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オンラインイベントの開催方法や成功させるポイントを徹底解説

オンライン イベント

新型コロナウイルスの感染拡大にともない、数多くのイベントが自粛を余儀なくされるようになりました。そのような状況のなか注目を集めるようになったのが、オンラインイベントです。

オンラインイベントは、Web会議システムなどを活用してオンライン上でイベントを開催する手法です。企業による情報発信や研修の際だけではなく、子ども向けのレクリエーションイベントなどに活用されることも珍しくはありません。

今回は、オンラインイベントの開催方法や成功させるためのポイントについて紹介します。これからイベントの開催を検討している企業は、正しい開催の流れやコツを押さえておきましょう。

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オンラインイベントを開催するために必要な準備

オンラインイベントを開催するときは、あらかじめ必要な準備を整えておくことが大切です。とはいえ、初めて開催するときはどのような準備をすればいいのかわからず、戸惑ってしまう人も多いかもしれません。

まずは、オンラインイベントを開催するときにおこなっておきたい2つの準備について紹介します。最初のステップとして、必ず確認しておきましょう。

1. 機材の用意をする

まずは、必要な機材を用意しましょう。オンラインイベントではPCなどのデバイスやカメラ、マイク、Web会議システムが必要となります。機材の詳細については後述します。

機材を調達しておくだけではなく、しっかりと使用方法を確認しておき、当日に慌てることがないように準備することが大切です。

2. オンラインイベントの目的を明確にしておく

オンラインイベントを開催するときは、達成したい目的について明確にしておくことも肝心です。洗い出しておきたい内容としては、以下のようなものがあります。

  • ターゲットのニーズは何なのか
  • オンラインイベントを通して実現したいことは何なのか
  • オンラインイベントで目標は実現できるのか
  • どのように集客するのか

なんとなく「PRしたい」と考えてオンラインイベントを開催してしまうと、内容がブレてしまったり思うような成果が出なかったりします。あらかじめ目標を明確にしておくことで、それを実現するために必要となるイベントの内容や集客手法がわかってくるでしょう。

オンラインイベントを開催するまでの流れと方法

オンラインイベントを開催するまでの流れと方法

オンラインイベントを開催するときは、事前に企画を立案して準備したり集客したりしてから当日を迎える必要があります。ここからは、オンラインイベントを実際に開催するときの流れや方法について説明します。

詳しい流れとコツを紹介するので、どのようなプロセスで準備を進めるのかイメージしてみましょう。

1. オンラインイベントを企画する

はじめに、オンラインイベントの企画について考えていきましょう。イベントの成功は、企画が大きなカギを握ります。前項で洗い出した目的をもとに、どのようなイベントを開催すればいいのかを考案します。

企画の際に重要となるのは、以下のようなポイントです。

  • 参加者の性別や年代などのターゲット
  • 視聴しやすい配信ツール
  • ターゲットに合った集客ツール
  • ターゲットを集客できる開催日時
  • イベントの内容
  • イベントを通して目的を達成する導線や手段

イベントの内容や目的によっては、オンラインの開催が向かないケースもあります。企画を考案したあとは、実際にオンラインで開催できるのか、目的が達成できるのか改めて見直してみましょう。

2. 当日に向けて準備する

開催するイベント企画が決まったら、当日に向けて準備を進めていきましょう。機材の動作や操作方法を確認するのはもちろんのこと、より多くの参加者を集めるためにイベントの集客をおこなう必要があります。

当日に向けておこなっておきたい準備は、以下の4つです。

  • SNSやホームページなどによる広報活動
  • 参加方法の周知
  • 当日の役割分担と予行演習
  • 参加者情報を分析し、ニーズに合った内容へのブラッシュアップ

オンラインイベントの場合、SNSやホームページなどによる広報活動が欠かせません。Twitter、Facebook、LINE、ブログ、ホームページなどさまざまな方法で、ターゲットの目に止まるように工夫しましょう。その際、申込方法や参加までの手順、使用するツールなども周知しておきましょう。

また、実際に当日の流れに沿って予行演習をすることも大切です。役割分担やタイムスケジュールを確認して、改善点や失敗しやすいポイントを洗い出しておくと、当日スムーズに進行できます。

オンラインイベントでは、事前に参加者の情報を収集できる点も大きなメリットです。事前に年齢や性別、住所などを把握できるため、ニーズを分析してより参加者の満足度を高める内容に磨き上げることが可能です。

3. オンラインイベントの企画を実行する

無事にオンラインイベント当日を迎えられたら、あとはスケジュール通りにイベントを実行するだけです。当日は早めに機材の動作確認をおこない、予想外の配信トラブルなどにも対応できるように体制を整えておくことが肝心です。

オンラインイベントは対面式のイベントとは異なり、参加者の反応がわかりにくいというデメリットがあります。そのため、ゲームやクイズ形式のイベントにしたりコメントを受け付けたりして、コミュニケーションを取りながらイベントを進行できるよう工夫することが成功のカギです。

イベント終了後はアンケートなどを通して参加者にフィードバックをもらえば、次回のイベントに活かしてよりいい内容に磨き上げることが可能です。

オンラインイベント開催のためのツール

オンラインイベントを開催するときに必要なツールは、以下のとおりです。

必ず用意しておきたいツール・配信ツール
・PC
あると便利なツール・音声マイク
・Webカメラ
・顔を明るく見せるライト

とくに大切なのは、配信ツールです。ツールによって参加可能な人数や接続方法が異なるため、セミナーの目的や規模、内容に合わせて選ぶことを意識しましょう。

ZoomやjinjerミーティングなどのWeb会議システムを活用することも可能です。

オンラインイベントを開催することのメリット

オンラインイベントを開催することのメリット

新型コロナウイルスの感染拡大によって、オンラインイベントが増えています。非対面式ならではのメリットに気が付き、オンラインイベントを選ぶ企業も少なくありません。

ここからは、オンラインイベントを開催するメリットについて紹介するので、オフラインのイベントと比較しながら見ていきましょう。

1. PCがあれば少人数でも開催できる

オンラインイベントの最大のメリットは、PCなどの必要機材さえあれば開催できる点です。オフラインイベントのように大きな会場を確保する必要はありませんし、装飾や多くのスタッフの準備も必要ありません。極端な話、PCとカメラ、マイクと会議室さえそろえられればイベントが開催できます。

あまり多くの時間や人員を割けないという場合も、オンラインであれば最低限の設備や人員でイベントを開催できます。

2. 参加ハードルを下げられる

オンラインイベントはインターネット環境とデバイスさえあれば参加できるため、参加ハードルが下げられるというメリットもあります。参加者は会場に足を運ぶ必要がないため、交通費もかかりません。自宅から気軽に参加できるため、心理的な障壁がなくなって多くの人に参加してもらえるようになります。

遠方に住んでいる人や忙しい人でもイベントに来てもらうことができ、企業にとってはよりチャンスを増やせる絶好の機会になるでしょう。

3. コストを削減できる

オンラインイベントでは会場や人員を確保する必要がないため、開催コストが大幅に削減できます。金銭的なコストはもちろん、設営や撤収といった時間的コストも削減でき、企業にとっての負担は最小限で済ませられるでしょう。

少ないコストで多くの人数を集客したり成果につなげたりできるため、企業にとっては非常にコストパフォーマンスが高いイベントの開催方法であるといえます。

4. 参加人数の制限がない

オフラインのイベントを開催するときは、会場の大きさによって参加人数に制限が生まれてしまいます。そのため、ごく一部のターゲットにしか訴求できないというデメリットがありました。

しかしオンラインのイベントの場合は、会場による人数の制限がありません。使用する配信ツールのプランや機能性の高さで制限されてしまうケースもありますが、基本的には人数制限を気にせず集客することが可能です。参加ハードルが低いことも相まって、オフラインイベントでは訴求できないような層にまでしっかりとアピールできます。

5. データを収集できる

オンラインイベントでは、参加者のデータや意見を収集しやすいというメリットもあります。参加時に年代や性別、職業などを入力するフォームを作っておけば、集まってくれた参加者を今後は見込み客として育成していくことが可能です。また、イベント中や終了後に簡単なアンケートをおこなうことで、参加者の生の声を集められます。

こういった生きた情報や意見は、今後の商品開発やイベント開催時に参考となります。すでに自社のサービスに興味を持っている顧客の情報や意見を集められるため、企業にとって非常に価値のあるデータが蓄積できるでしょう。

オンラインイベントを開催することのデメリット

オンラインイベントには多くのメリットがありますが、反対にデメリットもいくつかあります。イベントの開催を検討する際は、メリットとデメリットの双方をしっかりと比較し、自社にとって最適なイベントの開催方法を見極めることが大切です。

ここでは、オンラインイベントの開催時に注意したいデメリットについて3つ紹介します。

1. 配信環境の整備に初期投資が必要

オンラインイベントを開催するときは、配信環境を整備するために初期投資が必要になります。カメラやマイクが付属しているPCがある場合はそれを使ってもいいですが、より高画質かつ高音質な配信をしたいのであれば、専用の機材を購入したほうがいいでしょう。

また、オンライン配信の手順やシステムの操作方法に慣れるため、何度か練習をしておかなければなりません。そういった手間も含め、初期投資が必要であることを理解しておきましょう。

機材について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

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2. 集客方法やターゲットが限られる

オンラインイベントの場合、集客方法やターゲットが限られてしまう点にも注意が必要です。オフラインイベントのように会場で呼び込みすることができないため、あらかじめSNSやホームページでイベントを周知して集客するケースが多くなるでしょう。

また、オンラインイベントに抵抗がない年齢層は限られるので、高齢者などを対象としたイベントには適していません。イベントのターゲットと開催方法のミスマッチが起きないよう、事前に本当にオンラインで成果が得られるイベントなのか繰り返し検証することが大切です。

3. オンラインでは伝えられないこともある

オンラインイベントでは、どうしても伝えられる情報に限界があります。たとえば試食はオンラインイベントではできませんし、現場ならではの臨場感に欠けてしまい、訴求力が低くなることもあるでしょう。

近年は技術の進歩によりVRやARなども活用できるようになったので、上手に取り入れると訴求力が上がるかもしれません。しかし、そういった技術を活用してもオンラインには限界があることを念頭に置いて企画を考案することが肝心です。

オンラインイベントの開催を成功させるポイント

オンラインイベントの開催を成功させるポイント

オンラインイベントは慣れていないと運営のやり方がわかりにくいため、初めての開催では成功しにくいという注意点があります。一方的な説明になりやすいオンラインイベントでは、とくに視聴者を飽きさせない工夫が必要です。

そこで、ここではオンラインイベントを成功させるためのポイントを2つ紹介します。コツを押さえて、成果につながるイベントに仕上げましょう。

1. 使いやすい機材やシステムを選ぶ

オンラインイベントを開催するときは、機材やシステムの使いやすさが非常に重要です。配信者側にとって使いやすく操作方法が簡単なものを選ぶのはもちろんのこと、視聴者側の目線に立って使用するものを選ばなくてはいけません。

配信者が使っているカメラの画質やマイクの音質が悪ければ、視聴者に大きなストレスを与えることになるでしょう。それだけでなく、紹介したいサービスや商品の魅力が伝わりにくなってしまいます。

また、参加するためにわざわざソフトをダウンロードしたり会員登録が必要になったりする配信ツールは、それが手間になって参加率が低下してしまう可能性があります。視聴者が簡単に参加でき、なおかつコメントやアンケート機能でデータの収集ができるツールを選ぶことがおすすめです。

2. ゲームなどの面白い企画を盛り込んだオンラインイベントにする

オンラインイベントは双方向のコミュニケーションが取りにくいため、視聴者が飽きやすいという注意点があります。そのため、開催時は視聴者を最後まで飽きさせないプログラムにすることを意識しましょう。

たとえば以下のような工夫をすると、視聴者を飽きさせない内容にすることが可能です。

  • アンケート機能を使ってクイズ形式で進める
  • 会話型のゲームを組み込んで遊びながら進める
  • スタッフが商品を実際に使用してリアルタイムでレビューする
  • 視聴者のコメントに合わせてイベント内容を変える

上記はあくまで一例なので、セミナーの目的やターゲットに合わせて楽しんでもらえる企画を考えましょう。

オンラインイベントの面白い企画の事例を紹介

就職活動のセミナーや社内の研修、社外への商品発表会、消費者向けのPRなど、オンラインイベントはさまざまなシーンで活用できます。こういったシーンでいざオンラインイベントを開催しようとしたとき、「どのような企画であれば参加者を飽きさせずに見てもらえるのか」が思い浮かばず、頭を悩ませる担当者もいるかもしれません。

最後に、オンラインイベントを成功させた企業の事例を2つ紹介します。ゲームや映像をうまく活用して参加者の心をつかんだオンラインイベントの事例なので、企画を考えるときはぜひ参考にしてみてください。

子ども向けの手遊びゲームでおうち保育園|ミライLABO社

託児施設や保育施設を運営するミライLABO社では、外出自粛中の子どもに向けてオンライン保育イベントを開催しました。

参加費用は1,000円で、内容は体操や手遊びを通したゲーム形式のイベントや読み聞かせなどです。自粛期間と在宅勤務で負担が増えた保護者を支援しました。

「オンラインでもダンスや工作などのレクリエーションで子どもの感性教育ができる」と、多くの保護者から支持を集めています。

参考:\おうち保育園/ | Peatix 

バーチャル世界一周旅行|ニット社

オンラインアウトソーシングやオンライン学習、メディア運営をおこなうニット社は、バーチャル世界一周旅行のオンラインイベントを開催しました。

内容は、世界12カ国、15拠点に在住する現地メンバーが実際に街を歩きながら現地情報を伝えるというものです。自宅でも海外旅行気分を楽しめるユニークな企画に注目が集まり、約630名の参加者を集めました。

さらに、現地の物価や習慣、​​トイレ事情などのリアルな情報をまとめたスライドをお土産として配布したことも喜ばれています。大人から子どもまで楽しめる、オンラインイベントのお手本ともいえる企画です。

参考:満足度90%!参加者630人!世界12カ国・15拠点を繋いだ「バーチャル世界一周旅行第2弾」<イベントレポート>|ニット社

ポイントを押さえてオンラインイベントを成功させよう

新型コロナウイルスの感染拡大とともに開催されることが増えたオンラインイベントには、オフラインイベントにはないメリットがたくさんあります。時間的、金銭的、人的コストを抑えて大きな成果が生み出せる可能性を秘めたオンラインイベントを、ぜひ活用してみてください。

メリットを最大化して効果のあるイベントにするためには、あらかじめ目的やターゲットを明確にし、視聴者を飽きさせない企画にすることが大切です。今回紹介した開催方法や事例を参考にしながら、オンラインイベントを成功させていきましょう。

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