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Web会議7つのコツでスムーズな進行を実現する方法

Web会議7つのコツでスムーズな進行を実現する方法

テレワークや在宅勤務が増えてきているビジネスシーンにおいて、Web会議は欠かせないものとなっています。
Web会議は従来の対面会議と違い、発言のタイミングが掴みにくいほか、専用のシステムやスピーカー、ネットワーク回線などを使用しておこなうため、環境によって映像・音声トラブルが発生する可能性があります。
トラブルを最小限に抑え、Web会議を快適に、効率的に進めるには、当日のアジェンダや資料の共有、機材の接続テストなど、事前準備や確認作業が重要です。

今回は、Web会議をスムーズに進行するために実行したい7つコツや、Web会議の流れを止める4つのトラブル事例とその解決法をご紹介します。

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Web会議をスムーズに進める7つのコツ

Web会議を快適に、スムーズに進めるためには、入念な事前準備のほか、会議中もちょっとした工夫が必要です。
「Web会議を上手に進行できない、効率が悪い」「導入してみたものの、コミュニケーションが取りにくい」といった悩みがある場合は、Web会議前と会議開始中に、次の7つのコツを実行しましょう。

1. Web会議ツールやスピーカーフォンの事前確認

Web会議を開催するには、Web会議システムへの登録や、パソコンやスピーカーフォン、ヘッドセットなど、さまざまな機材の準備・接続が必要です。
Web会議の前日にシステムの動作確認や機材の接続テストをしっかりおこない、映像や音声の途切れなど当日トラブルを最小限に抑えましょう。

2. 議題や資料の共有は前日までに済ませる

Web会議に限らず、会議の目的と議題、資料の共有は、会議に円滑に進めるための重要なポイントです。
下記に、参加者全員に事前共有しておくとよい資料の例を挙げます。

  • 当日のアジェンダ
  • Web会議システムに参加するためのURL
  • 当日までに目を通しておいてほしい資料
  • 当日に使用する資料

当日のWeb会議を上手く進めるため、しっかり準備しておきましょう。

3. 司会進行者を決めておく

Web会議を開催する際は、参加者のなかから会議の進行役「ファシリテーター」を決めておきましょう。
Web会議は対面での会議よりも発言のタイミングがとりにくく、慣れない人だと意見をしにくい、誰と会話しているかわからないといった問題が出てくるケースがあります。
参加者が複数名いる場合は、参加者に話題を振ったり、意見をまとめたりするファシリテーターが必要不可欠です。
大人数の大規模なWeb会議では、ファシリテーターの進行補助役「コ・ファシリテーター」を任命しておくとよいでしょう。

4. Web会議本番は早めにログインする

Web会議当日は、開始時間の5分前には着席し、主催者は早めにログインしておきましょう。
参加者のなかには、アクセス確認や様子見を兼ねて、会議システムのURLに早めに入室してくる人もいます。主催者が先にログインしていれば、参加者も安心するでしょう。

5. チャット機能を活用する

対面の会議に比べて発言のタイミングがとりにくいWeb会議では、チャット機能を積極的に活用しましょう。
たとえば、「質問はチャットに投稿する」というルールを定めれば、進行中の会話を邪魔することなく質問を投げかけることができます。
質問は会議の進行を見ながらまとめて回答する時間や議論の時間を設ければ、会議を効率的に進められるでしょう。

6. ホワイトボードなどの共有機能を活用する

大体のWeb会議システムには、ホワイトボードなどの共有機能が備わっています。
画像資料や参考映像、デスクトップ画面の共有など、Web会議を視覚で進行できる便利なシステムです。
参加者全員が共同で書き込めるホワイトボード機能があれば、従来の対面会議のような感覚で会議を進められるため、意見がまとめりやすくなります。チャット機能同様、積極的に利用しましょう。

Web会議で使えるホワイトボードについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

Web会議で使えるホワイトボードとは?おすすめツールを紹介 | Calling[コーリング]
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7. 会議についてきていない参加者がいたらフォローする

Web会議は、従来の対面会議とは違い、参加者の表情や様子が見えづらいため、自分の発言への反応や、理解が得られいるかどうかがわかりにくという問題があります。
会議の進行役であるファシリテーターは、参加者をフォローする気配りが必要です。
会議についていけなくなっている参加者がいないか、発言するタイミングを掴めずに、全く意見を出していない参加者がいないかなど、細かく観察しましょう。

Web会議の流れを止めるトラブル事例

Web会議の流れを止めるトラブル事例

Web会議をおこなっていると、ときには会議の流れを止めてしまうようなトラブルが発生することがあります。
その原因のほとんどは、会議室など設置場所の環境や機器接続、ネットワーク回線によるものです。
事前確認や参加者のちょっとした工夫次第で、トラブルを最小限に抑えられます。

Web会議にありがちな4つのトラブル事例と解決法は次のとおりです。

1. 音声が聞こえないまたは届かない

Web会議を始めたものの、相手の声が聞こえない、または相手に届かないといったケースは、スピーカーフォンやヘッドセットの接続・設定に問題がある場合がほとんどです。
パソコンにケーブルがしっかり接続されているか、ワイヤレス接続の場合は機器の認識がされているか、音声ボリュームが最小やミュートになっていないかなど、開始前にしっかり確認しておきましょう。

2. エコーやハウリングが起きる

Web会議の音声トラブルで最も多いのが、エコーやハウリングによって音声が聞きとりにくくなるケースです。
この原因の多くは、ほかの参加者の使用機器や環境にあります。事前に環境確認をおこない、Web会議用のスピーカーフォンやヘッドセットを使用してもらいましょう。

なお、複数名が参加する会議室のスピーカーフォンは、エコーキャンセリング機能が搭載した機種がおすすめです。エコーやハウリングを防ぎ、Web会議を快適に進行できます。

Web会議中に起きるハウリングの原因とその対処法について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

Web会議中に起きるハウリングの原因とその対処法を詳しく解説 | Calling[コーリング]
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3. 映像や音声が途切れる

会議中に映像や音声が途切れる場合は、参加者のネットワーク回線が原因であるケースが少なくありません。
音声や映像をリアルタイムでやりとりするWeb会議では、安定したネットワーク環境が必要です。
モバイルWi-Fiや公衆無声Wi-Fi、スマートフォンのテザリングなどは、回線速度が遅く、不安定になりがちです。可能であれば有線環境に切り替えてもらいましょう。
ネットワーク環境を変えられない場合は、映像の解像度を下げて通信量を抑えるといった工夫で改善されることもあります。

4. 雑音・発言者以外の話し声が入る

通話中に雑音が気になる場合は、スピーカーフォンの位置を確認しましょう。
プロジェクターや空調設備の側に設置していると、マイクがファンの音を拾ってしまっている可能性があります。
発言者以外の話し声や咳払い、タイピング音などが雑音として入ってくる場合は、自分の拠点に発言者がいないときはマイクをオフにするといった工夫が必要です。

Web会議をスムーズに進行するには事前準備・確認が重要

スムーズなWeb会議を実現する要素の大半は、入念な事前準備と確認作業にかかっています。
会議当日にトラブルが発生しないよう、Web会議システムにきちんとアクセスできるか、パソコンやスピーカーフォン、ヘッドセットの設定や接続に問題ないかなどをしっかり確認しましょう。
また、会議当日のアジェンダや必要な資料は、事前に共有しておくことが重要です。
会議当日は進行役であるファシリテーターが参加者をしっかりフォローし、スムーズに進行できるWeb会議を実現しましょう。

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Web会議では、トラブルはつきものです。しかし、今回紹介したようなWeb会議のコツを使うことで、気持ちよく会議をおこなうことができるでしょう。

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