。

 

“個別でも利用できて、もっと簡単に接続できて、使いやすいツールが必要”と思いました。

使いやすくないとみんな使ってくれない、…これを痛感しました。

 

その時、zoomとかappearinとか…いわゆるWeb会議システムが既に色々あって、Skype同様の無料ツールやサービスもたくさん出てきていました。

 

どれを使おうか色々試したのですが、いざ本格的な導入を想定するとデータの安全性と使いやすさに不安を感じました。

ビジネスの会議なので業績など機密情報も扱うし、当然、会議で必要な資料もサーバーにアップロードします。

社外秘の情報を無料ツールのよくわからないサーバーにあげたくないなって。

 

また、外部ツールだと自由にカスタマイズすることが難しい。

こういう機能が欲しいとか、アプリってこういうのがいいなとか、色々な要望が絶対に出てくると思いました。

そういう細かいニーズを拾うことは外部ツールの導入できないし、ライセンス購入も可能ですがコストと見合わなくなります。

 

じゃあ、もう自分たちで作ろう!と作ったのがCallingのはじまりです。

テレビ会議システムの運用が廃止に。

Calling開発・テスト導入とベータ版リリース

テスト導入から生まれた活用方法と新機能

そんな背景で、開発をスタートして約1ヶ月ちょっとで今のCalling Meetingのベースを作りました。

URLからオンラインで通話ができて、資料や画面の共有ができるシンプルなものだったのですが、

これが想定以上に便利で、各自で使っていた色々なツールを自然とやめてCallingに切り替わっていました。

1,000万円かけて導入したテレビ会議システムって、なんだったんだろうって笑

 

実際に社内で使い始めてみると、ミーティングも色々なシーンがあることに気づきました。

ネオラボであればシステム開発を行なっているので、開発側の要件を詰める時に、いわゆる社内会議としてCallingを利用する。

想定はこれだけだったのですが、外販チームの営業がお客様との商談や定例ミーティングで使い始めていました。

 

URLを送って、

「本日訪問はできないのですが、このURLでオンラインで会議をしましょう」と。

 

なるほど、URLだけでソフトのインストールも必要がないから

社外のお客様との商談や打ち合わせにも気軽に使ってもらえているんだ、と気づきました。

 

ちょうど、営業支援ツールとしてオンラインで商談ができるシステムが世の中に出始めていたのですが、

音声は電話で画面だけ共有されるものでした。

 

電話で片手は塞がってしまうし、電話とPCの両方がその場にないといけない。

せっかくお客様との商談で使ってもらえるなら、なるべくシンプルですぐに使える方法がないかと試行錯誤しました。

ブラウザで4桁の番号を発行するだけで接続できる、電話のいらないオンライン商談システムCalling Salesの誕生です。

 

これで、Calling MeetingとCalling Salesで社内外の様々なシーンに対応するオンライン会議ソリューションができました。

後ほどお話しますが、このあたりからCallingのビジネスコミュニケーションの”プラットフォーム”化を考えていました。

 

導入企業の事例

この頃、Callingに興味を持ってくれた企業様へベータ版として提供を始めました。

AIの開発を行なっている企業様で、工場とか情報システム部の方や取引のある様々な企業様との間で使ってくれていました。

 

実は、その企業様もWeb会議が初めてというわけではなく、今までも使っていたツールがありましたが、

 専用のソフトウェアを入れる必要があるとか、

 海外にサーバーがあるからどうしても接続が遅いとか、

 相手にもIDを作ってもらう必要があるとか…

色々なハードルや使いにくさを感じていたそうです。

 

Callingは、「繋がるところまで本当にシンプルだから」使っていただけていたとのことでした。

使うまでのプロセスも含めて”使いやすくないと、みんな使ってくれない”、改めてこの時実感しました。

オンラインコミュニケーションのプラットフォームへ進化

Callingがプラットフォームとしてサービスを提供するに至った背景

社内外の対面コミュニケーションがオンラインでできるようになって、

「行かなくでも打ち合わせができる」「行かなくても商談ができる」状態になりました。

でも、”じゃあ、そのオンラインの接点ってどこで集めるのか?”、という問題にぶちあたりました。

 

営業で考えるとわかり易いのですが、

問い合わせや資料請求があって、テレアポして、テレアポからオンラインで商談へ持ち込む。

そう考えると、Web会議・オンライン商談ツールだけだと、最初の入口へのアプローチが抜けてしまっているわけです。

 

Callingになんでチャット・チャットボットがついてるのか聞かれることが多いのですが、これが理由です。

Callingは、自社のホームページに設置するチャット問い合わせやLINE、FacebookなどのSNSチャットも活用して集客を行い、

チャットでやりとりした反応の良いお客様を商談へスムーズに誘導できます。

 

Callingは、この一連の流れをシームレスに繋ぎ、単なるWeb会議システム、単なるチャット接客ツールではない、

マーケティング・セールスのプラットフォームとしての役割を果たします。

 

HRtech領域での活用事例

さて、営業活動や社内会議の文脈でお話してきましたが、CallingはHRtech領域でも活用できると考えています。

 

例えば、人材派遣会社。

Callingを工場系の人材派遣を行なっている企業様に導入いただき、今では17,000人の派遣社員の方がCallingを利用しています。

 

どのようにCallingを使っているかというと、Web会議ではなくチャット。

簡単にいうと、LINE@を活用した出退勤管理システムです。

 

これだけコミュニケーション手段が多様になった今でも、派遣スタッフの管理・連絡手段は電話がほとんどです。

 

「◯月◯日にXXに集合してください」

「今日体調が悪いので、休みます」

など、見慣れたやりとりである一方で、何千人何万人とスタッフを抱える派遣会社では、この電話対応だけで100人位のオペレーターを稼働させているのも現実です。

 

もちろん、世の中の流れに合わせて、一時期は電話からLINEにシフトしたこともあったそうです。

しかし、クローズドなグループかつ個人のアカウントと直接繋がることができてしまうため、ハラスメントなどの懸念が上がって結局は電話に戻ったという背景がありました。

 

Callingを活用することで、ホームページにチャットを設置して集客を行いつつ、LINE@をCallingに接続・統合。

派遣スタッフとの連絡をチャットにして煩雑さを解消し、対応状況を他の社員とも共有することでハラスメントなどの問題も起きない環境を作ることに成功しています。

 

Callingが描く今後の世界観

Callingは、マーケティング・セールスの基盤プラットフォームとして、サービスを展開して参ります。

 

チャット・チャットボット、オンライン商談、Web会議…

今はCallingの機能で基盤を作っている段階ですが、今後は機能を拡張できるようにAPI提供もできたらと考えています。

 

拠点拡大に向けて遠隔コミュニケーションの必要性が出てきた、

社員の働き方の多様化を支援する方法を探している、

インサイドセールスを導入して生産性を高めたい、

など、企業ごと・部署ごと・チームごとに様々なコミュニケーションに関わる課題があると思います。

Callingは、 それら社内に散在する課題をまとめ、一緒に解決していくツールにしていきたいと考えています。

 

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