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オンライン入社式を成功させる3つのポイントと注意点を解説

オンライン 入社式

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、オンライン入社式を執りおこなう企業が増えてきています。
実際、タメニー社の調査によれば、オンライン入社式を開催した企業は2019年時点で4.5%であったのに対し、2021年は33.3%まで増加したことがわかっています。[注1]

このように近年注目を集めているオンライン入社式ですが、初めての導入では運用方法がわからず、戸惑ってしまう企業も多いかもしれません。
そこで、この記事ではオンライン入社式を成功させるためのポイントと注意点を解説します。

スムーズかつ新入社員に満足してもらえる入社式のためにも、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

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オンライン入社式を成功させるポイント

対面の入社式とは異なり、オンライン入社式はインターネットを通じて執りおこなうイベントです。
入社式は、新入社員の企業への第一印象やモチベーションを大きく左右するため、できるだけスムーズに開催することを意識しましょう。

オンライン入社式は従来の入社式とは違った準備や進行が必要になるので、成功を収めるためにはコツを踏まえて実施することが大切です。
まずは、オンライン入社式を成功させるポイントについてみていきましょう。

開催者と参加者の環境整備を念入りにおこなう

オンライン入社式を執りおこなうときは、事前に環境整備をしておくことが肝心です。
運営者側が機材やツールを準備して慣れておくのはもちろんのことですが、参加者側の環境を整えることも忘れてはいけません。

そもそもインターネット環境やPC、カメラなどの機材がなければ入社式には参加できません。
なかには自分のPCを保有しておらず、参加できる環境が整っていない新入社員もいるでしょう。

新型コロナウイルスの影響で入社後もリモートワークになる可能性が考えられるため、早めに必要な機材を支給しておいてもおおかもしれません。

目的を決めておく

入社式をおこなうときは、必ず目的を明確化しておきましょう。
なぜなら、目的ごとに最適な企画やプログラムは異なるためです。

目的プログラム
会社の一員になった実感を持ってほしい
全員顔出し、先輩社員からのメッセージを盛り込む
新入社員と先輩社員の人となりを知ってほしい一言自己紹介してもらう
社会人としての自覚を持ってほしい新入社員に決意表明してもらう

上記のように、目的を明確にしておくとプログラムの内容が決まってきます。
単に話を聞くだけの入社式は、オンラインの場合単調になりやすいため、一工夫加えるといいでしょう。

コミュニケーションが取れる工夫をする

対面の入社式の場合は、終了後に懇親会や研修などを開いて社員同士のコミュニケーションを促すことができます。
一方でオンライン入社式では、社員同士で交流を深めにくいというデメリットがあります。

そのため、コミュニケーションを取って親睦を深める工夫をすることが肝心です。

  • チャット機能を活用してリアルタイムで社員の反応が見られるようする
  • 入社式のあとにオンライン懇親会を開く

上記のような工夫をすると、オンラインでもコミュニケーションを取りやすくなります。

オンライン入社式ならではの魅力とは?

オンライン入社式ならではの魅力とは?

オンライン入社式を開催することには、対面の入社式にはない魅力が数多く存在しています。
新型コロナウイルス感染対策のために導入されるようになったオンライン入社式ですが、ほかにも以下のようなメリットがあります。

  1. 新型コロナウイルスの感染対策ができる
  2. 参加者それぞれの表情が見られる
  3. リラックスして参加してもらえる
  4. 会場を用意する必要がない

対面の入社式のように直接顔を合わせるわけではないため、お互いの安全を確保しながら参加者の様子を見れることが魅力です。
さらに主催者側は会場の設営をしなくていいため、会場や人員にかかる金銭的、時間的コストを削減できます。

オンライン入社式をおこなううえでの注意点

社会人の第一歩となる入社式は、新入社員が企業の一員としての自覚を持つために欠かせないイベントです。
そのため参加者が企業に好印象を抱き、これから頑張っていくモチベーションを持てるよう、つつがなく実施することが重要です。

ここでは、オンライン入社式をスムーズにおこなうための注意点を紹介します。「この会社に入ってよかった」と思ってもらえるように、スムーズな入社式の進行を目指しましょう。

リハーサルをおこなっておく

オンライン入社式は、対面の入社式とは異なってトラブルが生じやすいです。
あらかじめリハーサルをしておき、どのような順序で進行して、どのようなときにどのような機能を使うのかなどについて確認しておくと、初めてのオンライン入社式でもスムーズに執りおこなえるでしょう。

とくに使用機材の通信テストは念入りに実施し、当日トラブルがないように準備しておくことをおすすめします。

トラブル時の対応を決めておく

どれほどリハーサルをおこなっても、当日にトラブルが生じてしまうことはあります。
そういったときに慌ててしまわないよう、あらかじめトラブル時の対応を決めておきましょう。

  • 配信システムのトラブルが起きたときの代替ツールを共有しておく
  • カメラやマイクに問題が起きたときの対処法を調べておく

上記のようにトラブルに応じた対処法をリスト化しておくと、万が一のときも安心です。

トラブルについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

Web会議でのよくあるトラブルとその解決策を詳しく解説 | jinjerミーティング[ジンジャーミー ...
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非対面での商談、オンラインミーティング、ウェビナーの配信など、さまざまなビジネスシーンでWeb会議システムが活躍していま …
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オンライン入社式の開催に必要な準備

オンライン入社式の開催に必要な準備

実際にオンライン入社式を開催したいと考えても、慣れていないとどのように準備を進めたらいいかわかりにくいため、戸惑ってしまう企業は多いかもしれません。
オフラインの入社式とは異なった準備が必要なので、準備の内容を知って早めに備えておくことをおすすめします。

ここからは、オンライン入社式の開催に必要な準備を3ステップで紹介します。

1. 配信機材とツールを準備しておく

まずは、主催者側の配信機材とツールを用意しましょう。
必要になる機材とツールは、以下のとおりです。

必ず準備するもの・配信用PC
・Web会議システムなどの配信ツール
あると便利なもの・高画質なWebカメラ
・高音質なマイク
・照明

カメラやマイクを搭載したPCを使ってもいいですが、画質や音質にこだわる場合は専用の機材を購入しましょう。
照明があると顔が明るく見え、参加者に好印象を抱いてもらいやすくなります。

参加者が多い場合は、それに耐えられるようなインターネット回線や配信ツールを用意しましょう。

2. 新入社員の参加環境を整える

次に、新入社員の参加環境を整えましょう。
当日になって「インターネットが繋がらなくて参加できません」などと申し出があった際に対応しやすいよう、必ず早めに参加できる環境かどうかヒアリングしておきましょう。

また、あらかじめWeb会議システムなどの利用方法をレクチャーしておくことも大切です。

3. 資料やデバイスの送付

通常であれば、資料やデバイスの配布は入社式当日におこなうものですが、オンライン入社式の場合は早めに送付しておきましょう。
事前に資料に目を通したりPCのセットアップをおこなったりしておくことで、ITデバイスに疎い新入社員でもスムーズに入社式に参加できます。

もしもデバイスの配布が難しい場合は、スマートフォンやタブレットからも参加できる配信ツールを選んでおくと安心でしょう。

2021年版|オンライン入社式の事例紹介

2021年版|オンライン入社式の事例紹介

最後に、2021年におこなわれたオンライン入社式の事例を一つ紹介します。

東京都港区に本社を構えるIT企業ピーエスシー社は、Web会議システムを通じてオンライン入社式を実施しました。
昨年に引き続き2回目の開催となったオンライン入社式では、総勢55名を迎えるオープニング動画、桜満開のバーチャル背景などが用意され、暖かな雰囲気でスタートしました。

新入社員の紹介コーナーなども設け、笑顔があふれる入社式となったようです。
入社式終了後はリモート懇親会も実施し、入社後の研修に向けて結束力を強めました。

同社では、入社後も働く環境にとらわれない職場づくりを目指し、Web会議システムやチャットツールといったテレワークに必要なツールを積極的に推進しているといいます。

参考:2021年オンライン入社式を執り行いました。|PSC

オンライン入社式を成功させるカギは念入りな事前準備

オンライン入社式を成功させるためには、主催者側だけではなく参加者側の事前準備が非常に大切です。
新入社員のなかにはPCやWeb会議システムなどのツールに慣れていない人も多いため、早めに声をかけて環境の整備や使い方のレクチャーをしておきましょう。

対面の入社式とは異なり、オンライン入社式は場の空気間を感じにくかったり、コミュニケーションを取りにくかったりするといったデメリットもあります。
あらかじめ入社式の目的を明確にしておき、目的に応じたプログラムにすること、またコミュニケーションが取れる場を用意すると成功させやすくなります。

[注1]2021年の入社式、約4割がオンラインを活用 2019年の8.1%から約5倍に拡大|PR TIMES

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