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オンライン表彰式が増加中!開催の目的やおこなう際のポイントを解説

オンライン 表彰式

表彰式をオンラインでおこなう、オンライン表彰式を開催する企業が増えてきました。

これまでも表彰式を実施する企業はありましたが、感染症対策やリモートワークにより、オンラインでの開催を余儀なくされた企業も多いかもしれません。

オンライン表彰式をおこなう際は、事前に念入りな準備をして臨場感のある演出をすることが大切です。

この記事では、オンライン表彰式のやり方やポイントについて解説します。

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オンライン表彰式が注目されている背景

オンライン表彰式とは、インターネットとPCなどのデバイスを通じて遠隔でおこなう表彰式です。オンラインで開催するため、会場に社員が集まる必要はなく、自宅から参加できます。

オンライン表彰式が注目されるようになったのは、新型コロナウイルスの感染拡大により大人数が一堂に会するイベントが少なくなってからです。

社内の人間といえども、人と人との接触が多くなるオフラインの表彰式では、感染拡大の可能性は避けられません。オンライン表彰式は、蜜を避けて表彰できる開催形式になっているため、近年注目されているのです。

オンライン表彰式の開催によるメリット

感染症対策のために注目されはじめたオンライン表彰式ですが、開催にはほかにも多くのメリットがあります。
オンライン表彰式は気軽に参加しやすいうえに、社員の士気を高めたり企業と良好な関係性を構築したりできるところが魅力です。

ここからは、オンライン表彰式を開催するメリットを3つ紹介します。
メリットを知っておくとより効果的なイベントにすることも可能なので、開催前にチェックしておきましょう。

1. 社員のモチベーションが向上する

表彰式は、功績を残した社員を称えて感謝を伝える場です。
日常業務のなかで成果を褒めることも大切ですが、表彰式という特別な場で表彰されるという体験は、社員のモチベーションを向上させる高い効果があります。

表彰された社員はもちろん、それを見ている社員にもいい影響を与え、「次は自分が表彰されるぞ」とモチベーションを高める効果があります。

2. 社員教育の一環になる

表彰式は、社員教育の一環になります。
表彰式では、その人がなぜ授賞できたのか、企業が求めているのはどのような人材なのかを明確に伝えられるため、社員のスキル向上に役立ちます。

単に賞を与えるだけではなく、「どのような工夫をしたのか」といったナレッジも伝え、社内全体で共有することが大切です。
そうすることで、企業理念や経営方針に合った人材の育成が可能となります。

3. 社員と企業の関係性構築ができる

定期的に表彰式をおこなうと、企業が社員を正当に評価していることが伝わり、社員の企業に対する愛着(エンゲージメント)を上げられるというメリットもあります。
リンクアンドモチベーション社の調査によれば、エンゲージメントが高い企業は離職率が下がり、営業利益は上昇することがわかっています。[注1]

つまり、オンラインやオフラインにかかわらず、表彰式をおこなうと社員の長期的な定着や企業全体の利益向上につながります。
気軽に参加できるオンライン表彰式は、従業員と良好な関係性を構築する絶好の機会です。

エンゲージメントを高めたい企業は、積極的にオンライン表彰式を活用することをおすすめします。

オンライン表彰式を開催するための準備とやり方

オンライン表彰式を開催するための準備とやり方

オンライン表彰式をおこなう際は、対面式の表彰式とは異なる準備をしなくてはいけません。
オンラインイベントや機材に慣れていない企業にとっては、そもそも何を準備すればいいかわからず、戸惑ってしまうこともあるでしょう。

そこで、ここからはオンライン表彰式を開催するために必要な準備とやり方について紹介します。

1. 表彰式の目的と企画を決める

オンライン表彰式の効果を引き出すには、目的を決めておくことが大切です。
単に賞状を授与して終わるだけの表彰式では、従業員に何の印象も残すことができません。

目的に合った企画を盛り込み、モチベーションやエンゲージメントを高められる内容にしていきましょう。

オンライン表彰式の目的と企画の一例としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 被表彰者への称賛…直属の上司からの称賛と賞状の授与
  • 被表彰者のナレッジ共有…被表彰者のスピーチ
  • 社員のモチベーション向上…評価ポイントを簡潔に説明する

企業によって目的や最適な企画は異なり、複数の目的をもつこともあるでしょう。
いずれにせよ、目標をしっかりと設計して表彰式の流れや企画を考えれると、効果を最大化できます。

2. 実施方法を決める

表彰式の企画を決めたら、次に実施方法について考えていきましょう。
オンライン表彰式の実施方法としては、以下の3種類が挙げられます。

Web会議システムでのリアルタイム配信式Web会議システムを使い、画面共有機能などを活用して表彰式をおこなう。チャット欄を使えばリアルタイムのコミュニケーションが取れるというメリットがあるが、単調になりやすいという注意点もある。
オンデマンド方式YouTubeなどの動画配信サイトに映像をアップロードし、参加者に視聴してもらう。好きな時間に見てもらえるというメリットがあるが、臨場感や高揚感が乏しくなる。
ハイブリッド形式リアルの会場とオンラインの両方で表彰式をおこなう。生放送なので特別感や臨場感が大きく、満足度が高まりやすい。

おすすめなのは、表彰式の臨場感が伝わるハイブリッド形式です。
会場にいる参加者や被表彰者の高揚感が伝わるうえに、チャット機能を用いて歓談できるため、コミュニケーションを取りながら飽きずに表彰式に参加できます。

もちろん、感染症予防対策のためにWeb会議システムやオンデマンド形式を選択しても問題ありません。
企画や会社の状況に合わせ、自社にとって最適な方法を選びましょう。

3. 必要機材とツールをそろえる

次に、必要な機材とツールをそろえていきます。
オンライン表彰式に必要な機材は、以下のとおりです。

必ず用意しておくもの

  • インターネット環境
  • PC
  • 配信ツール

あると便利なもの

  • カメラ
  • マイク
  • 照明

カメラとマイクがついているPCとインターネット環境、配信ツールさえあればオンライン表彰式は可能です。
このように特別な準備をしなくても、オンライン表彰式は手軽に実施することができます。

より臨場感を伝えたいという場合は、専用のカメラやマイク、顔を明るく見せる照明を用意してもいいでしょう。

ただし、あまりにも高画質な映像や高音質な音声は、データ量が多くなってインターネット回線に負担がかかってしまい、タイムラグなどにつながります。
参加者のネット環境を考慮して、ほどほどの画質や音質に留めることをおすすめします。

機材について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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4. 社員への周知とリハーサル

配信ツールが決まったら、社員へ周知して参加者を募りましょう。
社内報やメール、掲示板などを利用して開催日時と参加方法を伝えます。

また、できるだけ早めにリハーサルをおこない、問題点や当日の流れを把握しておきましょう。
とくにオンラインの会議やイベントに慣れていない企業の場合、機材や配信ツールの使い方に不慣れなまま当日を迎えると、思わぬトラブルが発生することもあります。

リハーサルを通して操作方法に慣れておき、万が一のトラブルへの対処法について確認することをおすすめします。

5. 当日はリハーサルどおりに進行する

当日は早めに準備を始め、機材やツールが問題ないことを最終チェックしてから配信をスタートしましょう。
無事に配信を開始できれば、あとはリハーサルの通り進行するだけです。

当日のプログラムの一例を掲載しておくので、参考にしてみてください。

  1. オープニングムービー
  2. 開会のあいさつ
  3. 被表彰者の発表
  4. 表彰
  5. 被表彰者のコメント
  6. お祝いコメント
  7. 締めの挨拶

上記はあくまで基本の流れなので、オンライン表彰式の目的や企画に合わせて計画しましょう。

オンライン表彰式を開催する際の注意点

オンライン表彰式を開催する際の注意点

オンライン表彰式は、「表彰式をインターネットで配信するだけ」と思われることも多いですが、対面式の表彰式とは異なる注意点があります。
いつもの表彰式のように開催してしまうと、配信トラブルや参加者の離脱につながることもあるため十分に注意しましょう。

この章では、オンライン表彰式の注意点を2つ紹介します。
スムーズかつ効果的な表彰式開催のためにも、しっかりと留意しておきましょう。

配信トラブルを防ぐために事前準備をする

オンライン表彰式は、事前準備が非常に大切です。
とくに、機材や配信ツールの操作確認をしておかないと、時間になっても表彰式を始められなかったり、途中で映像が途切れたりしてしまう恐れがあります。

必ず一通りの流れをリハーサルし、どのタイミングでどのような機能を使うのかについて確認しておきましょう。

また、万が一トラブルが生じたときにどう対処するのかについても決めておくと安心です。
「代替の配信ツールを用意しておく」「画質を下げる」といった対処法があらかじめわかっていれば、慌てることなく対処できます。

開催時間を短めにする

オンライン表彰式は、オフラインの表彰式と比べると単調になりやすく、視聴者が飽きやすい傾向にあります。
表彰式は当事者にとっては名誉な場ですが、それ以外の人にとっては退屈に感じられてしまうこともあります。

したがって、長くとも1時間程度の開催を心がけましょう。
短い時間でも満足度の高い表彰式にできるよう、経営陣による長時間のスピーチは避け、被表彰者が主役になれるプログラムを作ることが大切です。

しっかりとタイムスケジュールを決めて時間を区切っておくと、不必要に長い表彰式になることを防げます。

オンライン表彰式を開催する際のポイント

オンライン表彰式を開催する際のポイント

オンライン表彰式はただ開催するのではなく、成果につながる内容にすることが重要です。
被表彰者はもちろん、視聴者にも満足してもらえる式にするためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。

最後に、オンライン表彰式を開催するときのポイントを3つ紹介します。
せっかくの場を無駄にしないためにも、オンライン表彰式を実施するときはぜひ実践してみてください。

1. なるべく多くの社員に参加してもらう

オンライン表彰式を成功させるためには、できるだけ多くの社員に参加してもらうことが肝心です。
参加者が少なく、ただ式の様子を流すだけになってしまえば、表彰式のメリットを活かしきれず、企画者の自己満足になってしまいます。

多くの社員に参加してもらうためにも、さまざまな方法でしっかりと周知しましょう。
社内メールや社員からの声掛けで何度かリマインドすることも有効です。

2. オンライン表彰式でも臨場感がある演出にする

オンライン表彰式はその場の空気感が感じられないため、臨場感に欠けてしまうというデメリットがあります。
参加者を飽きさせず満足してもらえる表彰式にするためには、臨場感を与えられる演出にすることが大切です。

  • チャット機能を活用してリアルタイムのコミュニケーションを促進する
  • 被表彰者以外の顔も映しておく
  • インタビューの時間を設ける
  • 被表彰者をサプライズ発表する

上記のような工夫をすると、オンライン表彰式でも臨場感を感じ取ってもらいやすくなります。

3. 表彰項目をバランスよく調整する

表彰式は、普段スポットライトを浴びる機会が少ない社員の功績を称える場としての役割も持っています。
営業成績1位などといった定番の表彰項目だけではなく、裏方として頑張っている従業員にも焦点を当てた表彰項目を作ると、すべての社員のモチベーション向上に役立ちます。

たとえば、電話対応数1位、事務処理スピード1位、ムードメーカー大賞など、ユニークな表彰項目を作ってみてもいいかもしれません。

気軽に参加できるオンライン表彰式なので、社員が堅苦しくならず、楽しみながら参加できる式になるよう工夫することをおすすめします。

オンライン表彰式を工夫して社員の士気を高めよう

社員の功績を称えて感謝の気持ちを伝える表彰式は、オンラインでも開催できます。
オンライン表彰式は気軽に参加してもらいやすく、モチベーションの向上や社員教育の効果が非常に高いため、積極的に活用していきましょう。

ただし対面式の表彰式とは異なり、オンライン表彰式は飽きやすかったり臨場感が伝わりにくかったりするデメリットがあります。
事前準備や企画の考案をしっかりとおこない、被表彰者だけではなく参加者も満足できる内容にすることを意識しましょう。

[注1]「エンゲージメントと企業業績」に関する研究結果を公開|リンクアンドモチベーション

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