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オンライン説明会を開催する方法やメリット・デメリットを紹介

オンライン 説明会

感染症対策や働き方の多様化の影響で、オンライン説明会を開催する企業が増えてきています。
会社説明会や決算説明会など、企業がオンライン説明会を開催する目的はさまざまですが、内容に関わらず説明会を成功させるためには、正しい開催方法を理解しておくことが重要です。

この記事では、オンライン説明会を開催する方法やメリットとデメリットについて紹介します。
説明会を成功させるポイントについてしっかりと理解し、開催を目指しましょう。

オンライン説明会とは

オンライン説明会とは、インターネットを通しておこなわれる説明会のことを指します
主催者はWeb会議システムなどを使ってオンライン上で説明をして、参加者はスマートフォンやPCを通じて内容を確認します。

近年は採用活動における会社説明会や決算説明会、顧客向けの新商品の説明会などをオンラインでおこなう企業が増えてきており、以前よりも身近な手法になってきました。

なお、オンライン説明会は以下の2種類に分類されます。

ライブ型リアルタイムで説明会を配信する。参加者の質問などにその場で答えられるため、コミュニケーションが取りやすい。
録画型事前に録画した説明会動画を配信する。繰り返し配信できて効率はいいが、リアルタイムなコミュニケーションが難しい。

それぞれが異なった特徴を持っているため、説明会の内容や開催頻度に合わせ、自社に合った配信スタイルを選ぶことが重要です。

オンライン説明会を開催するメリット

オンライン説明会を開催するメリット

新型コロナウイルス対策のために近年急激に普及してきたオンライン説明会は、主催者側にとっても参加者側にとってもメリットが豊富です。
オンライン説明会のメリットを理解しておくと、導入するかどうかの判断をしやすくなるでしょう。

ここからは、具体的なメリットについて3つ解説します。
導入を迷っている担当者は、自社にとって利益になるかどうかを考えながら読み進めていきましょう。

1. 感染症対策ができる

インターネットを通じて開催できるオンライン説明会は、感染症対策に有効です。
参加者がオフラインで一堂に会することがないため、移動時だけではなく会場におけるウイルス感染も防げます。

企業の説明会でウイルス感染者が出てしまえば、ほかの参加者に不安を与えることになり、場合によっては責任を問われることもあります。
こういったリスクを低減させられるのは、オンライン説明会の大きな利点でしょう。

2. コストを削減できる

オンライン説明会は、会場やスタッフを準備しなくても開催できるため、コストを削減できるというメリットもあります。
PCやカメラなどの機器と会議室さえあれば開催可能ということもあり、時間をかけて準備する必要がありません。

金銭的、時間的、人的コストをすべて削減できる点が大きな特徴です。

3. 幅広い地域、対象者に向けて発信できる

オンライン説明会は、インターネットとデバイスがあればどこからでも参加できるため、幅広い対象者に向けて発信できます。
遠方に住んでいる人や多忙な人にも参加してもらえるため、参加者を獲得しやすくなるでしょう。

とくに会社説明会や商品説明会などは参加者が増えれば、それだけ企業にとってのチャンスも増えることにつながります。
少人数を対象にした説明会はもちろん、大人数を対象にしたいときもオンライン説明会が最適です。

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オンライン説明会を開催するデメリット

オンライン説明会には多くのメリットがありますが、反対にデメリットもあります。
開催する際はデメリットについても理解し、それを回避できるように工夫することが大切です。

この章では、オンライン説明会で注意したいデメリットについて2つ紹介します。

ただし、オンライン説明会のデメリットは回避できるものばかりです。
説明会を成功させるポイントについては後述するので、そちらも参考にしてください。

1. 専用の機材が必要

オンライン説明会を開催する際は、専用の機材が必要になります。
PCだけではなくカメラやマイクを使って配信をおこなうため、ある程度の初期投資費用がかかることは理解しておきましょう。

また、操作方法を事前に把握していないと、当日混乱が生じる危険性がある点に注意しましょう。

ただし、一度機材を用意してしまえば何度も使うことができ、、対面の説明会と比べると準備費用は大幅に抑えられます。
操作方法についても、一度理解できれば難しいことはありません。そのため、企業にとって大きなデメリットになることはないでしょう。

機材についいて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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2. 双方向のコミュニケーションが取りにくい

オンライン説明会は、インターネットとデバイスを通して説明するという性質上、どうしても双方向のコミュニケーションが取りにくくなってしまう点に注意しましょう。
参加者の反応がわかりにくいうえに一方的な説明になりやすいため、参加者の理解度が低下したり途中退出されたりする可能性があります。

説明会の際は、PDFデータの資料を用意して事前に配布する、質疑応答の時間を作るなど、コミュニケーションを取ったり理解を促したりする工夫が欠かせません。

オンライン説明会を開催するときの準備や方法

オンライン説明会を開催するときの準備や方法

実際にオンライン説明会を開催したいと思っても、初めてではどのように準備を進めればいいのかがわかりにくいかもしれません。
オンライン説明会を開催するときの手順は、以下のとおりです。

ネットワーク環境や機材などの準備をする準備しておきたいもの
・インターネット環境
・PCやタブレットなどのデバイス
・カメラ
・マイク
Web会議システムを導入する少人数かつ短時間であれば、無料のシステムでも問題ありません。大人数が参加する場合は、有料のシステムを使いましょう。
説明会開催の情報を共有する日程や参加方法、参加リンクなどを共有します。
飽きさせないコンテンツを発信するオンライン説明会は単調になりやすいため、当日は飽きさせないコンテンツの発信を心がけましょう。

オンライン説明会を成功させるポイント

オンライン説明会は対面式の説明会とは異なり、機材を準備する必要性があったりコミュニケーションが取りにくかったりするデメリットを持っています。
こういったデメリットを回避して説明会を成功させるためには、ポイントを押さえたうえで開催することが肝心です。

ここでは、オンライン説明会の成功に欠かせないポイントを3つまとめています。
これからオンライン説明会を導入したいと考えている担当者は、必ずチェックしておきましょう。

1. 開催前に接続テストをおこなう

オンライン説明会の開催前は、必ず事前テストをおこないましょう。
具体的には、カメラは映るのか、マイクは音を拾うのか、インターネットの回線に問題はないかなどについて確認しておくと安心です。

主催者側のトラブルで説明会の開始が遅れてしまえば、参加者に迷惑をかけてしまうことになります。
万が一のときに対策できるように準備しておくこと、開催の30分前にはテストしておき、問題がないことを確認しておきましょう。

2. 参加者が質問できる場を作る

オンライン説明会はどうしても主催者側の一方的な発信になりやすいため、参加者を飽きさせたり理解しにくい内容になったりする恐れがあります。
このデメリットを補うためには、参加者が発言できる場を作ることが非常に有効です。

何回か質問コーナーを設けたり、チャット機能を活用して発言してもらったりするだけでも、参加者の理解度や意欲は大幅に高まります。
事前にアンケートを取っておき、寄せられた疑問や意見に沿った説明会にすることもおすすめです。

3. 次のアクションにつながる内容にする

オンライン説明会では、参加後のアクションに関する導線を準備しておくことが非常に重要です。
たとえば以下のような導線を設計しておくと、成果につながる説明会になります。

会社説明会説明会の途中で応募フォームをチャット欄に共有する
商品説明会参加者を対象とした特別プランを用意する

会社説明会や決算説明会、商品説明会など、説明会を開催する目的によって促したい次のアクションは異なるでしょう。
まずは説明会の目的を明確にし、それを達成できるプログラムを考えることが重要です。

オンライン説明会はポイントを押さえて導入することが肝心

インターネットとデバイスを通じて開催するオンライン説明会には、コストを削減して多くの対象者に参加してもらえるというメリットがあります。
ただし、反対に機器の準備が必要であったり参加者とコミュニケーションが取りにくかったりするというデメリットもあります。導入時は、メリットとデメリットの双方を理解しておきましょう。

成果が出る説明会にするためには、参加者が質問しながら意欲的に参加できる環境を整え、次のアクションにつながる導線を作っておくことが大切です。
まずは説明会を開催する目的を明らかにし、それが実現できるプログラムを考案するようにすると、初めてのオンライン説明会でも成功させやすくなるでしょう。

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