Web会議Web会議システムの機能

ブレイクアウトルーム(セッション)機能の特徴や設定方法を解説

ブレイクアウトルーム(セッション)機能とは、Web会議の参加者をさらに小さくグループ分けできる機能のことです。
これを活用することで、人数の多いWeb会議でも内容の濃い討論が可能となります。

近年は業務効率化の観点などからWeb会議ツールを導入する企業が増えています。
Web会議ツールを大人数でのWeb会議やグループディスカッションなどに使いたい企業は、ブレイクアウトルーム機能を使いこなせるようにしておくと会議の質が高まるでしょう。

本記事では、ブレイクアウトルーム機能の概要や特徴、設定方法、使用上の注意点を紹介します。

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ブレイクアウトルーム(セッション)機能の概要

ブレイクアウトルームとは、Web会議ツールの機能の1つです。
大人数だったり会議参加者に自由に意見を出してもらったりするタイプの会議で重宝されます。

ブレイクアウトルーム機能とはどのようなものなのか、概要を紹介します。

1. Web会議参加者をグループ分けする機能

ブレイクアウトルーム機能とは、Web会議の参加者をさらに小さくグループ分けできる機能です。
少人数に絞った小会議室をいくつも作ることで、Web会議でも小グループ討論を可能にします。

なお英語で「Break out(ブレイクアウト)」とは、「発生する」「突発する」の意味となります。
イベント用語として「Break out Session(ブレイクアウトセッション)」というと、テーマ別におこなわれる小規模の会議、すなわち「分科会」のことを表します。

2. 少人数での意見交換を可能にする

Web会議の参加者が多いと、多種多様な意見が出てくるでしょう。
しかしながら、一人ひとりの意見を聞く時間はなく、状況によっては収集がつかなくなることも珍しくありません。

そんなときブレイクアウトルーム機能を使えば、少人数で意見交換をし、グループごとに意見をまとめて発表することが可能です。

少人数であることでより話しやすい雰囲気になるので、ざっくばらんに意見を交わすことができるでしょう。その話しやすさから、アイスブレイクの目的でブレイクアウトルームが使われることもあるようです。

3. 参加者に当事者意識を持たせるのに有益

Web会議の規模が大きいと、「自分1人くらい適当にしていてもいいだろう」という気持ちが強くなります。
カメラをオフにして適当に会議の様子を眺めたりする参加者が発生し、当事者意識を持てなくなる人も出てくるかもしれません。

必然的に会議の雰囲気が緩くなり、建設的な意見が出にくくなります。

こんなときにブレイクアウトルーム機能を使えば、一人ひとりの参加者が自分なりの意見を考えるようになります。
会議が他人事になりにくく、他人の発言を聞く姿勢も変わってくるでしょう。

Web会議に適切な参加人数について、こちらの記事でも紹介しています。

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4. 対面式と同等の質の高い会議を実現

大人数のWeb会議システムでブレイクアウトルーム機能を用いない場合、一人ひとりの参加者に発言の機会を与えることが難しくなります。
新人研修などに多く見られるような、座学や小グループに分かれての実践、総括という流れは難しくなるでしょう。

しかし、ブレイクアウトルーム機能があれば、同じ会議室にいながらにして別テーマやスタイルでの話し合いが可能です。
少人数なら活発な意見交換が期待でき、対面式と変わらない高いクオリティの会議を実践できます。

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ブレイクアウトルーム(セッション)機能の主なオプション

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小グループをたくさん作ると、個々の管理に手間がかかります。
会議室ごとにスムーズにセッションをおこなってもらえるよう、ホストは適切なサポートが必要です。

ここからは、ブレイクアウトルーム機能を使用するとき、あわせて使いたい「メッセージ」「タイマー」といったオプション機能について紹介します。

1. メッセージ機能

各ブレイクアウトルームで共有したい情報があった場合は、メッセージ機能を使えば全員に通知できます。

ブレイクアウトルーム機能の利用中は、メインルームでメッセージを送っても届きません。
ホストがメッセージを送りたい場合は、別途ブレイクアウトルームにアナウンスする必要があります。

2. タイマー機能

タイマー機能は、セッションの時間をあらかじめ設定できる機能です。
時間がきたら会議室は自動的に閉じ、メンバーはメインセッションに戻ります。

ブレイクアウトルームによって会議の終了時間が異なると、メインセッションの再開が遅れてしまうかもしれません。
会議中に手持ちぶさたになってしまうメンバーが出ないよう、タイマーを設定しておくと安心です。

ブレイクアウトルーム(セッション)機能の利用で注意すること

グループディスカッションやグループ学習に最適なブレイクアウトルーム機能ですが、グループを細分化すると全体が把握しにくくなるデメリットも発生します。

ブレイクアウトルーム機能の利用で気を付けたいポイントを紹介します。

1. 全体を把握できるよう配慮が必要

ブレイクアウトルーム機能でメンバーを小会議室に分散させた場合、個々の会議室でどのような話し合いがおこなわれているかをメインルームからチェックできません。
ブレイクアウトルームごとの会議やディスカッションの状況を知りたい場合は、各ルームに共同ホストまたは記録係を配置する必要があります。共同ホストとはホスト以外にホスト権限を与えられた人のことで、共同ホストは参加者の入退室や録画、ミュートなどの管理ができるようになります。

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2. 会議参加者が多い場合は事前割り当てを

ブレイクアウトルームのメンバー割り当ては、手動か自動のどちらともに可能です。
しかし、参加者が30名を超えるような会議なら、手動よりも自動振り分けを活用した方が、効率的です。
会議の時間が限られている場合は、素早くブレイクアウトルームに移れるように配慮しておきましょう。

3. ヘルプがあれば早急な対応を

参加者が「ヘルプを求める」ボタンを押すと、ホストにポップアップが表示されます。
この場合、ブレイクアウトルームの参加者は何らかのトラブルがあったりわからないことが発生していたりするということです。

速やかに該当のブレイクアウトルームに行き、詳細を確認しましょう。

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ブレイクアウトルーム(セッション)機能を使えばWeb会議はさらに快適になる

ブレイクアウトルームは、少人数でのディスカッションを活性化できる機能です。
この機能を使えば、率直な意見交換が必要な会議やグループ研修などの開催がより効果的になるでしょう。

ただし、メンバーの人数によっては事前設定が必要なほか、ホストは会議の最中も参加者の状況に目を配る必要があります。
ホストとして会議を主催する担当者は、事前準備と会議中の臨機応変な対応が必要です。

ブレイクアウトルーム機能を使いこなし、Web会議の利便性をより向上させましょう。

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