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Web会議の仕組みについて今さら聞けない基本を解説

Web会議の仕組みについて今さら聞けない基本を解説

新型コロナウイルスの影響を受けて、日本でも三密(密閉・密集・密接)を避けるための取り組みがおこなわれています。その一環として注目されているのが、インターネットによる遠隔コミュニケーションを実現したWeb会議システムです。
対面でのコミュニケーションをなるべく控えなければならない現在、遠く離れた人とやり取りできるWeb会議の需要は急速に高まっています。
新型コロナを機にWeb会議を開始した企業も多いです。しかし、「必要に迫られて導入したものの、じつは基本的なところがわかっていない・・・」という人も少なくないでしょう。

そこで今回は、今さら人には聞けないWeb会議の仕組みや基本について、わかりやすくまとめました。

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三密対策に大活躍!Web会議の仕組み

Web会議とは、インターネットに接続したパソコンやスマートフォン、タブレットなどを利用して、離れた場所の相手と音声や映像をやり取りするオンライン会議のことです。
データ化した映像・音声を送受信し、相手の顔を見ながらリアルタイムで対話することができます。

ADSLが主流だった頃はデータの通信速度が遅く、映像の乱れや、音声のタイムラグなどの問題が少なくありませんでした。
大容量のデータ通信が可能な光回線や4G・5Gが流通した現在では、高画質・高音質でスムーズなコミュニケーションが可能です。

リアルタイムのコミュニケーションを実現した映像・音声処理技術

Web会議で対面コミュニケーションとほぼ変わらないスムーズなやり取りができるのは、通信ネットワークだけでなく、映像・音声処理技術も向上しているためです。
映像・音声データは一般的なテキストデータよりも容量が大きく、オンライン上で頻繁にデータ通信をおこなうと、通信帯域に負荷がかかってしまいます。
通信帯域に過剰な負荷がかかると、通信速度が大幅に低下します。Web会議でスムーズなやり取りができなくなるのはもちろん、インターネットを利用した業務に支障が出る恐れがあるのです。

そこでWeb会議システムでは、通信帯域に過剰な負荷がかからないよう、映像や音声データを圧縮してから送信する仕組みを導入しています。
圧縮されたデータは元のデータよりも容量が小さくなるため、大容量の映像・音声データをリアルタイムでやり取りしても通信帯域に大きな負荷をかける心配がありません。

ちなみに、Web会議に利用されている圧縮方法は不可逆圧縮という方法が利用されており、元のデータから比較的重要ではないデータを削除することで高い圧縮率を実現しています。
この圧縮の方法は、Web会議だけではなく、テレビや音楽・動画配信サービスと同じ仕組みを利用しています。

Web会議に用いられるコーデック

コーデックはデータ通信技術の向上を目指して進化してきました。現在はH.264と呼ばれるコーデックが主流です。
別名「MPEG-4 AVC」といい、従来のMPEG-2と同じ画質を保ちながら、データ容量を約半分に圧縮できます。

音声コーデックには、MPEG-2または4の動画データに含まれる音声データの標準圧縮方式のひとつである「AAC」が広く用いられています。
同じ音声データ圧縮技術である「MP3」に比べると、同程度の音質なら1.4倍高い圧縮率を実現しており、通信帯域への負荷をより軽減できます。

Web会議の接続形態

Web会議では、ユーザーがパソコンやスマートフォンなどの端末を通してサーバーにアクセスする「サーバー&クライアント形式」が採用されています。
Web会議の接続形態は、サーバーの構築場所と管理者によって「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に分かれます。

オンプレミス型

サーバーを社内に設置し、自社で管理するタイプのWeb会議システムです。
自社の利用スタイルやネットワーク環境、セキュリティポリシーなどに合わせて自由にカスタマイズできます。
また、外部ネットワークへの接続をしないという環境構築も可能で、外部からのセキュリティリスクを抑えることもできます。

ただ、社内にサーバーを設置するには多額のコストがかかるため、初期導入時はまとまった費用を用意しなければなりません。
また、自社でサーバーを管理・運用するためには、相応の知識と技術を備えた専門スタッフの配置が必要です。

クラウド型

システムの製造元が提供するサーバーにアクセスするタイプのWeb会議システムです。
ユーザーはソフトのインストールやネットワーク設定などをおこなうことなく、インターネットに接続するだけで必要なときに必要なサービスを利用することができます。
毎月一定の利用料を支払い、サーバーの運用や管理を製造元に委託します。自社で管理・メンテナンスする必要がなく、手軽に導入・利用できることが利点です。

サーバー設置にかかる初期費用を節約できるところも魅力です。
ただし、セキュリティは製造元に依存するため、クラウド型のWeb会議システムを導入する際は、性能や機能を十分比較して検討する必要があります。

Web会議の主な機能

Web会議で利用できる機能はシステムごとに異なります。とくに無料版と有料版ではWeb会議システムの性能・機能に大きな差が出るため、注意しましょう。
自社のニーズや目的、活用シーンに合ったシステムを導入することが大切です。

ここでは、Web会議で利用できる基本的な機能と特徴をまとめました。

映像・音声データ通信機能

Web会議システムの主軸となる機能です。
コーデックで映像・音声データを圧縮・復元し、離れた場所にいる相手の顔を見ながら、音声通話をおこなうことができます。
電話とは異なり、相手の表情や仕草などを見ながら通話できる点がメリットです。

また、サンプルを相手に見せたいときなどは、画面越しに実物を見せたり、使い方をレクチャーしたりすることができます。

画面・ファイルの共有機能

Web会議には、参加メンバー同士で画面やファイルを共有できる機能が備わっています。
通常、画面には各自のカメラの映像が表示されています。画面共有機能を利用すれば、自分の端末の画面をほかのメンバーの画面に表示させ、共有することが可能です。

また、テキストファイルや画像ファイルなどをWeb会議中にメンバーへ一斉送信することもできます。全員が同じ資料を見ながら会議に参加できる点がメリットです。
もちろん、ファイルは圧縮された状態で送受信されるため、サーバーに過度な負荷はかかりません。

録音・録画機能

Web会議を録音・録画して、データとして保存することができます。
録音・録画データは議事録として活用できるほか、会議に参加していないメンバーにデータを配信して情報を共有することも可能です。
録音・録画のタイミングは自由で、いつでも開始・停止できます。

テキストチャット機能

文字のみでメッセージのやり取りをおこなうことができます。
映像や音声はオフにできるので、出先や移動中など、映像や音声を発信しにくい状況でもWeb会議に参加できます。

ホワイトボード機能

メンバー同士で共有した画面に、各々がメッセージを書き込んだり、画像を貼り付けたりできる機能です。
対面会議で用いられるホワイトボードのように、リアルタイムで情報を追加・削除できます。
メンバー同士で共同作業をしたり、テーマを設けてディスカッションしたりするときなどに便利です。

メンバー招待機能

会議室(ルーム)のURLを送信することで、特定のメンバーをWeb会議に招待できます。
招待されたユーザーは、教えられたURLにアクセスするだけでWeb会議に参加できます。必要なときに会議室を開設し、すばやくメンバーを招集できる手軽さが魅力です。

セキュリティ機能

Web会議でやり取りする情報の漏洩を防ぐための機能です。
具体的な機能はシステムによって異なります。たとえば、Web会議上でやり取りしたデータの暗号化や会議室(ルーム)のIDおよびパスワード設定、Web会議に参加できるIPアドレスの制限といった機能が備わっています。

Web会議システムについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

【2021年版】Web会議システムのおすすめ13種を目的別に紹介 | Calling[コーリング]
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導入方法や費用、通信品質を比較!Web会議とテレビ会議の違い

導入方法や費用、通信品質を比較

非対面のコミュニケーションツールとして、Web会議とよく比較されるのがテレビ会議システムです。
テレビ会議は専用機器を用いて、遠隔地と映像や音声のやり取りをおこないます。
相手の顔を見ながら音声通話できるところはWeb会議と共通しています。しかし、導入方法や費用、通信品質などを比較すると、いくつかの相違点があるため、注意しましょう。

1. 導入方法の違い

テレビ会議を始めるには、本体やモニター、スピーカーなどがセットになった専用機材を導入・設置する必要があります。
専用機材の価格はメーカーや機種によって異なりますが、設置する部屋1カ所につき、50万円~100万円程度がおおよその相場です。
また、複数地点と接続する場合はMCUと呼ばれる他拠点接続装置を別途導入する必要があります。

Web会議は、仕事やプライベートで使用しているパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を利用できるため、専用の機器を購入・設置する必要がありません。
クラウド型のWeb会議なら、ソフトウェアのインストールやサーバーの設置などの工程も省けるため、短時間で簡単に導入することができます。

2. 導入までにかかる期間の違い

テレビ会議の場合、専用機器を搬入し、必要に応じて設置工事をおこなわなければならないため、導入するまでに日数がかかります。

一方、クラウド型のWeb会議は専用機器の設置工事や、ソフトウェアのインストールなどが必要ないため、申し込みから導入までにほとんど時間がかかりません。

3. 通信品質の違い

テレビ会議では、映像・音声データの送受信に特化した専用機器を使用するため、通信品質が高いです。高画質・高音質でコミュニケーションを取れる点は大きな魅力といえるでしょう。
また、テレビ会議では拠点同士をダイレクトにつなぐ「P2P(ピアツーピア)方式を採用しています。サーバーへのアクセス集中による渋滞が起こりにくく、国外や複数拠点とのやり取りもスムーズです。

Web会議の画質・音質はテレビ会議に比べるとやや劣ります。しかし、最近は通信技術やコーデックの進化により、テレビ会議と遜色のない映像・音声データ通信が可能となっています。

4. コーデックの違い

テレビ会議では、専用の機器を使用してデータの圧縮・復元をおこなう「ハードウェアコーデック」を導入しています。
専用の集積回路で圧縮・復元をおこなうため、非常に処理能力が高く、スピーディで確実なデータ処理をおこなえます。操作が簡単で、システムエラーなどが起こりにくいことも利点です。
ただし、本体価格が高く、日々進化するコーデックに対応しにくいところは難点です。

一方、Web会議で用いられるソフトウェアコーデックは、処理速度こそテレビ会議システムにやや劣ります。しかし、専用機器を必要とせず、手軽に導入できるところが最大のメリットです。
プログラムの入れ替えも容易で汎用性が高く、技術の進歩にも柔軟に対応できます。

5. 機能の違い

テレビ会議でやり取りできるのは、原則として映像・音声データのみです。
事前に情報を共有したい場合は、メールなどであらかじめ資料を送っておく手間が発生します。

Web会議は端末の機能やインターネットを利用することで、会議中でもメンバー間でファイルや画面を共有できます。
システムによってはホワイトボード機能など便利な機能も搭載されており、ニーズや目的に合わせて多彩なコミュニケーションを取ることが可能です。

6. 利用場所の違い

テレビ会議は専用機器を設置した部屋でしか利用できません。会議に合わせて、テレビ会議用のスペースに移動する必要があります。

一方で、Web会議はインターネットが可能な環境と端末があれば、いつでもどこでも会議を開設・参加することが可能です。

7. シチュエーションの違い

テレビ会議では大画面モニターと専用の広角カメラを利用するため、広い範囲をモニターに映し出すことができます。
そのため、グループ対グループなど、大人数でおこなう会議に適しています。

Web会議は、基本的に1つの端末につき1人のユーザーが会議に参加する仕組みです。
各々が自社もしくは製造元のサーバーにアクセスしてサービスを利用する「サーバー&クライアント」方式を採用しており、複数人が同時に会議へ参加できます。
ただし、カメラ画像は分割表示されるため、参加するメンバーが多くなると一人ひとりの表情は見づらくなります。
多彩な画面表示をおこなえるWeb会議システムを導入すれば、現在話している人を大きく表示したり、特定の人を固定表示したりすることも可能です。

8. 費用の違い

テレビ会議では、専用機器を購入したり、設置工事をおこなったりしなければならないため、初期費用が高額になりがちです。
月額費用はかかりませんが、定期的に機材を保守点検しなければならないため、別途メンテナンス費用が発生します。
また、機材が古くなったり、故障したりしたときは、買い換えの費用もかかります。

一方、Web会議はパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末さえあれば、新たに通信用の端末を購入する必要がありません。
クラウド型なら製造元が提供するサーバーにアクセスするだけなので、初期費用も最小限に抑えられます。月額費用はかかりますが、システムメンテナンスやアップデートは製造元に委託できるため、保守にかける手間とコストの削減が可能です。
オンプレミス型の場合は、コスト面はテレビ会議と共通する点があります。高額なサーバー設置費用がかかる、月額費用は不要だが保守点検が必要といった点に注意しましょう。

9. セキュリティの違い

テレビ会議で映像・音声通信をおこなう場合は、データはすべて暗号化されます。
暗号化の解除に必要となるキーを拠点同士で直接交換するため、第三者にデータを盗み見られるリスクが少ないといわれています。

一方、クラウド型のWeb会議はサービスを利用するにあたり、外部サーバーに接続しなければなりません。セキュリティ面はテレビ会議にやや劣るといえるでしょう。
ただし、有料版のWeb会議システムの場合、データの暗号化をはじめ、接続IP制限やルームのID・パスワード設定など、独自のセキュリティシステムが設けられてることが多いです。
セキュリティシステムそのものは製造元に依存するので、サービスごとに安全性に差はあります。セキュリティ強化に力を入れている製造元を選べば、安全にシステムを利用できるでしょう。
なお、オンプレミス型のWeb会議なら、自社内にサーバーを設置するので、テレビ会議に劣らないセキュリティを確保できます。

以上、テレビ会議とWeb会議の違いを9つのポイントにわたってご紹介してきました。
それぞれの特徴を踏まえ、利用シーンやニーズを以下の表にまとめました。

比較項目Web会議テレビ会議
利用シーン・課内やプロジェクトチーム内など、少人数での会議・打ち合わせ
・人事担当と就職希望者によるマンツーマンの採用面接
・取引先との打ち合わせ・商談
・出先・移動中からの社内への報告・連絡・相談
・本社と支社など、大人数同士での会議
・社員研修、セミナー
・海外拠点とのコミュニケーション
ニーズ・初期導入費を抑えたい(クラウド型)
・保守点検を委託したい(クラウド型)
・今すぐWeb会議を始めたい(クラウド型)
・少人数でのやり取りがメイン
・資料などのファイルを共有したい
・画面上で共同作業をしたい
・場所を問わず、いろいろな場所から利用したい
・大人数同士で会議したい
・より高画質・高音質でやり取りしたい
・国内外の拠点とコミュニケーションを取りたい

テレビ会議とWeb会議ではメリットやニーズに違いがあります。
新型コロナウイルス対策などを目的としてテレワークを導入するのなら、専用機器いらずで手軽に遠隔地とのコミュニケーションが取れるWeb会議システムの利用がおすすめです。

Web会議システムの導入メリット

Web会議システムの導入メリット

Web会議は新型コロナウイルスの流行をきっかけとして、日本で広く普及しました。「三密対策に効果的」というイメージをもっている方も多いでしょう。
しかし、新型コロナウイルスが流行する前から、政府は働き方改革の一環として、Web会議を利用したテレワークの導入を推進してきました。
政府によると、テレワークは「社会、企業、就業者の3方向にさまざまな効果(メリット)をもたらすもの」であり、かねてより国が進めてきた一億総活躍、女性活躍の推進に役立つワークスタイルとされています。[注1]

ここでは、Web会議システムを導入するメリットを8つ紹介します。

1. すばやく情報共有、意思決定できる

従来の対面会議では、会議室のセッティングや資料の作成・コピーなど、会議のための準備に手間と時間がかかります。
Web会議なら、そもそも会議室を準備する必要がありません。それぞれ自宅などからサーバーにアクセスするだけで、すばやく会議を開くことができます。
必要なときにメンバー同士で情報を共有したり、議論をまとめて意思決定をおこなったりできるので、業務にかかる時間を短縮できます。

2. スケジュール調整が不要

対面会議では、前もってメンバー全員に「◯月◯日◯時に会議室へ集合」と会議の予定を伝えるのが一般的です。
先約や出張による不在など、個人の都合によってなかなか予定が合わないこともあるでしょう。

Web会議なら、インターネットがつながる環境であれば出先や移動中からでも参加できます。
また、手軽に参加・退出できるので、すき間時間に少しだけ参加するなど、シチュエーションに合わせて柔軟に対応できます。
不参加の人や途中退出した人の情報共有も容易です。Web会議の録音・録画機能を活用すれば、後から会議の内容を見直すことができます。

3. 業務にかかるコストを節約できる

従来の会議では、資料に使用する用紙代やインク代、コピー代がかかったり、社内に会議室がなければ別途部屋をレンタルする費用がかかったりします。

Web会議の場合、事前に紙の資料を作成・コピー・印刷する必要はありません。
ファイル共有機能を使えば、インターネットを通じて資料データをメンバー全員で共有することができます。
また、インターネット環境下であれば、場所を問わずWeb会議に参加が可能です。
会議室を借りるレンタル費も削減できるでしょう。
Web会議システムを取引先との営業や打ち合わせなどに活用すれば、交通費や出張費、宿泊費などの経費も節約できます。

4. 優秀な人材を確保しやすくなる

生産年齢人口が年々減少している現代日本では、優秀な働き手を確保することは企業にとって最重要項目のひとつといえます。
オフィスで働くとなると、求人広告を出すエリアは多くの場合、通勤しやすい範囲に限定されてしまいます。

Web会議システムを導入すれば、オンライン上で所属する会社とコミュニケーションを取りつつ、日常業務を在宅でこなす完全テレワークを実現可能です。全国各地から人材を募集することができるでしょう。
また、離職防止の効果も期待できます。
Web会議システムを活用し、柔軟に対応できる労働環境を整備すれば、優秀な人材の離職を防げるかもしれません。

5. ビジネスチャンスが広がる

全国各地に拠点をもつ大企業と異なり、中小企業が新規販路を開拓する場合、遠方まで出向いて担当者とコンタクトを取らなければなりません。
ときには何度も足を運んでプレゼンテーションをしたり、打ち合わせをしたりしなければならなりません。
人手不足やコストの問題から、なかなか販路を開拓できない企業もあるでしょう。

Web会議を利用すれば、国内はもちろん、海外にいる相手ともリアルタイムにコミュニケーションを取ることが可能です。より多くのビジネスチャンスをつかみやすくなるでしょう。

6. コミュニケーションを活性化できる

企業の組織力を高めるには、社員一人ひとりが同じ方向を向き、協力して業務に取り組む必要があります。
しかし、社員全員が集まって会議やディスカッションをおこなうには、ある程度まとまった時間が必要です。社内会議は週に1回、あるいは月に1回というところも少なくありません。Web会議なら、会議室の開設からメンバーの招集までを簡単におこなえます。
また、どこにいても参加できるため、従来の会議よりも気軽にコミュニケーションを取りやすい点もメリットです。
社員同士のつながりが強固になれば、企業の組織力向上に欠かせない一体感を生み出すことができるでしょう。

7. 責任者・担当者とすぐにコンタクトを取れる

外出や出張などで責任者や担当者が不在のときは、クレームやトラブルへの対応が遅れることがあります。
電話ならすぐにコンタクトを取ることも可能ですが、音声通話だけではなかなか要領を得ず、伝達ミスや誤解を招きがちです。

Web会議なら、電話感覚で簡単に担当者・責任者とコンタクトを取れるうえ、直に顔を見ながら対話できるので、不慮のトラブルにも迅速に対応しやすくなります。
場合によっては、トラブル相手とWeb会議を通じて直接話してもらうこともできます。責任者不在のリスク軽減にも役立ちます。

8. 災害時でも迅速に対応できる

万が一、地震などの災害が発生したときは、電気やガス、水道などのライフラインが遮断される可能性があります。
停電しても携帯電話は利用可能ですが、災害時は回線がパンクしてしまいがちです。

インターネットの場合、もともと大勢の人が一斉に接続することを想定しているため、災害時でも回線が混雑しにくい傾向にあります。
インターネットを利用するWeb会議なら、災害時でも拠点間で安否確認をおこなったり、社内の被害情報をすばやく共有したりできるため、災害対策の強い味方になります。
ライフラインが遮断されるような大きな災害でなくても、たとえば台風や大雪で通勤が困難な場合は、Web会議システムの利用により、安全な自宅での業務が可能となります。

Web会議システムの導入方法

Web会議システムの導入方法

Web会議システムを初めて導入するときは、必要な設備を整えたうえで、製造元が提供するサービスのなかから自社に合ったシステムを選ぶ必要があります。
設備に関しては、オンプレミス型・クラウド型、無料版・有料版にかかわらず、必ず用意しなければならないものがいくつかあります。
まずは必要最低限の設備を整えるところからスタートしましょう。

Web会議システムの導入に最低限必要なもの

Web会議システムを利用するには、ネットワーク環境とインターネットに接続するための端末が必要です。
カメラやマイクが内蔵されている端末なら上記2つを用意するだけでWeb会議を始められます。
ただし、機種によっては別途Webカメラやマイクなどを準備しなければなりません。

社内で利用している端末やネットワーク環境については企業ごとに異なります。
以下を参考に、どんな設備が必要なのかチェックしておきましょう。

1. Web会議で利用する端末

インターネットに接続できるパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を用意します。
Web会議は、処理速度が端末のCPUに依存するソフトウェアコーデックを採用しています。新たに端末を購入する場合は、なるべく高性能な機種を選ぶのがおすすめです。

また、Webカメラやマイクが内蔵されているかどうかも忘れずにチェックしておきましょう。
すでに社内でパソコンやスマホなどの端末を利用している場合は、新たに購入する必要はありません。

2. インターネット環境

Web会議でやり取りする映像データや音声データは容量が大きいので、スムーズにコミュニケーションを取るには光回線の導入が不可欠です。
光回線の導入には回線工事が必要です。新たにインターネットを引く場合や、ADSLからの乗り換えが必要な場合は、手続きを優先的に進めておきましょう。

3. Webカメラ

端末にWebカメラが内蔵されていない場合、外付けのWebカメラを用意する必要があります。
Web会議に個人参加する場合は、基本的な機能を備えたコンパクトでシンプルなWebカメラで十分です。
ただし、1つの端末を使って複数人が参加する場合や、研修・セミナーなどをおこなう場合は、画角が広い広角レンズのWebカメラを選びましょう。
採用面接など、相手の顔や表情をよりクリアに見たいときは、高画質カメラの利用がおすすめです。

4. ヘッドセット、マイクスピーカー

マイクが内蔵されていない端末を利用する場合は、ヘッドセットまたはマイクスピーカーを準備します。
ヘッドセットとは、イヤホンとマイクが一体型になったツールのことです。ヘッドセットを使用することで、音の聞き取りと発声がよりクリアになります。
また、複数人で参加する場合や、研修・セミナーなどで利用する場合は、マイクとスピーカーが一体になったマイクスピーカーを設置しましょう。

Web会議に必要なものについて、こちらの記事でも詳しく解説しています。

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Web会議システムを導入するまでの流れ

必要な設備を揃えたら、いよいよWeb会議システムの導入を開始します。
Web会議システムは複数の製造元から提供されていますが、基本的な導入方法や流れはさほど大きく変わりません。
ここでは、Web会議システム導入の基本的な流れをご説明します。

1. 製造元に問い合わせ・資料請求をおこなう

自社に導入するWeb会議システムの候補を決めたら、まずは製造元の公式サイトなどから、システムに関する問い合わせや資料請求をおこないましょう。
拠点の数や拠点ごとの参加人数、予算、利用シーンなどをあらかじめ伝えておくと、ニーズに合ったプランを提案してくれます。

2. 無料トライアルの利用

Web会議システムによっては、契約前にシステムをお試しできる無料トライアルが用意されています。
無料トライアルは利用日数に限りがあるほか、一部機能が制限されている場合がありますが、基本的な機能やレイアウトを実際に確かめることができます。
とくに初めてWeb会議システムを導入する場合は、Web会議を体験するよい機会です。積極的に活用しましょう。

無料トライアルは電話で申し込むか、またはホームページに設置されている専用フォームに必要事項を入力すれば利用できるようになります。

3. 打ち合わせ・見積もり作成

本契約に向けて担当者と打ち合わせをおこない、見積もりを作成します。
利用プランはシステムによって異なります。問い合わせの時点で伝えたニーズや用途をベースに、自社に合ったプランを選びましょう。

4. 申し込み・契約

利用プランが決まったら正式に申し込みをおこない、製造元と契約を締結します。
契約後、製造元からライセンスキーが発行され、Web会議システムの利用がスタートします。

5. 社内にWeb会議システムの導入を通達する

社内でWeb会議システムの導入について説明し、利用を促進します。
設定や操作方法などでわからないことがあれば、製造元のカスタマーサポートなどに問い合わせれば、適切なアドバイスをもらえます。

Web会議システム導入のポイント

Web会議システム導入のポイント

Web会議システムはさまざまな製造元から提供されており、それぞれ機能や利用料金、特徴が異なります。
導入するシステムは慎重に検討すべきです。自社のニーズや用途に合わないシステムを導入すると、Web会議で不便を感じたり、必要以上のコストがかかったりする恐れがあります。

Web会議システム選びで失敗しないよう、導入時に押さえておきたいポイントを6つご紹介します。

1. 自社のニーズや用途、利用シーンを明確にする

Web会議システムの機能やサービスは多種多様です。マンツーマンの対話に特化しているものもあれば、複数のメンバーと共同作業やディスカッションをおこなえるものもあります。
基本的には、シンプルな仕組みのものほど低コストです。なかには無料で利用できるシステムもありますが、一度に参加できる人数が少なかったり、1回あたりの利用時間が制限されていたりするものがほとんどです。

「Web会議システムがどんなものか試してみたい」「マンツーマンでの短時間利用がメイン」という場合は無料版、「社員同士のコミュニケーションを活性化したい」「従来の会議の代わりにWeb会議を活用したい」などのニーズがある場合は、有料版をおすすめします。
ただし、有料版でも、システムやプランによって機能やサービスが大きく異なります。
まずは自社のニーズや用途、利用シーンについて話し合い、「どんなWeb会議システムが理想なのか」を明確にしましょう。

2. 使い勝手の良さを確認する

Web会議システムのメリットは、必要なときにすぐ会議を開き、ディスカッションをおこなえるところです。
会議を開設するのに複雑な手順を踏まなければならなかったり、レイアウトが見づらかったりするシステムは、社内での普及を妨げる要因になります。
とくに初めてWeb会議システムを導入する場合は、初心者でも直感的に操作できるような使い勝手の良いシステムを選ぶことが大切です。

シンプルなシステムほど使いやすいと思われがちですが、多機能でも利便性の高いシステムはたくさんあります。
イメージだけにとらわれることなく、無料版やトライアルを利用して実際に使い勝手を確かめてから判断しましょう。

3. 既存の設備を使う場合は対応OS・端末をチェック

すでに社内でパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末を利用している場合、新たにWeb会議用の端末を用意する必要はありません。
ただし、導入するシステムによっては、対応するOSや端末が制限されている場合があります。
たとえばMacOSのパソコンを利用している場合、WindowsOSにしか対応していないシステムを導入することはできません。

また、多くのWeb会議システムでは、専用アプリをインストールすることでiPhoneやiPad、Androidスマホなども利用できるようになります。しかし、対応範囲はシステムによって異なります。
とくに出先や移動中でもWeb会議に参加したいという場合は、さまざまなOS・端末を利用できるマルチデバイス対応のシステムを選びましょう。

4. セキュリティがしっかりしているシステムを選ぶ

Web会議ではネットワークを介して映像・音声データやファイルをやり取りするため、情報漏洩のリスクはゼロではありません。
とくに外部サーバーにアクセスして利用するクラウド型のWeb会議を導入する場合は、社内にサーバーを設置するオンプレミス型よりリスクが高いです。セキュリティの強度を優先的にチェックしましょう。

データの暗号化のほか、第三者に推測されにくい会議室のURLを採用したり、アクセス元のIPアドレスに制限をかけたりする機能が備わっているものをおすすめします。
また、端末からアクセスするクラウドサービス自体の信頼性を確かめておくことも大切です。

5. サポート体制が整っているシステムを選ぶ

初めてWeb会議システムを利用するなら、導入から設定、操作、運用方法に至るまで、全面的にサポートしてくれる製造元を選びましょう。
とくに重視したいのは障害等のトラブル時の対応です。
クラウド型の場合、アクセス先のサーバーに障害が発生すると、Web会議そのものの利用が不可能になります。
障害発生から復旧までに時間がかかると業務に支障を来す恐れがあります。
よって、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかを入念にチェックしましょう。

6. 無理なく続けられるかどうかも大事

Web会議システムは基本的に長期間利用することを前提としています。コスト面で無理なく続けていけるかどうかも重視しなければなりません。
たとえばオンプレミス型の場合、月額費用はかかりませんが、自社サーバーの設置や保守点検などに多額の費用がかかります。
一方、クラウド型は少ないコストで始められるところや、自社メンテナンスの必要がないところが利点です。しかし、一定の月額費または年額費を支払い続けなければなりません。

Web会議は会議にかかるコストや、遠方に出向く交通費・出張費などを節約できるのが利点です。しかし、導入費や維持費が経営を圧迫しては本末転倒です。
Web会議を導入することによって得られるメリットと、導入・維持にかかる費用をしっかり把握し、コストに見合った効果があるかどうか、無理なく続けていけるかどうかを慎重に見極めましょう。

Web会議は業務効率化やコスト削減に役立つ画期的なシステム

インターネット環境下なら、いつでもどこでも会議に参加できるのが、Web会議システム最大の利点です。
従来の働き方や会議形式にとらわれない、新しいワークスタイルの実現につながる画期的なツールといえるでしょう。
映像や音声のみでやり取りするテレビ会議に比べると、ファイルや画面の共有、ホワイトボード機能、テキストチャット機能など、多彩な機能が備わっています。
利用シーンや用途に応じて、さまざまな形でコミュニケーションを取ることが可能です。

同じWeb会議システムでも、無料版と有料版、オンプレミス型とクラウド型など、導入方法や費用、機能などに違いがあります。
自社のニーズや用途を明確にしてから、適切なシステムを選択しましょう。

[注1]テレワークの推進|総務省

国産・安心のWeb会議システム

数あるWeb会議システムの中から自社にあったWeb会議システムを見つけるのは大変です。いろいろな選定ポイントはあるものの最終的には、システムに不慣れなメンバーでも使いやすいWeb会議システムを選ぶべきでしょう。

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