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Web会議に必要な機材の種類や選び方のポイントを徹底解説

Web会議に必要な機材

在宅勤務やリモートワークなどでWeb会議に参加する場合、Webカメラやヘッドセットといった会議に参加するのに必要な機材が揃っていなければ、円滑な会議進行の妨げになってしまう可能性があります。

ただ、必要な機材を揃えようと思っても、各機材は非常に商品ラインナップが豊富なので、どれを選ぶべきかで悩んでしまうかもしれません。

本記事では、Web会議で主に使用する機材やそれぞれの選び方のポイント、それ以外に用意しておくと便利な機材などについて、説明します。

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Web会議で主に使用する4つの機材

Web会議で主に使用する機材としては、以下の4つが挙げられます。

  • パソコンなどのインターネットに接続するデバイス
  • Webカメラ
  • ヘッドセット
  • マイクとスピーカーフォン

それぞれの機材について、説明します。

1. パソコンなどのインターネットに接続するデバイス

Web会議をおこなうからには、インターネットに接続できる環境とデバイスがなければなりません。

デバイスはパソコンを利用することが一般的です。また、Web会議システムによってはタブレットやスマートフォンでも大丈夫な場合が多いです。

普段の作業スペースおよびWeb会議に参加する場所がほぼ決まっているのであれば、画面が大きくWeb会議にも集中しやすいパソコンを利用するのがおすすめです。

カフェやコワーキングスペースなど、環境を変えながら仕事をしつつWeb会議にも参加するような場合は、タブレットやスマートフォンも選択肢に入ってくるでしょう。

2. Webカメラ

Web会議を音声通信でおこなうのでなければ、Webカメラも必ず必要な機材の1つです。

パソコンなどのデバイスに内蔵されているカメラを利用しても構いません。しかし、画像や映像の品質はWeb会議を快適におこなうための重要な要素なので、可能であればWeb会議用に別途用意したほうがよいでしょう。

近年では、パソコンに取り付けるだけで簡単に利用できるようなWebカメラも数多くあるので、値段や性能などを比較検討したうえで選びましょう。

3. ヘッドセット

ヘッドセットは、会議参加者の発言をクリアにとらえて自分の発言を適切に届けるために、重要な機材です。

とくに周囲に人がいるような環境でWeb会議に参加する場合、会議で取り扱っている内容について社外の人に知られないためにも、ヘッドセットの装着はマストといえるでしょう。

また、ヘッドセットがないと背景の雑音が会議の会話に混ざりこんでしまい、スムーズに議論が進まない可能性もあります。

議論のペースや雰囲気を乱さないという観点においても、ヘッドセットは非常に重宝します。

4. マイクとスピーカーフォン

マイクとスピーカーフォンは、どちらも自分の声を相手に伝えるために利用されます。しかし、どちらを利用すべきかは、どのような環境で会議に参加しているかによって異なります。

マイクはその場に話者が自分しかいない場合に適しているので、自宅でリモートワークをおこないながらWeb会議に参加する場合などでの使用に向いています。

スピーカーフォンは周囲の人の音声を拾ってくれるので、会議室などから複数人でWeb会議に参加する場合などに利用するのが、おすすめです。

スピーカーフォンは1台あれば複数人に対応できるので、参加者の人数分だけマイクを用意する必要もなくコストを抑えられるというのも、メリットと考えられるでしょう。

パソコンを選ぶ際の3つのポイント

パソコンを選ぶ際の3つのポイント

先ほど少し触れたように、Web会議に参加するためのデバイスはさまざまです。そのなかでもとくにパソコンを利用している人が多いと思われます。

Web会議に利用するためのパソコン選びのポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

  • できるだけOSなどが高性能のものを選ぶ
  • 情報漏洩に対するセキュリティが備えられているものを選ぶ
  • バッテリーの駆動時間が長めのものを選ぶ

それぞれのポイントについて、説明します。

1. できるだけOSなどが高性能のものを選ぶ

Web会議では、専用のツールやアプリなどを用いて通信をおこないます。そしてその通信速度は、パソコンのOSや通信環境などに影響されます。

通信速度が遅いと、映像がうまく伝わらなかったり会話にラグが発生してしまったりするので、通信速度はなるべく良好な状態を維持しなければなりません。

通信環境に関しては、Web会議に自宅から参加するにせよカフェなどの公共の場から参加するにせよ、いきなり改善することは難しいでしょう。

そのため、パソコンが会社支給のものであればそれを利用するしかありません。その場合でも、できるだけOSなどが高性能なものを選んで、通信速度を下げる要因をなるべく少なくすることが重要です。

2. 情報漏洩に対するセキュリティが備えられているものを選ぶ

Web会議では資料などを用いることもあるでしょう。そういった資料には社外秘の内容が含まれていることも多々あります。

自宅からWeb会議に参加する場合は、家族にパソコンの画面を見ないようにお願いしたり、自室や書斎などにこもって会議に参加したりすることで対処できます。しかし、カフェなどから参加する場合はそうもいきません。

パソコンの正面以外からは画面を見にくくする、プライバシースクリーン機能のような機能が搭載されているパソコンを選ぶことで、情報漏洩のリスクを下げられるでしょう。

自宅や家族の情報などを不必要に会議参加者に開示しないという点では、スライド式のカメラカバーなどがあると、会議参加後にカメラを切り忘れていても安心です。

3. バッテリーの駆動時間が長めのものを選ぶ

Web会議に参加するときは、必ずしもパソコンを充電できている状態とは限りません。また、充電しながらの参加が難しい場合もあります。

バッテリーの駆動時間が長めのパソコンであれば、会議参加中に充電が切れてしまうといった心配も

会議には万全の状態で臨むべきというのはごもっともであるものの、そうできなかった場合に備えておくというのは、対策としては重要なことです。

Web会議でのノートパソコンについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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Webカメラを選ぶ際の3つのポイント

Web会議に利用するためのWebカメラ選びのポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

  • 高画質だと資料などの確認が容易か
  • 会議参加人数に応じた画角か
  • 内蔵マイクの性能は問題ないか

それぞれのポイントについて、説明します。

1. 高画質だと資料などの確認が容易か

会議に参加している人に自分の姿を送るだけであれば、Webカメラはそこまで高画質なものである必要はありません。しかし、会議では資料や図、表などを用いることもあります。

その際にカメラの画質が良くないと、相手が資料の内容を正確に把握できないかもしれません。

あらかじめ資料を共有しておくなどの対処法もありますが、急きょその場で手元の資料を見せなければならない場面もあります。そのため、Webカメラはなるべく高画質なものを選ぶとよいでしょう。

2. 会議参加人数に応じた画角か

カメラにはそれぞれ決まった画角があり、画角に応じてカメラで映せる範囲は異なります。

自宅からWeb会議などに参加する場合は、自分1人だけがカメラに収まればよいので、80度前後の画角があれば十分です。

会議室などから複数で参加する場合、全員が映るためにはカメラの画角は90度以上が望ましく、2~3人なら110度前後、4~5人なら150度以上の画角が適しています

1人でWeb会議に参加する場合に画角の広すぎるカメラを利用してしまうと、背景が映りすぎて自分が小さく見えてしまうので、参加人数に応じた画角のものを選びましょう。

3. 内蔵マイクの性能は問題ないか

Webカメラにはマイクが内蔵されているものもあります。そのマイクを利用すれば、ヘッドセットやスピーカーフォンなしでWeb会議に参加することも可能です。

ただ、カメラに内蔵されているマイクの性能は、ヘッドセットやスピーカーフォンなどと比べると、性能が少々劣ることが多いです。

Webカメラ内蔵のマイクを利用する場合は、試しに誰かと通話してみて、事前にその性能を確認しておいたほうがよいでしょう。

Web会議用カメラについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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ヘッドセットを選ぶ際の3つのポイント

ヘッドセットを選ぶ際の3つのポイント

Web会議に利用するためのヘッドセット選びのポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

  • ノイズキャンセリング機能は備わっているか
  • 長時間付けていても大丈夫か
  • 有線にするか無線にするか

それぞれのポイントについて、説明します。

1. ノイズキャンセリング機能は備わっているか

ヘッドセットは話者の話し声を伝えることができます。しかし、それ以外にも周囲の雑踏の音やキーボードのタイピング音などまで拾ってしまう可能性があります。

そのため、話者の話し声以外の音を伝えないようにする「ノイズキャンセリング機能」を備えていることは、非常に重要です。

ヘッドセットのノイズキャンセリング機能には、風切り音やノイズなどをカットする「クリアボイスキャプチャー」と、マイクが拾った騒音の逆位相の音を発生させてノイズを打ち消す「アクティブノイズキャンセリング」の2つがあります。

後者のほうが自然にノイズを除去してくれやすいので、アクティブノイズキャンセリング機能が搭載されているものを中心に検討するとよいでしょう。

2. 長時間付けていても大丈夫か

Web会議は長時間にわたっておこなわれる場合も多く、その間基本的にヘッドセットは付けっぱなしになります。

そのため、長時間装着していても疲れたりどこかに痛みが出たりしないようなものを選ぶべきです。

オーバーヘッドタイプであればイヤーパッドの素材や通気性、カナルタイプであれば耳のラインとのフィット感などに注目することで、無理なく装着し続けられるものを選ぶことができるでしょう。

3. 有線にするか無線にするか

ヘッドセットには有線タイプと無線タイプがありますが、どちらを利用すべきかは使用状況に応じて異なります。

有線タイプは音質が安定しておりラグなども発生しにくいです。よって、会議中にパソコンの前から動かないのであれば、有線のものが便利です。

無線タイプは音質の点では、有線タイプに劣る場合があります。しかし、パソコンの前を離れて資料を探すことがある場合や、有線のケーブルが邪魔になるような場合には、無線タイプが適しているでしょう。

どちらにもそれぞれのよさがあるので、自身がWeb会議に参加する状況に応じて、より適したほうを利用するとよいでしょう。

Web会議用のヘッドセットについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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マイクやスピーカーフォンを選ぶ際の4つのポイント

Web会議に利用するためのマイクやスピーカーフォン選びのポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

  • エコーキャンセリング機能やノイズキャンセリング機能があるか
  • 会議参加人数に応じた指向性を備えているか
  • 会議がおこなわれる場所に適したサイズか
  • Bluetooth接続とUSB接続のどちらにするか

それぞれのポイントについて、説明します。

1. エコーキャンセリング機能やノイズキャンセリング機能があるか

ヘッドセットと同様にノイズキャンセリング機能を備えていることはもちろん、とくにスピーカーフォンの場合は、エコーキャンセリング機能を備えていることも重要です。

エコーキャンセリング機能が搭載されていると、スピーカーから出てくる相手の声によるハウリングを抑えて、よりクリアな音声での通話が可能になります。

エコーやノイズが頻発するようでは会議はなかなか順調に進まないので、これらの機能が搭載されているかどうかは必ず確認しましょう。

2. 会議参加人数に応じた指向性を備えているか

指向性とはマイクが収音できる方向のことを指します。単一指向性のものは一定方向から収音し、全指向性のものは周囲360度すべての音を均等に収音することができます。

自宅から1人で会議に参加するような場合は、自身の声以外の音を拾いにくくする単一指向性のマイクが好ましいでしょう。

逆に、会議室などでスピーカーフォンを中央に置いて複数人で会議に参加する場合は、各参加者の声をきちんと拾えるように全指向性のものを利用するべきです。

3. 会議がおこなわれる場所に適したサイズか

スピーカーフォンのサイズは、非常にコンパクトなものからしっかりとした存在感があるものまでさまざまです。

広々とした会議室からWeb会議に参加する場合は、後者のものでも大丈夫です。逆に、スペースが広くない机上などから参加する場合は、前者のようなスピーカーフォンのほうが望ましいでしょう。

また、スピーカーフォンはそれぞれ集音範囲が決まっているので、その点に関しても会議がおこなわれる場所に適したものを選ばなければなりません。

4. Bluetooth接続とUSB接続のどちらにするか

スピーカーフォンの接続方法にはBluetooth接続とUSB接続があり、社外でスピーカーフォンを利用していることを想定している場合は、Bluetooth接続ができるもののほうがよいです。

ただし、有線で接続するものと比べると会話や音声の品質が少し不安定になる可能性があることには、注意しておきましょう。

社内の会議室のような決まった場所で利用する場合は、USB接続のものを利用することで、会話の品質も保たれて会議を滞りなく進めることができます。

USB接続は、Bluetoothのペアリング設定などをおこなう必要もないので、簡単に利用できるのも大きな魅力です。

Web会議におすすめのスピーカーについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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そのほかにもあると便利な機材3選

そのほかにもあると便利な機材3選

Web会議で主に使用する機材と、その選び方について説明しました。ここまで紹介した以外にも、Web会議では以下に挙げるような機材もあると便利です。

  • ノートパソコンやスマートフォンのスタンド
  • 変換ケーブル
  • ライト

それぞれの機材について、説明します。

1. ノートパソコンやスマートフォンのスタンド

ノートパソコンを机に置いた場合、どうしても画面や内蔵カメラが目線より下にきます。そうすると、前傾姿勢になって自然な姿勢が維持できなくなり、首や肩に疲労が蓄積されます。

スマートフォンから会議に参加する場合も同様で、パソコンと違いそもそもどうやって固定するかを悩むケースもあるでしょう。

パソコンやスマートフォンのスタンドを利用することで、自然な姿勢で会議に参加できるようになります。そうすることで長時間の会議参加も苦痛になりにくいうえに、疲れも軽減されやすいです。

2. 変換ケーブル

デバイスを別のディスプレイに接続するための変換ケーブルも、Web会議における便利な機材の一つです。会議室などに備え付けられた大型のディスプレイと接続すれば、一つの枠で複数人が画角に収まるので、会議に参加するアカウントを削減できます。

参加するアカウント数が減れば、それだけ通信量も軽くなるため、同じ場所にいる複数人が参加するケースでのWeb会議におすすめです。
自宅やコワーキングスペースなどからWeb会議に参加するような人が持っておくというよりは、会社の会議室に備えておきたいアイテムといえるでしょう。

3. ライト

Web会議で相手に好印象を与えるためには、映りの良さも重要です。
背景を整えたり化粧をしたりなど以外に、ライトを使って映りを明るくすることも手軽でおすすめです。

卓上のスタンドライトや、パソコンのカメラ部分の周りに設置するタイプなど、作業環境に適した種類を選びましょう。

Web会議のライトについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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機材を適切に選ぶことでより生産性の高いWeb会議を

Web会議は今以上に、会議の基本的な形式の1つとなっていくでしょう。よって、Web会議に必要な機材を揃えることの重要性はますます増していきます。

会議に参加する以上はただの傍観者ではなく、何かしらの意見を発信したり議論に参加したりするべきです。通信環境や機材などが整っていなければ、円滑な会議進行の邪魔になってしまうかもしれません。

会社支給のものを使うしかない場合は仕方ないでしょう。ただ、予算の範囲内で自由に機材を揃えてもかまわないような場合は、今回紹介したような点も踏まえて、機材を選ぶとよいでしょう。

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