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Web会議システム導入費用を抑えられる補助金・助成金

Web会議システム導入費用を抑えられる補助金・助成金

新型コロナウイルスの流行に伴い、Web会議システムを導入した企業が急増しています。しかしWeb会議システムの導入に踏み出せない企業もまだ多く、とくに中小企業に消極的な傾向が見られます。その最たる理由は導入の際にかかる費用が高額になることです。

Web会議システムを導入すると、補助金や助成金を受けられることもあります。本記事では活用できる補助金・助成金について解説します。

Web会議システム導入時に活用できる補助金・助成金(国)

リモートワークが推奨されている今、Web会議システムはとても魅力的なツールです。しかしWeb会議システム導入には費用がかかることもあるため、なかなか導入に踏み切れないと感じている企業も少なくありません。

こちらでは、Web会議システム導入の際に活用できる国の補助金や助成金を2つご紹介します。

1. IT導入補助金

まずもっとも有名なものとして挙げられるのが、「IT導入補助金」です。Web会議システムに限らず、生産性を向上させるために役立つITツールを導入する企業を対象に支給される補助金です。

IT導入補助金の大きな利点は、対象となる企業の業種が幅広いという点です。
たとえば受注発注業務を効率化するためのクラウドシステムの導入や、原価管理のためのツールなどを導入する際にIT導入補助金が適用されます。
加えて作業時間の短縮や業務の効率化が期待できるWeb会議システム導入についても補助金が支給される可能性があります。

補助金の対象者となるのは以下の基準に達しない中小企業です。

業種資本金従業員数
製造業、建設業、運輸業3億円300人
卸売業1億円100人
サービス業(ソフトウェア業、情報処理サービス業、旅館業を除く)5,000万円100人
小売業5,000万円50人
ゴム製品製造業(自動車又は航空機用タイヤ及びチューブ製造業並びに工業用ベルト製造業を除く)3億円900人
ソフトウェア業又は情報処理サービス業3億円300人
旅館業5,000万円200人
その他の業種(上記以外)3億円300人

さらに日本国内で事業をおこなっていること、携帯電話番号を登録すること、必要書類を提出することなどの条件も満たす必要があります。

IT導入補助金の最大補助率は4分の3に拡充され、最大補助額も450万円と非常に高額に設定されています。パソコンやタブレットなどのハードウェアをレンタルする費用も補助対象となるので、これからWeb会議システムの導入を検討している企業にとって非常に有用な補助金となるでしょう。

ただし申請期限があるので、補助金を利用したい企業はできるだけ早めに申請することが重要です。賃上げを実施する企業などは審査に通りやすくなるといった条件もあるので、細かい点は公募要領を確認するようにしましょう。

参考:IT導入補助金|経済産業省

2. テレワークマネージャー相談事業

総務省が提供しているサービスの一つがテレワークマネージャー相談事業です。現金が支給されるわけではないので厳密にいうと補助金ではありませんが、Web会議システムを導入する企業ができる支援の1つです。

テレワークマネージャー相談事業とは、専門的な知識を持つ専門家がテレワーク導入に関するコンサルティングを無料でおこなってくれるというものです。現在のところ申請期限が2021年3月31日に設定されていますが、申請が多くなれば期限が前倒しされる可能性もあるので、できるだけ早めに申請するようにしましょう。

参考:テレワークマネージャー相談事業|総務省

各自治体のIT化推進への取り組み

各自治体のIT化推進への取り組み

Web会議システムを導入する企業を応援する政策をおこなっているのは国や省庁だけではありません。各自治体も地域に密着した、地域経済に貢献することができる企業を支援しようとさまざまな政策をおこなっています。

中には国の支援策と併用することができるものもあり、中小企業にとって非常に大きな助けとなります。

地方自治体としてWeb会議システムの導入を推進する取り組みについて5つご紹介します。

1. はじめてテレワーク(テレワーク導入促進整備補助金)

東京都がおこなっている取り組みが、「はじめてテレワーク(テレワーク導入促進整備補助金)」です。これは東京しごと財団が中堅・中小企業を対象としてテレワークの環境構築経費や制度整備費を補助するというものです。

ただし東京都が実施しているコンサルティングを受けていなければならず、常時雇用する労働者が2人以上999人以下いなければなりません。また、これらの労働者は6カ月以上継続して雇用していることが求められます。

助成率は100%で、かかった費用をすべて助成してもらうことが可能ですが、助成限度額が定められています。従業員数が100人未満では最大40万円、100人以上299人以下では70万円、300人以上999人以下では110万円が支給されます。

社内でテレワークをおこなうための環境を整備するための費用が足りないと考えている中小企業は、東京都の支援策を利用するとよいでしょう。

参考:テレワーク導入促進整備補助金|公益財団法人東京しごと財団

2. 荒川区新型コロナウイルス感染症拡大防止対策設備投資等支援事業補助金

東京都荒川区が実施している補助金が、「荒川区新型コロナウイルス感染症拡大防止対策設備投資等支援事業補助金」です。

これは区内の中小企業と対象として、テレワーク導入の取り組みを支援することを目的として用意された補助金です。荒川区内に本社を置いている中小企業で、1年以上区内で事業をおこなっており、今後も継続していく意向があるならば申請することができます。

Web会議システムはもちろん、カメラやスピーカーなどのハードウェア、パソコンを含むテレワーク環境の整備費用、勤怠管理システムなど幅広い費用を対象としています。ただしテレワークのためとはいえ机やイス、消毒液などは補助の対象とはなりません。

最大の補助率は50%、1企業あたりの最大補助額が100万円です。2021年3月末までに設置が完了、もしくは支払いが終了するものが補助の対象となり、その約3週間前までに申請することが求められています。2021年3月末が申請期限ではないので、前もって申請できるよう準備を整えておきましょう。

参考:荒川区新型コロナウイルス感染症拡大防止対策設備投資等支援事業補助金|荒川区

3. とちぎテレワーク環境整備導入支援補助金

栃木県が実施しているのが、「とちぎテレワーク環境整備導入支援補助金」です。
これは栃木県内にある中小企業を対象として、テレワーク導入に向けた環境整備を促進するために設けられた補助金です。

厚生労働省が提供している働き方改革推進支援助成金を活用してテレワークの導入をすでにおこなっていることが申請の条件となっています。厚生労働省の働き方改革推進支援補助金を活用して、その上乗せとしてとちぎテレワーク環境整備導入支援補助金が提供されます。

最大の助成率は4分の1限額は50万円で、どちらか金額が小さいほうが採用されます。2021年3月15日が申請期限ですが、助成の対象となるのは2020年5月1日から2021年2月15日までに実施した事業です。

参考:とちぎテレワーク環境整備導入支援補助金|栃木県

4. テレワーク導入支援補助金

埼玉県が実施しているテレワーク導入支援補助金は、県内に事業所を有する中小企業を対象として、テレワーク導入の費用を支援するものです。随時申請を受け付けていますが、対象となる事業は2021年1月31日までの間に実施されたものでなければなりません。

補助金の上限額は20万円、最大の補助率は3分の2です。テレワーク導入支援補助金の対象となるのは、Web会議に必要となるカメラやマイクの購入費用、クラウドサービスの利用料、Web会議システムの利用料、勤怠管理システムなどの利用料です。

かなり幅広い分野の出費が対象となるので、これからテレワークを導入しようとしている企業にとって使い勝手のよい補助金です。

参考:テレワーク導入支援補助金|埼玉県

5. 群馬県テレワーク導入促進補助金

群馬県が提供している補助金が、「群馬県テレワーク導入促進補助金」です。栃木県の補助金と同様、厚生労働省が提供している補助金の上乗せとして実施されている補助金となっています。

群馬県テレワーク導入促進補助金の支給を受けたいと思っている企業は、まず厚生労働省が提供する「働き方改革推進支援助成金」を申請し支給決定を受けなければなりません。厚生労働省が提供している働き方改革推進支援助成金の対象事業が、群馬県テレワーク導入促進補助金の対象でもあります。

助成の限度額は国の助成金の25%か50万円のどちらか低い方の金額が採用されます。申請期限は2021年3月3日までですが、予算の範囲内で先着順であるためできるだけ早く申請することが必要です。

参考:群馬県テレワーク導入促進補助金|群馬県

補助金ではまかなえないWeb会議システム導入費用

補助金ではまかなえないWeb会議システム導入費用

補助金や助成金を利用すれば、Web会議システムの導入費用を抑えることは可能ですが、補助金ではまかなえないコストも存在します。補助金や助成金を申請する場合には、別途どのくらいの費用がかかるのかを計算しておくことが大切です。

補助金を使わずにかかるWeb会議システム導入費用について見ていきましょう。

オプション費用

Web会議システムを最初に導入する費用に関しては、補助金の対象となる場合がほとんどです。しかし特別につけるオプションについては、一般的には対象外です。

基本的に、Web会議システムを導入した時点で最低限Web会議ができる機能は付いていますが、企業によってオプション機能を必要とする場合もあるでしょう。

たとえば自動的に議事録を取ってくれる機能や、会議への参加者を大幅に増やすことができる機能などが考えられます。便利な機能ではありますが、補助金や助成金は最低限Web会議システムなどのテレワーク環境を整えるために支給されるものなので、オプションについては各企業で費用を負担することが求められます。

Web会議システムの導入やメンテナンスの人件費

Web会議システムの導入においては、新たに従業員を雇うなどしてシステムの担当者を作る必要が生じるかもしれません。Web会議システムに詳しい人材を置いておけば、トラブルが生じた場合でもすぐに対処することができるでしょう。

とくに国外の企業が提供しているWeb会議システムの場合、日本語でのサポートが受けられないこともあるので、Web会議システムに詳しい担当者がいると大きな助けになります。
ただしこの担当者を置くための費用は補助金の対象とはなりません。

補助金・助成金の申請に必要な物、手順

補助金・助成金の申請に必要な物、手順

補助金や助成金の支給を受けたいと思う企業は、国や地方自治体に申請をおこなわなければなりません。

申請には必要書類があり、規定された手順に則っておこなう必要があります。もし書類に不備があったり、対象となる事業ではなかったりした場合、申請が受理されず労力が無駄になってしまうかもしれません。

そうならないためにも、補助金や助成金を申請する際に必要とされるものや申請の手順について詳しく見ていきましょう。
さまざまな補助金・助成金がありますが、ここではIT導入補助金について考えます。

1. ITツールの選定などの事前準備

まずおこなうべきなのはWeb会議システムの選定です。どのようなシステムが自社に必要なのかを分析し、そのニーズに合ったシステムを選定します。

さらにIT導入支援事業者の選定が必要です。申請する企業がある地域をサポートしているIT導入支援事業者を選んで、ともに申請をおこないます。

2. 交付申請

続いてIT導入支援事業者と商談を進めていき、実際に交付申請をおこなわなければなりません。IT導入補助金の申請マイページの招待をIT導入支援事業者から受け取り、必要な情報を入力します。

どんなツールやWeb会議システムを使うのか、どのような効果が期待できるのかといった詳しい情報をここで正確に入力します。クラウドやテレワークに対応したツールを利用している場合や、賃上げを実施している場合には加点対象となることも覚えておきましょう。

3. 交付決定と補助事業の実施

交付が決定されると、申請マイページから知らされます。IT導入支援事業者に交付決定の旨を報告し、補助事業を実施します。

4. 事業実施効果報告

補助金の交付を受けて事業をおこなった場合、どのような効果があったかを報告しなければなりません。これも申請マイページからおこなうことができ、最終的な報告をIT導入支援事業者がまとめて代理提出します。

これで補助金の手続きがすべて終了します。

補助金・助成金を最大限活用してWeb会議システムを導入しよう

Web会議システムは初期費用やランニングコストがかかるので、導入したいと思ってもなかなか導入に踏み切れない企業も少なくありません。

しかし国や自治体が提供している補助金・助成金を使えば、最小限のコストでWeb会議システムを利用できます。ぜひ利用できる補助金・助成金を探して、Web会議システムを導入できるようにしましょう。