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Web会議はルール作りが必要不可欠!10の事例を紹介

Web会議はルール作りが必要不可欠!10の事例を紹介

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)や働き方改革の影響により、Web会議システムを導入する企業が増えてきました。Web会議を導入することで、離れた場所にいる社員同士で簡単にコミュニケーションを取れるため、業務効率化や経費節減につながります。ただし、しっかりとしたルールを作っておかなければ、会議がスムーズに進まず、ストレスを感じてしまうケースもあるでしょう。

そこでこの記事では、Web会議を実施する際に決めておきたいルールや、ルール作りのポイントなどを紹介します。Web会議を効率的に進めたい方は、ぜひチェックしてください。

Web会議にルールが必要な3つの理由

Web会議に不慣れな社員がいたり、対面でのコミュニケーションとは雰囲気が異なったりするため、ルールを設定しておかなければ、話し合いがスムーズに進まない可能性もあります。ここでは、Web会議にルールが必要な3つの理由について解説していくので、順番に確認しておきましょう。

1. Web会議に慣れていない人も多い

Web会議を導入する企業が増えてきたとはいえ、まだまだ浸透しきっているわけではないため、カメラの前に座って話し合うことに慣れていない人も多いでしょう。デジタル環境に慣れ親しんでいる若い社員は、Web会議にもスムーズに適応できるかもしれませんが、とくに年配の社員は、Web会議に馴染めずストレスを感じる人もいるかもしれません。対面での会議より疲れる、どのように話せばよいかわからない、といった悩みを感じる社員もいるでしょう。

ある程度のルールを決めておけば、誰もがストレスなく参加できるようになります。発言するときの決め事や会議に参加する前の事前準備、司会者の役割といったルールを共有しておけば、Web会議がスムーズに進むでしょう。

2. 対面での会議とは雰囲気が異なる

対面での会議と同じようには進まないことも、Web会議にルールが必要な理由のひとつです。自宅からでも気軽に参加できるためリラックスしすぎてしまい会議がダラダラと長引いたり、複数の人が同時に発言してしまい内容を聞き取れなかったりするケースもあるでしょう。

対面での会議に慣れていると、Web会議でも同じように行動してしまい、うまく進まない可能性もあります。ルールを決めておくことで、対面での会議と同様の緊張感を共有しながら、話し合いを進められるでしょう。

3. Web会議中のトラブルを避ける

Web会議を導入する目的のひとつは、コミュニケーションや打ち合わせを効率化することでしょう。しかし、会議中のトラブルや不慣れなことが影響してスムーズに進まないと、Web会議を導入した意味がありません。せっかくの便利なシステムが逆効果になってしまいます。コミュニケーションやシステムのトラブルを避けるためにも、ルールを設定しておくことは大切です。

Web会議をおこなう際の10のルール

Web会議をおこなう際の10のルール

Web会議をスムーズに進めるためには、目的や議題を明確にしておく、司会者やファシリテーターを決めておく、参加者全員に適度に発言させる、といったルールを作っておくとよいでしょう。ここでは、Web会議を開催するうえで重要なルールを10個紹介します。

1. Web会議の目的や議題を明確にしておく

Web会議を効率的に進めるためには、開催の目的や議題、決定すべきことなどを明確にしておくことが大切です。対面での会議でも同様ですが、議題が不明確なまま話し合いをすると、論点がズレてしまい、会議が無駄に長引いてしまいます。

自宅などから参加する社員が多い場合は、会議全体がリラックスした雰囲気になりすぎてしまい、話が脱線してしまうというケースもあるでしょう。気軽なコミュニケーションを取るだけであれば問題ありませんが、明確な目的がある場合は、参加者に対して事前に議題を共有しておき、話が脱線しないよう注意することが大切です。

2. 会議の資料を事前に配布しておく

会議の目的や議題を伝えておくだけでなく、資料がある場合は、事前に参加者へ配布しておくとよいでしょう。会議が始まる前に資料に目を通しておいてもらえば、無駄な説明を省略できるため、話し合いが効率的に進みます。Web会議においては、紙の資料ではなく、テキストファイルやPDFファイルなどを配布するのが一般的です。メールで送ることも可能ですが、ファイルを送信したり共有したりできるWeb会議システムもあるため、うまく活用するとよいでしょう。

3. 司会者やファシリテーターを決めておく

Web会議をスムーズに進めるためには、司会者やファシリテーターを決めておくことも大切です。Web会議では、お互いの雰囲気や動きをつかみにくいため、発言のタイミングが重なってしまったり、逆にお見合い状態となり会話がストップしたりするケースもあります。会話が途切れることが多すぎると議題に集中できなくなるため、注意しなければなりません。

司会者やファシリテーターを決めておけば、発表者を指名したり、会話の流れを制御したりできるため、会議が混乱するのを防げます。会話が無駄に中断することもなくなり、ストレスなく話し合いを進められるでしょう。

4. 参加者全員に適度に発言させる

Web会議では、参加者それぞれが異なる場所にいるため、緊張感を共有しにくいケースがあります。参加者が会議に参加していることを自覚しにくい場合もあるでしょう。参加者の意欲が低下してしまい、さまざまな意見が聞けなくなることを防ぐためにも、全員に適度に発言させることが大切です。司会者やファシリテーターが指名したり、発表の順番を決めたりして、活発な話し合いになるように意識しましょう。

5. 参加者の人数は最小限にする

気軽に参加できるからといって、人数が多すぎると話がまとまりません。また、関係のない社員まで会議に参加させると、本来の業務が進まなくなってしまいます。業務効率化のためのWeb会議システムが逆効果になってしまうため注意が必要です。参加者の人数は最小限にして、話し合いが効率的に進むようにしましょう。

6. 参加者には早めに入室してもらう

Web会議をスムーズに始めるために、参加者には早めにオンライン上のルームに入室してもらうことが大切です。Web会議を始めようと思っても、通信トラブルで接続できない、音声トラブルで会話できない、といったことが起こる可能性もあります。トラブルを解決するために時間がかかる場合もあるため、参加者それぞれが早めに入室して、マイクやカメラのテストを済ませておくことが重要です。

7. 「以上です」など発言の終わりを明確にする

Web会議では、発言の終わりがわかりにくく、次の人がなかなか声を発しないという場面もあります。最後に「以上です」などと言って、発言の終わりを明確にするルールを作っておけば、次の人も発言しやすくなり、ファシリテーターが別の人に意見を求めることもできます。

8. うなずきなどで聞いていることを伝える

Web会議においては、対面でのコミュニケーションとは異なり、相手が自分の話を聞いてくれているか不安になるケースもあります。ただ、声に出して相槌を打つと、発言者の話が聞き取りにくくなってしまうでしょう。そこでWeb会議においては、うなずくといった動作で、聞いていることを伝えあうのがおすすめです。発言者としては、聞いてくれていることが感じられ、安心して話しやすくなるでしょう。

9. 重要なWeb会議は記録を残す

とくに重要なWeb会議については、記録を残しておくことも大切です。テキストとして議事録を残しておくべき会議の場合は、記録役を決めておくとよいでしょう。テキストとして残す必要がない場合は、Web会議システムの録画機能を利用するのがおすすめです。ミーティング履歴を残せたり、会議の参加者からアンケートを取れたりするWeb会議システムもあるため、うまく活用しましょう。

10. Web会議ルームにはパスワードを設定する

Web会議を開催するうえでは、セキュリティ対策も重要です。重要な情報が外部に漏洩しないよう、Web会議ルームにはパスワードを設定しておきましょう。参加者だけにパスワードを伝え、関係ない人に教えないよう注意喚起しておくことも大切です。

Web会議ルールを作る際の2つのポイント

Web会議ルールを作る際の2つのポイント

Web会議のルールを作るときは、会議を運営しながら臨機応変にルールを変えていく、参加者からも意見を聞いてみる、といったポイントに注意しましょう。以下、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

1. Web会議を運営しながらルールを変えていく

Web会議のルールは、一度作ったら終わりというわけではありません。Web会議を運営しながら、臨機応変に変えていくことも大切です。この記事で紹介したようなルールを参考にしながら、自社の雰囲気や会議の内容などに合わせて、よりよいルールに改善していきましょう。

2. 社員からも意見を聞いてみる

Web会議のルールを作るときは、実際に会議に参加した社員からも意見を聞いてみましょう。ルールの作成担当者だけで決めてしまうと、独りよがりになってしまう可能性もあります。Web会議の参加者は、意外な部分で不便さやストレスを感じているかもしれません。さまざまな意見を聞いたうえで、参加者がストレスなく会議に参加できるようなルールを設定しましょう。

Web会議のルールを作って話し合いをスムーズに進めよう!

今回は、Web会議を開催するうえで決めておくべきルールや、ルールを作る際のポイントなどを解説しました。Web会議を導入することで、業務効率化や経費節減を期待できる一方で、しっかりとしたルールを決めておかなければ、話し合いがスムーズに進まず、ストレスを感じてしまうケースもあるでしょう。

目的や議題を明確にしておく、ファシリテーターを決めておく、といった簡単な対応で、Web会議の効率は大幅に改善できるので、ぜひ試してみてください。

簡単でストレスのないWeb会議システム

これまで紹介してきたように、一定のルールを設けることで、お互いに気持ちよくWeb会議がおこなえます。

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