Web面接Web面接とは

Web面接とは?企業が採用活動で導入するメリット・デメリット

Web面接とは?企業が採用活動で導入するメリット・デメリット

新しい面接の方法として、インターネットを利用しておこなうWeb面接が注目されています。応募者増加につながる、面接にかかるコストを削減できる、といったメリットがあるため、多くの企業が導入を進めているのです。今後の採用活動の波に乗り遅れないよう、Web面接についてしっかりと理解しておきましょう。

この記事では人事担当者向けに、Web面接の概要や導入が広がっている背景、メリット・デメリットなどについて解説します。Web面接について詳しく知りたいという方は、ぜひチェックしてください。

Web面接とはインターネット上でおこなう面接のこと

Web面接とは、その名のとおり、インターネット上でおこなう面接のことです。Web面接に必要なツールを活用しつつ、パソコンやタブレットに付いているカメラでお互いの顔を映しながらおこないます。Web面接をおこなうためにはツールを導入する必要がありますが、一つのツールでWeb商談やWeb会議をおこなうこともできるため、導入しておいて損はないでしょう。

内容は対面の面接とほぼ同じ

形式こそ異なりますが、基本的な内容は対面の面接と変わりありません。挨拶や自己紹介から始まり、応募者に志望動機を述べてもらったり、面接官から質問をしたりするのが一般的です。

応募者には、自宅や静かな個室などで面接を受けてもらいます。ただし、服装や髪型などは、対面の面接と同様に整えてもらうのが基本です。事前に服装などを指定してもよいのですが、とくに指示は出さずにどのような対応をしてくるかチェックしてもよいでしょう。

Web面接をおこなう企業が増えている背景

Web面接を導入する企業が増えている理由の一つとして、新型コロナウィルスの拡大が挙げられます。感染を避けながら、優秀な人材を確保したいと考える企業も多いでしょう。Web面接をおこなえば、面接時や移動中に感染するリスクを抑えられます。大人数が一堂に会することもないため、クラスターの発生も防げるでしょう。

パソコンの性能やインターネットの速度が向上したことも、Web面接をおこなう企業が増えた背景といえます。カメラ付きのパソコンを持っている人も増えたため、応募者としては、特別な準備をしなくてもWeb面接に参加できます。自宅に光回線などを引いている人も多いため、通信速度が遅くて会話がしにくいというケースも少ないでしょう。

Web面接の流れを5ステップで解説

Web面接の流れは使うツールやシステムなどによっても異なりますが、ここでは一般的な流れを解説しますので参考にしてください。

1. 応募者とWeb面接の日程調整をおこなう

ホームページの応募フォームやメールなどで応募が入ったら、応募者と面接日時を調整しましょう。通常の面接と同様に、メールや電話で連絡を取れば問題ありません。ただし、Web面接の方法や利用するシステムについては、しっかりと伝えておくことが重要です。

とくに、応募者にもシステムを導入してもらう必要がある場合は、方法を丁寧に伝えて準備してもらいます。スマートフォンやタブレットを利用する場合は、アプリをダウンロードしてもらうケースもあるため注意しましょう。面接当日に応募者へURLを送るだけの場合は、その旨を伝えておけば問題ありません。

2. 面接当日にルームを作成する

面接当日になったら、応募者と会話をするためのルームを作成します。ルームとは「インターネット上の部屋」のようなイメージで、特定の人だけが入室できます。新しいルームを作ったら、ルーム名やルームID、パスワードなどを設定しましょう。利用するシステムによっては、ルームの作成ではなく、アカウントなどを共有することで通話するケースもあります。

3. ルーム情報を応募者へ伝える

ルームの作成が完了したら、応募者へルームに入るための情報を伝えます。ルームのURLやパスワード、必要に応じてルーム名などを伝えましょう。面接の開始直前に送ると、設定やログインに手間取って開始が遅れてしまう可能性もあるため、少し早めに送っておくことが大切です。また、応募者が入室できないケースに備え、電話番号などを準備しておくとよいでしょう。

4. 応募者が入室したらWeb面接を開始する

応募者がルームに入室したら、Web面接を開始しましょう。まずは、お互いに音声は聞こえているか、映像は見えているかを確認することが大切です。問題がある場合は、会話の前に修正しておきましょう。

面接の進め方は、基本的に対面の面接と同様で問題ありません。挨拶から始まり、志望動機や長所・短所などを質問していきましょう。答えの内容や服装、話し方などをチェックしてきます。

5. 面接後の評価をおこなう

すべての質問が終わったら挨拶をして、応募者にルームから退出してもらいましょう。Web面接が終了したら、応募者を採用するかどうか判断します。録画機能の付いているツールの場合は、必要に応じて見直してもよいでしょう。

企業がWeb面接をおこなう5つのメリット

企業がWeb面接をおこなう5つのメリット

Web面接を導入することで、優秀な人材を確保できる可能性が高くなる、面接にかかるコストを削減できる、面接の様子を記録できる、といったメリットを得られます。それぞれのメリットについて順番に確認していきましょう。

1. 優秀な人材を採用できる可能性が高まる

少子高齢化や労働力不足が進むなか、優秀な人材を確保することは企業の大きな課題です。なかなか優秀な若手に出会えない、応募者自体が少ない、という悩みを抱える人事担当者も多いでしょう。

Web面接の導入は、人事の課題を解決する手段の一つです。Web面接を導入すれば、とくに離れた場所に住む求職者が面接に参加しやすくなるため、応募者の増加が期待できます。その結果、優秀な人材に出会える可能性も高まるでしょう。

2. 面接にかかるコストを削減できる

面接にかかるコストを削減できることも、Web面接を導入するメリットの一つです。対面の面接の場合、一次面接などは地方の支社でおこなうことも多いため、人事担当者が本社から支社へ出張しなければならないケースも多くあります。

Web面接をおこなえば、人事担当者が移動する必要がなくなるため、交通費や宿泊費といった経費を削減できるでしょう。移動時間もなくなるため、ストレスの軽減や業務効率化にもつながります。

3. 面接の様子を記録できる

システムによっては、Web面接の様子を録画できることも大きなメリットです。システム上の録画ボタンを押しておけば、映像記録として残せるため、応募者の回答や様子についてメモをする必要もありません。また、面接後に見直して再確認することも可能です。

録画したデータは、人事担当者の教育にも活用できます。自分で見返して反省する、新人の担当者に見せてお手本にしてもらう、といった活用ができるでしょう。

4. スケジュール調整がしやすい

応募者との間で面接日時の調整がしやすいこともWeb面接のメリットです。とくに地方に住んでいる応募者の場合、会おうとしても移動がネックでなかなか面接日時を確保できないケースもあります。その間に応募者が別の企業から内定をもらってしまい、面接前に辞退されてしまう可能性もあります。

Web面接であれば自宅にいても受けられるため、比較的、日程調整しやすいでしょう。早期に面接を受けてもらえるため、せっかくの応募者を逃してしまう心配もありません。結果として、優秀な人材の採用にもつながるでしょう。

5. 同じツールをWeb会議やWeb商談にも活用できる

Web面接で利用するツールは、Web会議やWeb商談にも活用できます。同じツールをさまざまな用途に利用できるため、業務効率化やコスト削減につながるでしょう。画面共有や資料の送受信、チャット機能などが付いたツールも多いため、社内のコミュニケーションやクライアントとの交渉を円滑に進められます。

企業がWeb面接をおこなう3つのデメリット

Web面接には多くのメリットがありますが、導入コストがかかる、慣れていないと手間取る、といったデメリットもあるため注意が必要です。ここでは3つのデメリットを紹介しますのでチェックしておきましょう。

1. システムやツールの導入にコストがかかる

Web面接をおこなうためには、システムやツールを導入しなければなりません。無料で使えるものもありますが、機能が限定される場合もあります。便利な機能を使うために費用がかかってしまうことは、デメリットといえるでしょう。

ただ、有料とはいえ、月額数千円で利用できるシステムもあるため、導入を検討しても損はありません。人事担当者の交通費や宿泊費を削減できたり、Web会議にも利用できたりすることを考えれば、安い出費ともいえるでしょう。社内の状況や目的を把握して、導入を検討することが大切です。

2. 慣れていないと手間取る

システムに慣れていないと準備に手間取ってしまうことも、Web面接のデメリットといえるでしょう。Web面接を導入するなら、面接担当者に使い方や注意点をしっかりと教育しておかなければなりません。応募者側が慣れていないケースもあるため、事前にメールなどで説明しておくことも重要です。

3. 通信が途切れてしまう可能性がある

通信環境によっては、途中で接続が切れてしまう場合もあります。タイムラグが発生する、音声が聞き取りづらい、といったケースもあります。会社の中でも通信環境が安定した部屋で面接をおこなうようにしましょう。

企業がWeb面接をおこなうときの5つの注意点

企業がWeb面接をおこなうときの5つの注意点

実際にWeb面接をおこなう際は、身振りなどを大きめにすることや、事前に通信テストをしておくことなどが大切です。ここでは5つの注意点を紹介しますので、確認しておきましょう。

1. 身振りなどは大きめにする

映像を通して会話をする場合、お互いの反応がわかりにくいケースもよくあります。スムーズにコミュニケーションを取るためには、大きくうなずいたり、はっきりと話したりすることが大切です。

2. カメラの位置や向きに注意する

面接官の表情や様子がはっきりと伝わるよう、カメラの位置や向きにも注意しましょう。面接官の目線とカメラの高さを揃えるのが基本です。カメラの位置を下にしすぎると、応募者としては見下ろされているように感じてしまう可能性もあるため、注意しなければなりません。

3. 社内情報が漏洩しないようにする

社内情報や個人情報が応募者に漏れないように注意することも重要です。カメラの向きによっては、機密情報などが映り込んでしまう可能性もあります。無駄なものが映り込むと、応募者の集中力も途切れてしまうでしょう。白い壁や観葉植物など、背景はシンプルに整えておくのがおすすめです。

4. 事前に通信テストをおこなっておく

面接の前に、実際にツールを使って通信テストをおこなうことも大切です。とくに初めてツールを使う場合は、使い方をしっかりと確認しておかなければ応募者を混乱させてしまいます。応募者役を立てて質疑応答をしてみるなど、実際の面接の流れに沿って練習するとよいでしょう。

ネットワーク環境をチェックしておくことも重要です。同じ社内であっても、通信速度が落ちてしまう場所もあるため注意しましょう。実際に面接をおこなう場所でツールを起動し、タイムラグや音声トラブルが発生しないか確認しておくと安心です。

5. トラブル発生時の対応方法を考えておく

万が一、面接中にトラブルが発生したときの対応方法を考えておくことも必要です。Web面接においては、急に音声が聞こえなくなる、通信が途切れてしまう、応募者がルームに入室できない、といったトラブルが起こる可能性もあります。

ツールを再起動する、ボリューム設定を再確認するなど、簡単な操作でトラブルを解決できるケースも多いため、あらかじめ対応方法を確認しておきましょう。すぐに応募者へ連絡できるよう、電話番号を聞いて手元に置いておくことも大切です。

Web面接を導入して採用活動をスムーズに進めよう!

今回は、Web面接の概要やメリット・デメリットなどについて解説しました。

Web面接を導入することで、採用活動にかかるコストを削減できる、応募者の増加を期待できる、といったメリットが得られます。システムの導入にはある程度の費用がかかりますが、人事担当者の交通費や宿泊費を削減できたり、Web会議や商談にも活用できたりすることを考えれば、導入を検討しても損はありません。

機能が異なるさまざまなシステムが開発されているため、自社の目的を明確にしたうえで最適なものを導入し、業務を効率化していきましょう。

応募者に負担のないWeb面接ツールを

これまで紹介したように、Web面接は、採用活動におけるニューノーマルになっています。
Web面接を実施するためには、Web会議システムやWeb面接ツールの導入が欠かせません。

通常、社外の人とのWeb会議であれば、会社の安定したネット環境で、パソコンからWeb会議にアクセスされることが予測できます。しかしWeb面接となると、応募者のネット環境やデバイスは多様です。そのため、Web面接に使うツールは、多様なデバイスや脆弱なネット環境でも安定した通信がおこなえるツールであることが求められます。

Callingは、マルチデバイス・マルチブラウザでの利用が可能です。さまざまなネット環境での通信にも対応しており、セキュリティの高い国産Web会議システムです。
Web面接だけでなく、社内外のミーティングにも利用ができ、コスパの高い利用が可能です。

Web面接の実施を考えている方は、まずはCallingからお試しください。

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