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Web会議に参加可能な人数は?少人数・大人数それぞれのポイント

Web会議に最適な人数

Web会議システムは個人のPCから接続できるため、場所を選びません。大規模なWeb会議も手軽に開催することが可能です。

Web会議は、一度にどれくらいの人数が参加可能なのでしょうか。
この記事では、Web会議に参加可能な人数の目安や、Web会議システムを使った少人数・大人数でのミーティングのポイントをそれぞれ解説します。

Web会議に参加可能な人数は・・・

Web会議システムを導入すれば、大人数でのミーティングや、複数拠点を結ぶ大規模なオンライン会議が簡単に実現します。
同時に150~250以上の拠点をWeb会議システムで結ぶことができ、全国的な会議にも対応可能です。
なお、Web会議に参加可能な人数は、利用するWeb会議システムの「同時接続可能人数」によって変わります。

Web会議システムは1対1での面談や商談から複数拠点を結ぶ報告会まで、さまざまなビジネスシーンに活用することが可能です。
製品によっては、多人数の参加者を相手に映像を配信する機能を持ったものもあります。
なお、同時接続可能人数はシステムによって異なります。したがって、Web会議を開催する際は、参加人数に合ったシステムを選ぶことが大切です。

参加人数会議の種類
1対1オンライン面接、オンライン商談、カスタマーサポート(CS)など
数名程度小規模ミーティング、チーム会議、社外との打ち合わせなど
30名程度複数拠点を結ぶ報告会、研修、ウェビナー、プレゼンなど
30名以上講演会、イベントなど

Web会議に少人数で参加するときの3つのポイントや注意点

Web会議に少人数で参加するときの3つのポイントや注意点

Web会議の参加人数は目的によって異なります。たとえば、1対1でのオンライン面接・商談やカスタマーサポート、数名程度の参加者でおこなうチーム会議や打ち合わせなど、Web会議の規模はさまざまです。

Web会議の規模によらず、少人数でのWeb会議にはいくつか共通した注意点があります。
Web会議に少人数で参加するときに気をつけたいポイントを3つ解説します。

1. カメラを使用し、参加者の表情が見えるようにする

少人数でのWeb会議では、参加者同士の密なコミュニケーションが生まれるかどうかが重要です。
Web会議に参加するときは、なるべくWebカメラを使用し、参加者同士の表情が見えるようにしましょう。

音声だけのWeb会議は、相手の反応と理解度がわかりづらいです。重要な情報が相手にうまく伝わらなかった場合、業務に影響が出る恐れもあります。

Webカメラを使用すれば、参加者の笑顔やうなずきなどが見えるようになるため、相手のリアクションを見ながら会議を進行できます。
少人数でのWeb会議だからこそ、お互いのリアクションが見えるような工夫をしましょう。

2. 資料共有機能を活用し、会議を効率化しよう

Web会議の資料共有機能を活用すれば、オフラインでおこなう会議と同じように資料で説明したり、資料に書き込んだりしながら、効率的に会議を進められます。
参加者が互いに意見を交わす必要のある少人数のWeb会議だからこそ、音声だけでなく手元の資料ファイルも活用しながら、円滑に会議を進行しましょう。

Web会議の資料共有機能には、たとえば以下のような種類があります。

機能できること
ファイル共有機能資料のファイルを参加者の端末に送り、閲覧してもらうことができる
アプリケーション共有機能資料のファイルがある場所にアクセスすることで、双方向から編集操作できる
ホワイトボード機能ソフトウェア上に共通のホワイトボードを用意し、参加者に自由に書き込んでもらうことができる

3. Web会議ならではのビジネスマナーを守ろう

オンラインでおこなうWeb会議では、オフィスでの会議とは異なるビジネスマナーが求められます。
少人数での会議では、円滑なコミュニケーションが取れるような工夫が必要です。

Web会議に参加するときは、次のようなルールを守りましょう。

  • 自分以外の人が発言しているときは目線をカメラに合わせる
  • 雑音などが聞こえる場合は、「マイクがオフになっている方はいませんか」「よく聞こえなかったのでもう一度お願いします」など、お互いに声を掛け合う
  • 発言するタイミングが重なった場合は「次に話すのでお先にどうぞ」と譲り合う

上記で紹介したWeb会議のビジネスマナーはあくまでも一例です。
少人数のWeb会議だからこそ、参加者に不快感を与えないよう相手への配慮が求められます。

Web会議でのマナーについて、こちらの記事でも詳しく解説しています。

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Web会議に大人数で参加するときの2つのポイントや注意点

Web会議に大人数で参加するときの2つのポイントや注意点

複数拠点を結ぶ報告会、大人数が参加する研修、ウェビナー、プレゼンの配信など、Web会議システムがあれば大規模なオンライン会議も実現できます。
しかし、大人数が参加するWeb会議では、参加者が快適に発言できるよう、事前に運用ルールを決めるなどの工夫が必要です。

また、大規模なオンライン会議はネットワークにかかる負荷が大きいため、ICT環境の整備も欠かせません。
ここでは、Web会議に大人数で参加するときのポイントや注意点を2つ紹介します。

インターネット環境によっては、映像や音声の品質が低下する場合がある

Web会議システムの同時接続拠点数が増えると、参加者の端末(PCやタブレットなど)や、インターネット回線に大きな負荷がかかります。また、電波状況が悪い、回線の品質が低いなどの理由でインターネットにつながりづらいケースも多いです。

とくにウェビナーやプレゼンの配信をおこなう場合、事前にテストを実施するなどして、どのくらいの負荷がかかるか確認することが大切です。
また、Web会議システムによっては、通信遅延や音声の途切れが起きにくい製品もあります。快適にWeb会議を進めたい人におすすめです。

発言のタイミングなどの運用ルールを決める

参加人数が多いWeb会議では、1人あたりの発言時間も限られます。
また、参加者が同時に発言した場合、だれが発言しているのかわからない状況も多々発生します。

そこで、Web会議の参加人数が多い場合は、あらかじめ発言のタイミングを含めた運用ルールを整備しましょう。
代表的な例として、ホストが発言者を指名する「指名制」や、Webカメラを通じて挙手をおこなう「挙手制」などがあります。

参加者が気持ちよく発言できるよう、運用ルールの確認が必要です。

Web会議でのルールについて、こちらの記事でも詳しく解説しています。

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Web会議なら少人数から大人数まで柔軟に参加できる

Web会議システムは、1対1でのオンライン面接や商談から、大人数の参加者相手の研修、ウェビナー、プレゼンの配信まで、同時に参加できる人数を柔軟に設定することが可能です。

少人数でのWeb会議と大人数のWeb会議では、会議進行における注意点も違います。
参加者が気持ちよく発言できるよう、Web会議の参加人数に合わせて運用ルールを整備し、参加者に周知しましょう。

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