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Web会議システムを導入するメリット・デメリットを徹底解説

Web会議システムを導入するメリット・デメリットを徹底解説

Web会議システムとは、PC、スマホなどのデジタルデバイスとインターネットを利用して、おこなわれる会議をスムーズにおこなうためのシステムです。

Web会議システムを使えば、会議中の発言や説明はすべて画面越しでおこなわれます。「ソーシャルディスタンス」が声高に叫ばれる今の世情にマッチしているため、システムの導入を真剣に検討している担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、Web会議システム導入のメリットやデメリット、さらにはWeb会議システムをよりスムーズに使うためのポイントを紹介します。

Web会議システムを導入する4つのメリット

密な現場を避けるべきとされる現在、Web会議システムの需要はますます高まっています。

Web会議システムの導入によってさまざまなメリットが得られるといわれますが、具体的なイメージが湧かない担当者もいるかもしれません。

ここでは、Web会議システム導入によるメリットを4点紹介します。

1. 会議参加のための移動時間をカットできる

Web会議システムなら、デバイスとインターネット環境さえあれば場所を問わず参加できます。会議場にわざわざ足を運ぶ必要はなく、移動のための無駄な時間がかかりません。業務効率化を目指すうえで、これは非常に有益といえます。

社内会議なら移動時間はわずか数分ですが、遠方でおこなわれる社外会議なら1日がかりになるケースも少なくありません。「会議のための1日」を確保するために工程が圧迫される社員もいるでしょう。

Web会議システムを使えば、このような無駄はなくなります。社員は自分の業務に集中しやすくなり、業務効率アップにつながるのです。

2. 会議のペーパーレス化・効率化が可能

ファイルや資料共有が可能なWeb会議システムなら、会議に必要な資料は画面上ですべてのメンバーと共有できます。

画面共有というと「見るだけ?」と思う人もいるかもしれません。しかし、近年のWeb会議システムは、参加者が画面上でメモを取ったりファイルに手を加えたりできるものが多々あります。会議は一方向的になりにくく、参加者・主催者がインタラクティブにやりとりすることが可能です。

また、対面式の会議では、会議のたびに人数分の資料を作っておかねばなりません。コピー代がかかるのはもちろん、コピーの手間や部数のチェックなどに手がかかれば、それが社員の業務を圧迫します。

しかしWeb会議システムなら、担当者が資料を作成するだけです。資料を作るために人手や工数を割く必要がなく、会議担当者にかかる負担は軽減されます。

3. どこからでも参加できるので日程調整しやすい

Web会議システムなら、参加者はどこからでも会議に参加できます。

たとえ会議時間に外に出ていたとしても、通信環境さえ整っていれば問題はありません。参加者が会議に参加するハードルは低く、主催者は会議の日程調整が容易になります。

一方、対面式の会議の場合、出席率を高めるには早めの告知が必須です。場所の確保も早めにおこなう必要があり、希望の日程で会議室を押さえられないこともあるでしょう。

しかし、どこからでも参加できるWeb会議システムなら参加者も都合を付けやすくなります。主催者側は予定通りの会議開催が可能です。

4. 会議が活性化しやすい

Web会議システムなら、参加者は場の雰囲気の飲まれにくくなります。

たとえば上座に役付きの社員がずらっと並んでいると、威圧感を感じるものです。下の社員は意見を述べにくい雰囲気があり、有益な意見交換ができません。意見がまとまりにくくなり、時間ばかりが無駄に過ぎていくことも多いでしょう。

一方、Web会議システムなら、いちいち席次を気にする必要がありません。「役職の上・下」「周囲からの重圧」を画面上から感じにくく、比較的フラットな雰囲気で会議が進みやすいといえます。

これなら、「会議は緊張して発言しにくい」と感じている人も発言しやすくなります。会議の進行速度が上がり、よりスムーズな意志決定につながるはずです。

Web会議システムの2つのデメリット

Web会議システムは業務効率化に有益なツールです。しかし、メリットばかりではないということも承知しておきましょう。

Web会議システムを導入したとき、どのようなことを「デメリットだ」と感じやすいのか、2つの課題を紹介します。

1. セキュリティリスクがある

Web会議システムはインターネットを介すため、セキュリティに関するトラブルが懸念されます。

考えられるリスクとしては、次のようなものがあります。

  • 部外者による不正アクセス
  • 社員の過失による情報漏洩

「アドレスさえ知っていれば入れる」という形態のWeb会議システムの場合、無関係の第三者がアクセスしてくる恐れがあります。会話の盗聴、会議情報の流出などの危険があるでしょう。

また、自宅などからWeb会議に参加する場合、社員のPCのセキュリティ対策が問題となります。万が一セキュリティ対策が不十分な場合は、ここから重要な企業情報が漏洩してしまうかもしれません。

「いつ、どこからでも参加できる」というのがWeb会議システムのメリットです。しかし、場合によってはこれがマイナスとなることもあります。

2. 会議の雰囲気を読みにくい

前述の通り、Web会議は参加者が場の雰囲気に影響されにくく発言しやすいというメリットがあります。しかしこれは裏を返すと、参加者が会議の雰囲気を読みにくくなるということです。

発言者の意図を把握しかねたり、自身の発言が誤解されたりするケースは多くなるかもしれません。

事実、「Web会議では発言しやすい」と感じる人がいる一方で、「Web会議は苦手」と感じる人も一定数いるようです。

Web会議システムの課題を解決する2つのポイント

Web会議システムの課題を解決する2つのポイント

デメリットといえるポイントはあるものの、Web会議システムの有益性は捨てがたいものです。今Web会議システムの導入を検討している企業は、事前に対策を取ることでWeb会議システムならではの不便を防ぎやすくなるかもしれません。

Web会議システムの課題を解決するうえで、重要な2つのポイントを紹介します。

1. 強固なセキュリティを持つWeb会議システムを選択する

Web会議システムのセキュリティリスクは、セキュリティ対策に信頼のおけるシステムを導入することで軽減できます。

Web会議システムを導入する際は以下のようなセキュリティ対策があるシステムがおすすめです。

  • 暗号化機能
  • パスコードの発行

まず暗号化とは、音声や映像データを外部から読み取れない暗号に変換する機能です。主に認証情報や個人情報、決済情報などの送受信に使われており、安全性の高い通信手段です。

また、Web会議システムには会議室ごとにパスコードを発行するものがあります。パスコードを持たない部外者は参加できないため、会議を覗かれる心配はありません。情報漏洩リスクをぐっと軽減できるでしょう。

2. Web会議の心構えやマナーを共有しておく

Web会議システムを使いにくいと感じるのは、Web会議を通常の会議と同様に考えてしまうためです。Web会議にはWeb会議のやり方があるということを社員に周知しておきましょう。

Web会議で発言者の意図が読みにくい、あるいは自身の発言の意図が伝わりにくいと感じたら、その場ですぐにフォローを入れるようにするのがおすすめです。

「今のは○○と解釈してよいでしょうか?」「今の私の発言に質問がある方はいますか?」などと積極的に加えていくことで、意思疎通はスムーズになります。

「会議の流れを止めてしまうのが嫌だ」と感じる人も多いかもしれませんが、Web会議では必要なコミュニケーションです。

個々がWeb会議ならではのやり方に慣れていけば、「場の雰囲気が読みにくい」「意見を述べにくい」といった不満は解消されるでしょう。

Web会議システムを導入して会議の生産性を高めよう

Web会議システムの導入は、業務効率化に有益です。

企業が掲げる目標や課題をクリアするうえで、会議は欠かせません。しかし、それによって社員の業務が圧迫されたりコストや時間の無駄が発生したりするのでは本末転倒です。

社員一人ひとりが自身の業務に集中できる体制を整えることが、企業全体の生産性アップにもつながるでしょう。

社会情勢を考えても、「三密」を避けやすいWeb会議システムはもはや必須といえます。現在導入を迷っている企業担当者は、前向きに検討を始めることをおすすめします。

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