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Web会議の案内メール作成で押さえておくべき4つのポイント

Web会議の案内メール

Web会議を開催するときは、参加者に対して日時や議題などを記載した案内メールを送信するケースが多いでしょう。
メールは一度に多数の人へ送ることができるため、電話と比較すると効率的に連絡できます。

ただ、案内メールを作成するときは、ポイントを押さえておかなければ、相手に重要な内容が伝わらない可能性もあります。
送り方のマナーを間違えると、相手に不快感を与える可能性もあるため注意が必要です。

この記事では、Web会議の案内メールを作成する際のポイントや、送信するときのマナーについて解説します。
実際のメール文例も紹介するので、どのような内容を記載すればよいのか悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

Web会議の案内メールを作成するときの4つのポイント

案内メールの書き方によっては、内容を読んでもらえなかったり、重要な情報が伝わらなかったりするため注意が必要です。
丁寧なメールを作成すれば、Web会議のスムーズな進行にもつながるので、ポイントを押さえて読みやすい文章を書きましょう。

具体的には、箇条書きを用いる、Web会議の注意点を記載するといったポイントが重要です。
それぞれのポイントについて詳しくみていきましょう。

1. 箇条書きを使ってわかりやすく書く

Web会議の案内メールを送信するときは、5W1Hを意識しながら、わかりやすく書くことが大切です。
案内メールには日時や参加者など、必要な内容を忘れずに記載しなければなりません。しかし、結論までが長い文章では読み手にストレスを与えてしまいます。また、要領を得ない案内メールは、重要な内容が伝わらない可能性もあるため注意が必要です。
とくに重要な日時、参加者、テーマについては、わかりやすく箇条書きで表記するのがおすすめです。

箇条書きを用いることでメール全体が見やすくなり、重要な項目を見落とされる心配もありません。
対面での会議の案内メールでは、開催場所も記載します。一方、Web会議では場所の代わりに使用するツールを記載しておくとよいでしょう。

2. Web会議システムごとの推奨環境について記載する

Web会議システムごとに、推奨されるOSやブラウザは異なります。
そのため案内メールにも、推奨環境について記載しておくことが重要です。

また、事前にシステムのダウンロードが必要な場合は、インストールするためのURLや流れも記載しましょう。付随して、当日の参加方法なども記載しておくと丁寧です。

3. Web会議の主旨や目的を明確に記載する

Web会議の主旨や目的を明確に記載しておくことも大切です。
読み手は主旨や目的を把握したうえで、会議に出席するかどうかを決めたり、必要な準備をしたりします。

参加者が会議の内容を理解していなかったり、何も準備をしていなかったりすると、話し合いの生産性が下がり、時間が無駄になる可能性もあります。

案内メールには、議題や決めるべき項目などについて簡潔に記載しておきましょう。

4. 資料がある場合は案内メールと一緒に送信する

Web会議で使用する資料がある場合は、案内メールと一緒に送信しておきましょう。
事前に資料を読んでおいてもらえば、会議中に説明する必要がなくなり、話し合いがスムーズに進みます。

参加者に準備してもらいたい資料や、考えておいてほしい内容などがある場合も、案内メールに記載しておくことが大切です。
特定の参加者だけに該当する内容については個別にメールや、直接電話をしてフォローするとよいでしょう。

Web会議の案内メール送信時のマナー

Web会議の案内メール送信時のマナー

Web会議の案内メールを送るときは、マナーにも注意しましょう。
社外の人はもちろん、社内の人へ送るときも一定の配慮は必要です。

以下のようなポイントに注意してメールを送りましょう。

1. Web会議のURLを確認する

Web会議の参加用URLは長い文字列になることが多いため、本文に記載するときに途切れないように注意しましょう。

途切れていた場合は「リンク切れ」と表示されてしまうため、参加者の混乱を招く恐れがあります。
URLをコピーしてメールにペーストした後に、そのURLが問題なく開けるか再確認してください。

2. Web会議の1週間前には送付する

スケジュール調整が必要な場合も多いため、案内メールはWeb会議予定日の1週間前には送信しましょう。

急にWeb会議を開催することが決まった場合は、電話などで直接話して理由を説明することが大切です。

3. トラブルに備えて連絡先を明記しておく

ネットの不具合や緊急対応によって、参加者が時間通りにWeb会議に入れないケースもあります。
そのようなケースで双方が焦らないように、トラブルが起こった際の連絡先を記載しておきましょう。
タイミングによってはメールの文章を作る時間も無いので、主催者へ直通する電話番号を記載しておくことをおすすめします。

Web会議でのトラブルについて、こちらの記事でも詳しく解説しています。

Web会議でのよくあるトラブルとその解決策を詳しく解説 | Calling[コーリング]
Web会議でのよくあるトラブルとその解決策を詳しく解説 | Calling[コーリング]
非対面での商談、オンラインミーティング、ウェビナーの配信など、さまざまなビジネスシーンでWeb会議システムが活躍していま …
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Web会議の案内メール文例

Web会議の案内メール文例

ここまで紹介したポイントを理解したうえで、案内メールの文例をみてみましょう。
社外向けと社内向けに分けて紹介するので、書き方の参考にしてください。

社外向けのメール文例

(企業名)
(宛名)

いつもお世話になっております。
株式会社ネオラボの田中でございます。

下記のとおり、Web会議の日程が決定しましたのでお知らせいたします。
また、お打ち合わせはWeb会議システム「Calling」にておこなえればと思っております。
システムの利用については、以下ご確認のほどよろしくお願いいたします。

日時:2021年4月30日(金)14:00〜15:00
議題:新サービスの概要説明
弊社参加予定者:佐藤、山田、田中
Web会議ルーム:https://********
ログインID:
パスワード:

Web会議システムは以下の環境でご利用をお願いできればと思います。
−−−−−−−−−−−−−−
■対象ブラウザ
Google Chrome
Microsoft Edge
※対象ブラウザの場合、アプリのダウンロードは不要です。

■対象ブラウザ以外の場合
URLにアクセスし、アプリをダウンロードしてください。
ダウンロードののち、再度URLにアクセスし、「接続する」をクリックしてください。
−−−−−−−−−−−−−−

また、Web会議のトラブルの際には、以下の電話番号までご連絡をお願いいたします。

担当:田中
携帯:080-0000-0000

ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
よろしくお願いいたします。

社内向けのメール文例

関係者各位

お疲れさまです。
商品開発部の田中です。

下記のとおり、Web会議の日程が決まりましたのでお知らせいたします。

日時:2021年4月30日(金)14:00〜15:00
議題:新商品の開発スケジュールについて
参加者:商品開発部 各チームリーダー
Web会議ルーム:https://********
ログインID:
パスワード:

また、回線トラブルなどで参加が遅れる場合は、以下の電話番号までご連絡をお願いいたします。

田中携帯:080-0000-0000

会議用資料を添付しましたので、ご確認のうえご参加ください。
よろしくお願いいたします。

丁寧なWeb会議の案内メールを作成して好印象を与えよう

今回は、Web会議の案内メールを作成するときのポイントや、送信する際のマナーについて解説しました。
箇条書きを用いて日時や参加者を記載したり、Web会議の主旨や目的を明確に記載したりすれば、読み手にも伝わりやすくなります。

逆に、要点が伝わりにくい文章では、読み手がストレスを感じる可能性もあるため注意が必要です。
Web会議の内容をわかりやすく記載して、話し合いをスムーズに進めましょう。

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