リモートワークの拡大と継続が定着しつつある昨今、Web会議のやり方を模索している方も少なくないでしょう。
Web会議を始めるにあたっては、あらかじめ周到な準備をおこない、進め方をきちんと決めておくことが成功へのカギとなります。

今回は、より導入成果のあがるWeb会議の準備や進め方について紹介します。

Web会議を導入するための準備にはどのようなものがある？

Web会議を導入するための準備にはどのようなものがあるのでしょうか。主に準備する内容としては、次の4つが挙げられます。

1. Web会議システムを選ぶ
2. 会議に必要な機材を揃える
3. 使用する資料をまとめる
4. 周辺環境の整備をおこなう

ここからは、これら4つの準備内容について確認していきましょう。

1. Web会議システムを選ぶ

Web会議をおこなうためにまず必要となるのはWeb会議システムです。Web会議システムを利用して会議をおこなう際は、会議をおこなう相手も同じシステムを利用していなければなりません。

また、参加者が利用するパソコンすべてで同じシステムやサービスを使用できるようにしておく必要もあります。

会議の相手への負担を軽減するためにも、なるべくリーズナブルで操作のしやすいシステムを選ぶのがおすすめです。Web会議システム選定の参考に、さまざまなシステムを比較し、より導入実績の高い商品を選ぶとよいでしょう。

2. 会議に必要な機材を揃える

次に、Web会議に必要な機材を揃えましょう。

Web会議で必要な機材には、次の5点が挙げられます。

• パソコンまたはタブレット
• インターネット環境
• マイク
• カメラ
• ヘッドセット

カメラはすでにパソコンに内蔵されているものでも使用できますが、可能であればWeb会議専用の外付けカメラを用意するとよいでしょう。パソコンの内蔵カメラと比較し、専用カメラのほうが高画質で、安定した映像の送受信が可能となる場合が多いためです。

ヘッドセットは、会議中の音声を聞き取りやすくするためにも重要な役割を果たします。ぜひ準備しておきましょう。

なお、これらの機材を使用する場合は、会議の実施前に一度動作確認をしておくことをおすすめします。

3. 使用する資料をまとめる

Web会議に利用する資料は、会議開始までにあらかじめまとめておくのがおすすめです。会議の途中で資料の提示を求められた場合に備えて、すぐ取り出せるように1つのフォルダに格納するなどしておくとよいでしょう。

また、Web会議ではデスクトップ画面や資料の共有が可能です。もちろんやり方はさまざまですが、使用する機材の機能を最大限に活かしつつ、スムーズなWeb会議の進行を目指してください。

4. 周辺環境の整備をおこなう

最後に、Web会議をよりスムーズに進めるためにも、使用する機材を含め、会議を実施する周辺環境の整備をおこないましょう。機材を準備したあとは、それらを設置する場所にも配慮しなければなりません。

とくに、Web会議進行の妨げとなりやすい不快音（ハウリング等）を防止するためには、マイクとスピーカーの位置関係や、スピーカーの音量に注意しましょう。

また、カメラの設置位置にも確認が必要です。事前にカメラに映り込む範囲を確認しておくことで、「うっかりデスク周りに置いてある機密資料が映り込んでしまった」ということも防げます。

Web会議の始め方・進め方とは

Web会議を始めるにあたっておこなっておくべきこと、また、会議を円滑に進めるために気をつけるべきポイントを紹介します。

それぞれ詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

Web会議を始めるにあたってのポイント

まずは、Web会議を始めるにあたって気をつけておきたいポイントについて確認していきましょう。主に注意すべき点としては、次の4つが挙げられます。

1. 主催者が参加者全員にリンクを送る
2. 資料についての案内をおこなっておく
3. 進行役を選ぶ
4. システムの動作確認をおこなう

1. 主催者が参加者全員にリンクを送る

Web会議を円滑に進めるために、Web会議システムへ参加するためのURLがある場合は、主催者側から参加者全員にリンクを送っておきます。

事前に参加者へURLを周知しておくことで、スムーズに会議を進行できるでしょう。

2. 資料についての案内をおこなっておく

会議中に使用する資料がある場合は、Web会議開始前にあらかじめ共有しておくと、参加者はスムーズに会議に参加できます。

音声参加のみで手元でのみ資料を確認する参加者がいることにも配慮しつつ、資料の準備をしておくとさまざまなパターンの参加者に対応が可能です。

3. 進行役を選ぶ

Web会議では、進行役が重要な役割を果たします。対面型とは異なるWeb会議では、発言のタイミングや相手の反応がわかりづらくなることも多いです。会議が煩雑になることを防ぐためにも、進行役を決めておきましょう。

4. システムの動作確認をおこなう

Web会議の開催前には、必ず使用するシステムの動作確認をおこないましょう。会議中に音声や映像のトラブルが発生すると、スムーズな会議の進行が妨げられてしまい、参加者の印象も悪くなってしまいますので、注意しましょう。

Web会議を円滑に進めるためのポイント

次に、Web会議を円滑に進めるために留意すべき点について確認していきましょう。主なポイントとしては、次の4つが挙げられます。

1. 主催者は早めに入室する
2. 自分の順番以外はマイクをオフにしておく
3. カメラをオンに設定しておく
4. 進行役は参加者全員の様子に気を配る

こちらの4つの内容についても、詳細を確認しておきましょう。

1. 主催者は早めに入室する

主催者は、早めにWeb会議システムに入室しておくとよいでしょう。開始時間の5分前程度を目安とするのがおすすめです。

入室してきた参加者とは、挨拶を交わしたり、ちょっとした雑談をおこなったりするとよいでしょう。少し会話を交わすことで、音声設定の確認も可能です。

2. 自分の順番以外はマイクをオフにしておく

会議が開始したら、自分の発言の順番以外のときはマイクをオフにしておきましょう。マイクをオンにしたままでは、雑音を拾ってしまう可能性があります。

聞き手にとって聞きづらいばかりか、他の人の発言を邪魔することにもつながりますので、注意しましょう。

3. カメラをオンに設定しておく

Web会議システムに参加する場合、できればカメラはオンに設定しておくとよいでしょう。とくに大勢の参加者がいる会議では、相手の顔が見えることで、誰が発言しているのかわかりやすいというメリットがあります。

4. 進行役は参加者全員の様子に気を配る

Web会議の場では、対面の会議と異なり、全員の表情や反応が見えづらい傾向があります。進行役は参加者全員の様子を常に確認し、会議に参加していない人がいないか配慮する必要があります。

Web会議を成功に導くために準備しましょう！

今回は、Web会議を成功に導くための準備や実施のポイントについて紹介しました。

Web会議は対面の会議と異なり、どうしても相手の表情や反応が見えづらくなります。実施前にしっかり準備するとともに、やり方をあらかじめ決めておき、スムーズな進行を心がけましょう。

もちろん、職場やチームによってやり方はさまざまです。紹介した内容を参考に、より効果的なWeb会議を目指してください。

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本記事で紹介したように、Web会議のやり方には一定のルールが必要だったり、参加側にも慣れが必要となるでしょう。

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