Web会議Web会議の利用シーン

オンラインワークショップとは?開催方法や成功のコツを解説

オンライン ワークショップ

新しい生活様式が浸透してきた昨今、さまざまなイベントがオンラインでおこなわれるようになりました。参加者が主体的に行動し、体験をしながら学べるワークショップも、オンラインでの開催が増えてきたイベントの一つです。

企業の中には、感染症対策や働き方改革に伴い、これからオンラインでワークショップを開催したいと検討しているところも多いかもしれません。しかし、実際にいざ取り組もうとしても、「何からはじめたらいいかわからない」と戸惑ってしまう企業は多いでしょう。

今回は、オンラインワークショップの開催方法や成功のコツについて解説します。実際の事例も紹介するので、導入のイメージを掴んでいきましょう。

jinjerミーティング 資料請求

オンラインワークショップとは?

これまで、ワークショップというと参加者と講師が顔を合わせて課題に取り組む形式がほとんどでした。参加者との交流や協力が必要なワークショップをオンラインでおこなうことについて、あまり想像できない人も多いかもしれません。

そもそも、オンラインワークショップとはどのようなイベントなのでしょうか。まずは、オンラインワークショップの概要やほかの研修方法との違いについて解説します。

ワークショップは協力しながら共同作業をする研修スタイル

ワークショップとは、参加者が個々で考え、ほかの参加者と協力し合いながら与えられた課題をこなすスタイルの取り組みを指します。体験型講座やグループ学習、研究集会といった日本語に直すと、少しわかりやすくなるでしょう。

日本では、企業における社員研修の一環としてワークショップがおこなわれることが多いです。また、学校教育の手法や社外の顧客に向けたサービスとして提供されることもあります。

ワークショップで学べることはプログラムによってさまざまですが、主に課題解決能力や合意形成の方法、主体性や積極性を学ぶことができます。ただ話を聞くだけではなく参加者が主役となって取り組む必要があるので、当事者意識が生まれて成果や達成感を得られやすくなる点が特徴です。

このワークショップをWeb会議システムなどを用いてオンラインでおこなうのが、近年話題になっているオンラインワークショップです。

オンラインワークショップとオンラインセミナーの違い

オンラインワークショップと聞くと、オンラインセミナーとの違いがわかりにくいと感じる人もいるかもしれません。オンラインセミナーもオンラインワークショップと同様に、インターネットを通じて受ける研修プログラムの一種ですが、内容がまったく異なるため区別して覚えておきましょう。

セミナーとは、特定のテーマについての講習会のことを意味します。専門家や有識者を講師として招き、参加者は授業のようなスタイルで話を聞き、最後に質疑応答をする流れが一般的です。

対してワークショップは授業を受けるだけではなく、参加者が主体となって行動し、学びを得る研修プログラムです。授業を受ける時間がある場合も多いですが、そのあとは基本的に参加者が自分で課題に取り組む時間が設けられています。

つまり、専門的な知識を学ぶのがオンラインセミナー、能動的に学ぶ場が設けられているのがオンラインワークショップということになります。目的によってどちらが最適なのかがまったく異なるため、それぞれの意味をきちんと理解して使い分けましょう。

オンラインワークショップを開催するメリット

オンラインワークショップを開催するメリット

新型コロナウイルスの感染拡大により、オンラインワークショップの開催される機会が増加しました。必要に迫られて開催するようになった企業もあるかもしれませんが、オンラインワークショップには対面式のワークショップにはないメリットも豊富なため、積極的に導入することをおすすめします。

ここからは、オンラインワークショップを開催するメリットを4つ紹介します。対面式のワークショップと比較しながら、オンラインならではの恩恵について考えてみましょう。

1. 感染症対策ができる

オンラインワークショップ最大のメリットは、なんといっても感染症対策ができる点でしょう。

新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために導入した企業も多いオンラインワークショップですが、ほかにもインフルエンザやノロウイルスなどの感染症を防ぐ効果があります。そのため、新型コロナウイルスの感染拡大が落ち着いたあとも、安全なオンラインワークショップの需要は高いままであるということが予想されます。

人と直接会う必要がないオンラインワークショップは、参加者の健康を守る手段としては非常に有効です。

2. 参加場所の制限を受けない

参加場所の制限を受けず、遠方や自宅から気軽に参加できる点も、オンラインワークショップの大きな利点です。

従来の対面式のワークショップでは、参加したいプログラムがあっても、会場の収容人数や場所によって参加できない人が一定数いました。オンラインワークショップを開催する場合は実際の会場を設けないため、人数制限やロケーションが原因で参加できない人を減らすことができます。

もちろん、使用するツールやプログラムの内容によって人数制限が出てしまうことはあるでしょう。しかし場所を気にせず参加できるため、さまざまな人が平等に教育を受けるチャンスを得られるようになります。

3. コストや手間を抑えることができる

オンラインワークショップを開催するときは、会場や誘導スタッフを確保する必要がありません。したがって、コストや手間を大幅に抑えることができるというメリットがあります。

もちろん、配信のための機材やツールの用意は必要になります。しかし、会場のレンタル代やスタッフの人件費、会場設営の手間などを考えると、比較的準備が簡単であることはイメージできるでしょう。

低コストかつ最低限の手間でワークショップを開催できるのは、オンラインならではの利点です。

4. 保存や複製が用意におこなえる

オンラインワークショップは、基本的にWeb会議システムを用いておこないます。開催時の内容を録画したり、参加者が入力したデータなどを保存したりすることができ、簡単に共有フォルダへアップロードすることが可能です。

また、システムによっては講義の際に使用したホワイトボードを保存しておくこともできます。今後同じテーマでオンラインワークショップを開催するときは、前回のホワイトボードをそのまま活用することもできます。

保存した内容は参加者と共有するだけではなく、参加できなかった人に向けてアーカイブとして公開するケースも多々あります。オンラインワークショップで蓄積したデータは自社コンテンツとして配信できるため、企業にとっての資産として役立つでしょう。

オンラインワークショップを開催する方法

オンラインワークショップを開催する方法

オンラインワークショップはまだまだ新しい手法なので、開催するときの手順ややり方についてあまり知られていないかもしれません。参加者に満足してもらえるワークショップを開くためには、正しく準備をしたうえで開催することが非常に重要です。

ここからは、オンラインワークショップを開催する方法について6つのステップで紹介します。初めての開催を控えている企業は、ぜひ参考にしてみてください。

1. ワークショップの内容を決める

最初に決めておきたいのが、ワークショップの内容です。ワークショップの内容によって、配信ツールに求める機能が異なってくるためです。

ワークショップの目的やテーマを大まかに決め、そこから詳しいプログラムを作っていきましょう。オンラインイベントはメリハリが大切なので、しっかりとタイムスケジュールを組んで、いつ何をするのかを明確にしておくことが大切です。

2. 配信ツールを決める

次に決めておきたいのが、配信方法です。オンラインワークショップは、Web会議システムを活用して配信することが一般的です。しかし、近年は多くのWeb会議システムが登場しているので、どれを使ったらいいかわからず、困っている企業も多いでしょう。

録画機能や画面共有機能など、Web会議システムはそれぞれ異なった機能を搭載しています。おすすめの配信ツールは後述しますが、複数のツールをよく比較し、実施するオンラインワークショップのプログラムに合った配信ツールを選ぶことが大切です。

3. 集客する方法を決める

開催内容と配信方法が決まったら、集客の方法について考えていきましょう。早めに告知しておけばそれだけ集客効果が高まるため、できるだけ余裕を持って周知することをおすすめします。

集客は、社内向けワークショップであれば社内報やメール、掲示物などを通しておこなうことが一般的です。社外向けに開催する場合は、SNSや情報サイト、ホームページなどを活用して告知しましょう。

なお、SNSを活用するときは媒体によって利用者層が異なる点に着目しましょう。たとえばInstagramは比較的若年層の利用者が多く、中年層以上はFacebookの利用者が多くなります。[注1]告知媒体によって訴求できる層が異なるため、まずはターゲットをよく分析し、どの方法がもっとも効果的に集客できるのかについて考えることが肝心です。

4. 当日の役割分担を決める

続いて、ワークショップの内容に応じてプロジェクトのメンバーと役割分担、当日の体制を決めておきます。誰が何をするのか、いつどこでどのような仕事をするのか、機材をどう繋ぐのかなどを図や表に書き出しておくと、必要な準備や当日の流れが容易に把握できるようになります。

オンラインワークショップでとくに重要なのは、以下の3つの役割です。

  • 進行役を務めるファシリテーター
  • スムーズな進行をサポートするタイムキーパー
  • オンライン配信知見があるメンター

ファシリテーターは、参加者の気持ちや雰囲気を察しながら、話しやすい雰囲気を作る必要があります。円滑なコミュニケーションの要といえるでしょう。タイムキーパーやオンラインワークショップに慣れているメンターを配置することで、よりメリハリのある、安定したワークショップを開催できます。

ほかにも、画面の切り替えや資料の共有をサポートするスタッフや、音声やカメラを調整するスタッフなど、必要に応じて役割を振っておいてください。不安な場合は、配信会社にサポートをお願いしてもいいでしょう。

5. 参加者のコミュニケーション方法を決める

オンラインイベントにおいて、何よりも大切なのが参加者とのコミュニケーション方法です。

とりわけオンラインワークショップは、参加者同士の交流が濃密であればあるほど満足度が高く濃い内容になります。そのためオンラインでも対面式と同様に、双方向のコミュニケーションを取ることができるように環境を整えることが大切です。

チャット欄を開放したり、質問の時間を儲けたりして、参加者が発言しやすくなるように、コミュニケーションのルールを決めておきましょう。

6. 繰り返しリハーサルをして当日を迎える

オンラインワークショップを開催するときは、念入りなリハーサルが必要です。直前にリハーサルをおこなうと、機材が壊れたりトラブルが発生したりしたときに対応が間に合わなくなるため、必ず数日前から複数回にわたってリハーサルをおこないましょう。

なお、リハーサルでは以下のようなポイントを確認しておいてください。

  • 画質や音質は一定レベル以上であるかどうか
  • インターネット回線が安定しているかどうか
  • 動画や資料、画面の共有方法はどうするのか
  • どのタイミングでどの話者に画面を固定するか
  • スタッフの役割と実際の動きに問題がないかどうか

初めてオンラインワークショップを開催する場合は、不安がなくなるまで何度もリハーサルしておきましょう。

オンラインワークショップの開催に必要なもの

プログラムや進行方法をしっかりと決めておくのはもちろんのこと、オンラインワークショップの開催に必要な機材やツールを用意することも忘れてはいけません。

オンラインワークショップの開催に必要なツールは、以下のとおりです。

  • インターネット回線
  • PC
  • カメラ
  • マイク
  • 配信ツール

PCにカメラとマイクが内蔵されている場合、それを使用しても問題ありません。高画質や高音質にこだわるのであれば専用の機材を用意をおすすめします。しかし、、画質や音質を上げるほどデータの通信量が増えるため、回線が遅くなる恐れがあるので注意しましょう。

配信ツールは、Web会議システムを使用することが一般的です。ツールによってワークショップに向いているものと向いていないものがあるため、よく機能を比較して企画に合ったものを選ぶことが重要です。

Web会議システムについて、こちらの記事でも詳しく紹介をしています。

【最新版】Web会議システム39種類を比較 | jinjerミーティング[ジンジャーミーティング]
【最新版】Web会議システム39種類を比較 | jinjerミーティング[ジンジャーミーティング]
近年多くの企業がリモートワークやWeb会議を急速に推進しています。インターネット上には多くのWeb会議システムがあります …
www.calling.fun

オンワインワークショップを成功させるためのコツ

オンラインワークショップを開催する方法

オンラインワークショップであっても、参加者の目的や主催者の役割は対面式と変わりません。

しかしオンライン越しの場合、臨場感や場の雰囲気を感じにくくなるため、参加者同士で温度差が生まれてしまう恐れがあります。そのため、オンラインワークショップでは、対面式でおこなうワークショップとは異なるポイントに気をつけなければなりません。

この章では、オンラインワークショップを成功に導くためのコツについて紹介します。

1. 入念に事前準備しておく

オンラインワークショップの成功は、事前の準備にかかっているといっても過言ではありません。進行がもたついたり通信トラブルが多かったりすれば、いくらワークショップの内容が優れていても参加者の満足度は低くなってしまうでしょう。

何度もリハーサルをおこなうことはもちろん、通信環境や機材のチェックも念入りに済ませておきましょう。また、通信や機材にトラブルがあったときにどうするのかについても確認しておき、リスト化しておくと万が一のときもスムーズに対処できます。

2. 参加しやすい導線を作っておく

オンラインワークショップを成功させるためには、多くの参加者を集めて活発な会にすることが大切です。

場合によっては少数精鋭のワークショップのほうが適しているケースもありますが、定員を大きく下回ってしまうときは、開催自体が難しくなることもあるかもしれません。そのため参加しやすい導線を整えておき、しっかりと集客できる仕組みを作ることを意識しましょう。

たとえば、以下のような施策が有効です。

  • 申し込みの入力フォームをシンプルにして心理的障壁を取り除く
  • 簡単に参加できる配信ツールを使用する
  • コンテンツや配信に関する質問窓口を用意する
  • 次回のセッションの申込みページを共有して継続参加を促す

とくに、申し込み方法を明確にしたり申し込みや参加の手間を最小限にしたりすると、参加者を集めやすくなります。

また、参加者にはITスキルの格差があることが想定されます。あらかじめツールの使い方などをレクチャーしておくことや、サポート窓口を設置することも当日の混乱を防止するのに効果的です。

3. コミュニケーションが活発になる工夫を盛り込む

オンラインワークショップを開催するときは、画面越しのコミュニケーションになります。画面越しでは発言のタイミングがわからないと感じてしまう人も多いですし、発言がかぶってしまうことを避けて口数が少なくなりやすい傾向にあります。したがって主催者は、参加者が活発にコミュニケーションを取ることができるような環境を整える必要があります。

対面とまったく同じ環境にはできませんが、少し工夫すればコミュニケーションを活性化することはできます。以下のような工夫をしてコミュニケーションが取りやすいワークショップにしましょう。

  • 開始前からルームを開き、参加者が雑談を楽しめる場を作る
  • ワークショップ中はチャットを開放し、自由に発言してもらう
  • 参加者に問いかけ、発言を促しながら進行する
  • ブレイクアウトルームを設けて参加者同士に会話の機会を与える
  • 終了後は希望者に向けた交流会を開く

ワークショップでは、上記のように参加者が主体となって発言や課題への取り組みを進められるよう、サポートすることが成功のカギです。

4. タイムスケジュールを細かく設定する

オンラインワークショップを開催するときは、できるだけ細かくタイムスケジュールを設定しましょう。どうしても孤独感を覚えやすいオンラインイベントでは、集中力や熱意が長く続かないためです。

作業や説明は長くとも20分程度を目安に、アイスブレイクの時間を作りながらメリハリのあるプログラムにするといいでしょう。

オンラインワークショップ開催のためのおすすめツール

オンラインワークショップを開催するときは、配信ツールの使用が欠かせません。しかし、配信ツールといってもさまざまなシステムがあるため、どれを使用したらいいか判断がつきにくいかもしれません。

そこで、ここからはオンラインワークショップに活用できるツールを3つ紹介します。それぞれに異なった特徴を持つツールであるため、比較しながら自社に合ったものを探してみてください。

1. jinjerミーティング

jinjerミーティング
出典:https://www.calling.fun/

jinjerミーティングは、使いやすさとセキュリティにこだわった日本生まれのWeb会議システムです。Web会議のURLを発行し、クリックしてもらうだけで参加できる手軽さが特徴で、オンラインワークショップに慣れていない参加者にもスムーズに利用してもらえます。

画面や資料の共有、ホワイトボードやチャット、参加者が作成したメモや録画の共有など、ワークショップで必要な機能はしっかりと網羅されています。すべての通信を暗号化しているので、参加者の大切な個人情報が漏れることもありません。

安全かつ使いやすいWeb会議システムなので、オンラインワークショップだけではなくテレワークやオンライン商談などにも活用できます。

月額使用料最大参加人数機能
1,500円/1ID30人まで・画面共有
・資料共有
・ホワイトボード
・チャット、リアクション
・メモ、メモダウンロード
・録画、録画共有
・アンケート機能
・パスワード設定 
など

2. VideoFacilitator

VideoFacilitator
出典:https://www.videofacilitator.com/index.html

VideoFacilitatorは、参加者の主体性を引き出したいときにおすすめのツールです。ブレイクアウトルームが使える点が大きな特徴で、参加者が自分でブレイクアウトルームに移動したり、参加者自体がブレイクアウトルームを作って活用したりすることが可能です。

ストップウォッチ機能や全員へのアナウンス機能、各ルームへの資料リンクの共有なども可能なため、ワークショップのスムーズな進行をサポートしてくれます。

月額使用料最大参加人数機能
30ドル100人まで・ブレイクアウトルーム
・グローバルタイマー
・ローカルタイマー
・投票機能
・パスワード設定
・リンク共有
・アナウンス機能
・録画
・動画共有
など

3. Zoom

Zoom Meetings
出典:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Web会議システムとして知られているZoomは、オンラインワークショップにも最適です。画面共有機能やブレイクアウトルーム機能、録画機能などオンラインワークショップに欠かせない機能はしっかりと搭載されていて、認知度が高く使用したことがある人も多いため、参加者の負担も少なくて済みます。

最大500人まで参加できるうえ、共有された画面に参加者が注釈を入れられたり、投票や動画の共有ができたりと豊富な機能性が非常に魅力的です。

なお、Zoomには無料プランもありますが、1回の会議で40分までしか使用できません。オンラインワークショップを開催するときは、有料プランがおすすめです。

月額使用料最大参加人数機能
1760円/1ID~100~500人まで・ブレイクアウトルーム
・画面共有
・注釈挿入
・投票
・動画の共有
・録画、文字起こし
・カレンダー連携
・チャット
など

オンラインワークショップの事例紹介

ここまで読んでも、実際にオンラインワークショップを開催するとなると、どのようなプログラムを実施すればいいかイメージできない企業も多いかもしれません。オンラインワークショップを開催するときは、オンラインワークショップを成功させた企業の事例を参考にすると成功の秘訣を学べるでしょう。

最後に、オンラインワークショップを実際に実施した企業の事例を2つ紹介します。

1. 300社以上に実施したワークショップをオンラインで|富士通社

富士通社では社内のワークショップにより、この先「どんな働き方をしたいか」といったビジョンを共有し、その実現のために具体的に取り組むことを洗い出すプログラムを実施。働き方改革に向けて、知見やノウハウを蓄積してきました。

その社内向けワークショップを顧客向けにアレンジし、これまで300社を超える企業に提供、オンラインでも実施することを決定しました。

ワークショップ名内容
自分たちが目指す未来の働き方を描くワークショップアイデアカードを使って「働き方のありたい姿」を明確化
今すぐできる働き方改革を考えるワークショップ目指す働き方の実現に向けた「ロードマップ」を作成

上記の2つのオンラインワークショップを実施し、一人ひとりの目標を達成するためのロードマップの作成をサポートしています。

参考:FUJITSU Work Life Shift|富士通

2. 現場社員が世界からオンラインワークショップに参加|コマツ社

建設・鉱山機械メーカーの最大手コマツ社は、2020年4月から6月にかけ、現場の中堅社員によるオンラインワークショップを実施しました。世界各地で働く社員に向けて英語対応にするなど、さまざまな課題を乗り越えながら、国境を超えたワークショップを実現しています。

同社では「未来のコマツ」を探索するプロジェクトの一環としてオンラインワークショップを実施しました。オンラインホワイトボードMuralを使い2回にわたるワークをした結果、社員のアイデアやビジョンが豊富に得られ、現在の企業運営に活用されているようです。

参考:ビジョン形成ワークショップ事例 コマツの未来をつくる第一歩に|HackCamp

オンラインワークショップの成功はコミュニケーションがカギ

オンラインワークショップでは、画面越しに参加者が主体となって課題をこなしていきます。参加者の当事者意識や協力が重要となるため、とにかくコミュニケーションを取りやすい環境を整えることが大切です。今回紹介した開催方法や成功のコツを参考に、参加者全員が積極的に取り組めるプログラムを開催しましょう。

コミュニケーションを促してオンラインワークショップを成功させるためには、事前準備が欠かせません。当日スムーズに進行させるためのリハーサルや使いやすいツール選びが肝心となるため、早くから念入りな準備をしておきましょう。

[注1]【SNS】LINE利用率8割超え:10~30代は9割が利用|モバイル社会研究所

<無料eBook>Web会議システム「jinjerミーティング」がよくわかるサービス説明資料

jinjerミーティング サービス説明資料

Web会議システムの運用に不安はありませんか。この資料では、jinjerミーティングの特長や、充実の機能、万全のセキュリティ、活用方法などを紹介します。

本資料でわかること
  • サービスの内容
  • jinjerミーティングでできること
  • セキュリティ
  • jinjerミーティングの料金体系

すぐにつながる国産Web会議システムのjinjerミーティングでは、ビジネスコミュニケーションを支援するプロダクトを提供しています。jinjerミーティングを知るには、まずはこの資料をご覧ください。