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Web会議での社内研修を成功させる6つのポイント

Web会議で研修

テレワークの推進により、オンラインツールを使った会議や、研修が普及しつつあります。少人数の会議と違って、研修をWeb会議システムでおこなう場合は、ポイントを抑えてスムーズに進めることが重要です。

研修でWeb会議システムを使用するときは、事前の準備だけでなく、使うシステムの選び方も重要です。この記事では、Web会議システムでの社内研修を成功させる、6つのポイントと、システムの選び方について解説します。

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Web会議システムを使った社内研修の注意点

社内研修をWeb会議システムでおこなうときは、少人数の会議とは異なる注意点を、理解しておく必要があります

社内会議では、ある程度の遅延やトラブルが起こっても、時間の都合をつけるなどの対応がしやすいでしょう。しかし、研修をWeb会議システムでおこなう場合は、大人数が一度にアクセスするため、予期せぬトラブルの起こる可能性があります。

また対面のときとは異なり、講師が一方的に話す形式になりやすく、参加者の当事者意識が薄くなる点にも、注意が必要です。

まずは、Web会議システムを使って社内研修をするときの、4つの注意点について解説します。

1. 機材の不具合など予期せぬトラブルに対応しにくい

対面での研修とは異なり、Web会議システムを使った研修は、機材トラブルなどの対応がしにくい点に注意しましょう。研修中にマイクの調子が悪くなったり、モニターが映らなくなったりしても、対面の研修であれば声を張る、資料を配るなどの対応ができます。

一方、Web会議システムで機材トラブルが起こると、中断せざるを得ない場合もあります。たとえば音声の不具合などが発生したときは、対面のときと違って、声を張っても参加者に声は届きません。マイクを交換したり、設定を確認したりするために、研修を一時中断して対応しなくてはならないこともあります。

Web会議でのトラブルについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

Web会議でのよくあるトラブルとその解決策を詳しく解説 | Calling[コーリング]
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非対面での商談、オンラインミーティング、ウェビナーの配信など、さまざまなビジネスシーンでWeb会議システムが活躍していま …
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2. 参加者のインターネット環境を整える必要がある

Web会議システムで研修をおこなうときは、オンラインでも参加者が参加できるような環境を、整えなくてはいけません。参加者には、インターネット環境を用意してもらう必要があります。またインターネットの回線が遅いと、映像が止まったり、音声が途切れたりする原因になります。

参加者がインターネット環境を整えられるかを確認し、場合によってはインターネット回線を使えるように、主催者が手配する必要もあるでしょう。

3. コミュニケーションが図りにくい

Web会議システムでの研修は、対面の研修よりも、コミュニケーションを図りにくいことがデメリットです。講師が一方的に話す形式になりやすく、参加者同士の交流も生まれにくいでしょう。参加者の雰囲気がわかりにくいため、講師は参加者の理解度を確認しにくいことも、Web会議システムでの研修の懸念点です。

Web会議システムによっては、挙手やリアクション機能が付いているものもあります。研修に向いているシステムを選ぶことで、Web会議システムでもコミュニケーションをとって、研修を有意義におこなえます。

4. ワーク・ディベートなどの研修には向かない

研修のなかでも、参加者同士が話し合いをするワーク・ディベート型の研修は、Web会議システムには不向きです。Web会議システムには、グループ分け機能が付いたものもありますが、場の雰囲気や発言が伝わりにくいオンラインでは、対面よりも入念な準備が必要です。

Web会議システムを使った社内研修6つの成功ポイント

Web会議システムを使った社内研修6つの成功ポイント

研修は一般的に大人数を対象とし、それぞれが時間の都合をつけて参加しています。そのため、研修時間を延長したり、うまく進行できなかったりすることは避けなくてはいけません。

社内研修をWeb会議システムでおこなうときの注意点を理解したうえで、研修を成功させるために知っておきたい、6つのポイントを押さえていきましょう。

1. 安定したWeb会議システムを使う

大人数が参加する研修でWeb会議システムを利用するときは、システムの安定性が重要です。
多人数が同時にアクセスすることでサーバーがダウンすると、研修が中断してしまうからです。また、システムの安定性が低いと、研修中に回線が乱れる可能性もあります。

Web会議システムでの研修を成功させるには、安定したシステムを導入することが前提と考えましょう。

2. 事前にシステムの使い方や当日の流れを確認する

Web会議システムで社内研修を成功させるには、事前にシステムの使い方を理解しておくこともポイントです。
「必要な機能は備わっているのか」「使用権限は付与されているか」など、使いたい場面で、使いたい機能が使えるかを確認しておきましょう。
システムによっては、必要な機能が標準装備として付いていないこともあります。オプションでつける必要があるのか、ライセンスは足りているかもチェックしましょう。

また、あわせて研修当日の流れを確認することも大切です。
参加者の確認方法や質問の受付方法、Web会議システムの機能をいつ使うかなどを決めておきましょう。

3. トラブルに備えて余裕のあるスケジュールを組む

研修当日はトラブルが起こることを前提に、余裕のあるスケジュールを組んでおきます。質問や休憩の時間を、多めにとっておくとよいでしょう。
機材トラブルに備えて、マイクやイヤホンなどは複数用意しておきます。ノートパソコンのコンセント位置や、コードの断線などを確認し、必ず予備を用意しましょう。
当日はトラブル時、すぐに取り出せるような場所に予備機材を置いておきます。

4. 研修中も指名するなどコミュニケーションを図る

Web会議システムを使った研修では、講師が1人で話すスタイルになりがちです。
できるだけ研修中に指名して解答してもらったり、挙手してもらったりなどのコミュニケーションを図るようにしましょう。

グループでのディベートでなくても、チャット機能を使って質問を受けつけるなど、簡単なコミュニケーションでもかまいません。参加者が飽きないように、受講者参加型になるような工夫が必要です。

5. 録画機能を使って振り返りができるようにする

Web会議システムを研修で使うメリットは、研修をそのまま録画できることです。
録画したものを、ダウンロードできるようにしておけば、研修の内容をいつでも見直せます。単調になりがちなWeb会議システムの研修で、内容の復習のために録画を利用することは、参加者の理解度を上げる1つの方法です。

6. 研修後に理解度を確かめるためのテストをおこなう

対面式の研修と同様、Web会議システムを使った研修でも開催後にテストをおこなうことで、参加者の理解度のチェックができます。画面越しでも参加者の理解に影響はないか、問題はどこにあったのかなど、改善点の洗い出しにも役立ちます。
研修の理解度を確かめるテストや、参加者アンケートを利用すれば、次回のオンライン研修に活かせるでしょう。

Web会議システムを使用した社内研修のメリット

Web会議システムを使用した社内研修のメリット

新型コロナウイルスの蔓延により、大勢で集まっての研修が難しくなっているため、Web会議システムを利用した研修は今後も推奨されると予想されます。
テレワークが推進されているとの理由だけでなく、Web会議システムを使った研修にはコスト削減や、研修レベルの統一などメリットがたくさんあります。ここでは、Web会議システムを使って研修をおこなうことのメリットをみていきましょう。

1. 交通費や宿泊費を削減できる

Web会議システムで研修をおこなうと、参加者や講師の交通費や、宿泊費などのコストを削減できることがメリットです。宿泊の手配や、経費処理に関わる業務量を減らすことで、結果的に人件費の削減にもつながるでしょう。

オンラインで研修をする場合は、Web会議システムの費用がかかります。しかし、従来必要だった会場費が不要になるため、必ずしもトータルコストが増えるわけではありません。システムを一度導入すると、次回以降の初期費用が必要なく、より低コストで利用できることもあります。

2. 複数箇所で同時開催が可能になる

対面での研修は複数箇所で同時開催する場合、それぞれの会場でスタッフが必要でした。一方Web会議システムを利用した研修は、複数の会場で同時に開催が可能なだけでなく、必要なスタッフも少なくてすみます。

会場ごとに講師を派遣する必要がないため、全会場の研修が1日で完了することも、Web会議システムを利用した研修のメリットです。

3. 研修のレベルを統一できる

複数の会場で、同じ研修をおこなうことのできるWeb会議システムは、研修のレベルを統一する意味でも、メリットがあります。
会場ごとに講師が異なったり、進行がまちまちだったりすると、研修の内容に差が生まれます。参加者が投げかける質問も異なるため、会場によって理解度が変わる可能性も考えなくてはいけません。

一方、Web会議システムでの研修は講師も研修内容も、全会場で同じものを用意できます。同じレベルの研修を参加者に提供できるため、社員の知識やスキルに差が生まれにくくなります。

4. 研修を録画すれば日程調整の必要がない

Web会議システムを利用したオンライン研修は、研修内容の録画保存も簡単です。不参加だった人へのフォローも録画データの共有で対応できます。

研修に参加できなかった人も参加した人と同じレベルの研修を受けられることが、Web会議システムのメリットです。

社内研修で便利なWeb会議システムの機能

社内研修で便利なWeb会議システムの機能

研修で使うWeb会議システムは、どんなものでもよいわけではありません。研修をするうえで、必要な機能を兼ね備えたシステムを選ぶことがポイントです。
講師が一方的に話す研修なのか、参加者同士が話し合いを必要とするワーク・ディベート型なのか、研修の形式によっても必要な機能は異なります。
ここでは、一般的な社内研修に必要なWeb会議システムの機能について説明します。

1. 挙手機能・リアクション機能

挙手機能とは、Web会議システム中に発言の必要性を知らせるための機能です。「手を挙げる」機能とも、呼ばれています。
社内研修で挙手機能を使うメリットは、参加者とのコミュニケーションに役立つことです。参加者にアンケートを取ったり、質疑応答の時間に質問を募集したりするときに、Web会議システムの挙手機能を使います。

またWeb会議システムによっては、リアクション機能を備えているものもあります。挙手以外のリアクションによって、参加者へ意思表示がしやすいです。
講師が参加者の理解度を確かめるときにも、この挙手機能やリアクション機能が役立つでしょう。

2. グループ分け機能

グループ分け機能とは、研修全体の大グループの中に複数の小グループを作る機能です。
グループ分け機能で、ワークのためのグループ分けをして、小グループで話し合いができます。オンラインの研修でも、参加者が積極的に参加しやすくなり、コミュニケーションの場にもなります。

機能を使ってグループ分けをすると、各部屋に名前を付けてグループの参加者を事前に設定することも可能です。
ワークを取り入れた研修をおこないたいときは、グループ分け機能の付いたWeb会議システムを選ぶとよいでしょう。

3. 録画機能

Web会議システムの録画機能を利用すると、研修が終わったあとで会議の内容を閲覧できるようになります。システムの種類によっては、URLを共有して、自由に視聴できるものもあります。
録画ができることだけでなく、どのように共有したいかを確認して、Web会議システムを選ぶとよいでしょう。

4. 参加者リスト機能

Web会議システムのなかには、研修に参加している人のリストを、自動作成してくれる機能が付いたものもあります。
研修をWeb会議システムでおこなうと、誰が参加しているかがわかりにくいことがデメリットです。そこで、参加者リスト機能を使うと、参加者の確認を手動でおこなう必要がなくなります。

事前に参加予定者のリストを作成できるシステムもあるため、より効率的に研修を開催できます。

研修用のWeb会議システムの選び方

会議用にWeb会議システムをすでに導入していたとしても、研修では不便を感じるケースもあります。研修で使うWeb会議システムは、参加者の人数に対応していること、同時にアクセスしてもシステムが安定していることなどを確認しなくてはいけません。

ここでは、研修用のWeb会議システムを選ぶときのポイントについて解説します。

1. システムが安定してサポートが充実している

少人数の会議とは異なり、大人数が参加する研修では、よりシステムの安定性が重要です。
システムが不安定だと、音声や画像が乱れるなどして研修に支障が出てしまいかねません。研修でWeb会議システムを使うときは、信頼できるシステムを選びましょう。

海外製システムは、日本語を母国語としないスタッフがサポート対応することもあります。サポートが充実し、日本語で対応してもらえる国内のシステムを選ぶと、万が一のときも安心です。

2. 研修を受ける人数に対応している

Web会議システムを選ぶときは、研修の規模に対応できるものを選びましょう。
システムのなかには、数十名しか参加できないものもあります。また、人数によって料金プランが変わることもあるため、研修の参加人数に対応しているかを、事前に確認しましょう。
社内でおこなわれる研修すべてをカバーできる、参加人数に対応したWeb会議システムを選ぶことが重要です。

3. 必要な機能が備わっている

Web会議システムで社内研修をおこなうときは、研修内容を把握したうえで、必要な機能を検討しましょう。
たとえばグループワークをメインにするときは、グループ分け機能の付いたWeb会議システムを選びます。グループ分け機能がない場合でも、招待コードを分けることでグループワークが可能です。しかし、ワークを中心とするなら、グループ分けのできるWeb会議システムのほうが向いています。

セミナー形式の研修であれば、最低限アンケート機能やチャット機能が付いているWeb会議システムを選べば問題ありません。機能や対応人数の多いシステムほど、コストがかかることがあるため、予算とあわせて検討しましょう。

4. アクセス方法が簡単である

研修をWeb会議システムでおこなうときは、参加者がアクセスしやすいかどうかも検討ポイントの1つです。
システムのダウンロードや登録が必要なWeb会議システムの場合、トラブルが発生しやすくなります。とくに大人数が参加する研修では、URLをクリックするだけでアクセスできるWeb会議システムを選ぶと、スムーズに進行できるでしょう。

社内研修におすすめのWeb会議システム4選

Web会議システムには多くの種類があるため、具体的にどれがよいか選べない場合もあるでしょう。会議専用や商談専用など、それぞれに求められる機能に特化したシステムもあり、研修に適したWeb会議システムも多数あります。

研修に使うときはウェビナー用など、多人数に対応するWeb会議システムを選びましょう。
ここでは、社内研修におすすめのWeb会議システムを4つ紹介します。

1. Calling

Calling
出典:https://www.calling.fun

Callingは、ビジネスコミュニケーションを支援するための、Web会議システムです。少人数の会議で便利なCalling Meetingのほかに、ウェビナー用のCalling Webinarのプランも用意されいます。社内研修には、Calling Webinarがおすすめです。

Calling Webinarでは、最大1,000名まで対応し、大規模な研修にも対応できます。ホストとゲストの双方がアカウント不要で、インストールも不要なためWeb会議の開催や参加がしやすいです。また、視聴用ルーム内チャット機能によりホストとゲストがチャットでやりとりできるため、ウェビナー参加者とのコミュニケーションも取りやすいでしょう。

もちろん録画機能もあり、ダウンロード共有すれば、不参加だった社員へのフォローも万全です。

プラン初期費用月額料金参加可能人数録画機能挙手機能グループ分け機能アンケート機能
Calling Meeting20万円1,500円/1ID1~30名リアクション機能あり×
Calling Webinar問い合わせ問い合わせ最大1,000名○(β版)×××

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2. LiveOn

LiveOn
出典:https://www.liveon.ne.jp/

グループ分け機能を使いたいなら、LiveOnがおすすめです。
LiveOnのWeb会議システムは、本会議とは別に2つの小グループを作ることができ、研修でグループワークをしたいときに適しています。

イントラパック版は、多人数モードを標準装備しており、参加人数は無制限です。ASP版も、多人数モードをオプションで付ければ、人数の制限なく研修を開催できます。

挙手機能やリアクション機能がなく、コミュニケーションツールは音声のほかにチャット機能のみであることがデメリットです。

プラン初期費用月額料金参加可能人数録画機能挙手機能グループ分け機能アンケート機能
ASP版78,000円3,000円/1ライセンス無制限(多人数モード)×○(3グループ)
イントラパック版100万円+
78,000円/1ライセンス
無制限×○(2グループ)

3. V-CUBE

V-CUBE
出典:https://jp.vcube.com/

V-CUBEは、クラウド型のWeb会議システムを提供しており、会議用のV-CUBEミーティングのほかに、セミナー用のV-CUBEセミナーが用意されています。

V-CUBEセミナーは、セミナー配信に特化したシステムで、ライブ配信だけでなく、追っかけ再生やオンデマンド配信も可能です。研修用の配信資料として、利用するときに便利でしょう。

ただしV-CUBEセミナーは、参加者の音声機能が完全オフです。チャットや、アンケート機能でのコミュニケーションのみとなります。社内研修用の動画共有に、向いているWeb会議システムです。

プラン初期費用月額料金参加可能人数録画機能挙手機能グループ分け機能アンケート機能
V-CUBEミーティング問い合わせ問い合わせ最大50名××
V-CUBEセミナー問い合わせ問い合わせ最大5,000名追っかけ再生××

4. Zoom

Zoomビデオウェビナー
出典:https://zoom.us/jp-jp/webinar.html

Zoomも会議用のZoomミーティングのほかに、ウェビナー用のZoomビデオウェビナープランも利用できます。

Zoomビデオウェビナーでは、参加人数の上限に合わせたプランを選択でき、グループを最大50つ作れることが特徴です。録画機能はもちろん、アンケート機能や投票機能が付いているため、参加者が積極的に参加できる研修になるでしょう。

グループワークをメインとした研修をおこなうときは、Zoomビデオウェビナーの機能が役立ちます。

プラン初期費用年間料金参加可能人数録画機能挙手機能グループ分け機能アンケート機能
無料参加者数による1万名以上いいね/投票機能あり最大50室

Web会議システムで研修をおこなう前の準備

Web会議システムが完璧でも、事前の準備が整っていなければ、研修は成功しません。インターネット環境や機材の準備、参加者への案内など、研修前に確認しておきたいポイントについて解説します。

1. インターネット環境を整備する

まずは主催者側のインターネット環境が整っているかを確認しましょう。
研修の時間帯にインターネット回線が混みあって、接続が途切れることのないように、事前にテストをおこないます。主催者側の確認だけでなく、参加者としてアクセスができるかどうかも確かめましょう。
また、参加者へ事前にインターネット環境を整えるよう、アナウンスをする必要もあります。

2. カメラやイヤホンの準備をする

インターネット環境だけでなく、使用する機材のチェックも事前に実施しておきましょう。
カメラが映るかだけでなく、向きや位置も確認します。マイクはパソコンの音声入力の設定にも注意しましょう。入力端子と設定が合っていないと、音声が入力できない場合があります。

Web会議に必要な機材について、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

Web会議に必要な機材の種類や選び方のポイントを徹底解説 | Calling[コーリング]
Web会議に必要な機材の種類や選び方のポイントを徹底解説 | Calling[コーリング]
在宅勤務やリモートワークなどでWeb会議に参加する場合、必要な機材が揃っていなければ、円滑な会議進行の妨げになってしまう …
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3. 事前にアクセス方法を通知する

主催者側の準備を整えるだけでなく、参加者へ事前にアクセス方法など、当日の流れを通知することも忘れてはいけません。
参加者が戸惑うことのないように、前もって流れを確認してもらう必要があります。アクセス方法や質問、発言をするときの方法、終了後のアンケート入力など、テキストや資料で提示しましょう。

事前にトラブルがあったときの対応方法についても確認しておくと、もしものときに参加者が慌てずにすみます。

研修でWeb会議システムを使うときは選び方が重要

Web会議システムを研修で使うときは、機能と対応人数が合っているシステムを選ぶことが重要です。
セミナー形式の研修では、質問を受けつけるためのチャット機能や挙手機能など簡単なコミュニケーションを図れる機能が付いていると、研修が充実します。研修後のアンケート機能があるWeb会議システムを選べば、次回の研修の改善点がみえるかもしれません。

グループワークを中心とした研修には、グループ分け機能の付いたWeb会議システムがおすすめです。全体の研修会場につないだまま、小グループでの討論ができるため、全体の進捗をつかめます。

ここで紹介したWeb会議システムを参考に、研修の形式に合ったものを選んでみましょう。

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本資料でわかること
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