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Web会議とテレビ会議の違いとは?知らないと恥をかく基礎知識

Web会議とテレビ会議の違いとは?知らないと恥をかく基礎知識

Web会議とテレビ会議は、デバイスを通した会議が可能となるツールです。
しかし、「Web会議」「テレビ会議」などが混在し、どれを選ぶべきかわかりにくいと感じる人も少なくありません。

本記事では、会議ツールの導入を検討している人に向け、Web会議とテレビ会議の違いを具体的に紹介します。
それぞれのメリット・デメリットについても詳述するので、自社のケースを想定しながらチェックしてみてください。

Web会議とテレビ会議の違いとは

Web会議とテレビ会議は、どちらも「会議参加者が同じ空間にいなくても会議できる」という点で共通しています。

ただし、仕組みや機能、できることはそれぞれ異なるため、注意が必要です。
両者を見るとき特に注意したいのは「どのような回線を使うか」「どのようなデバイスが必要か」という点です。

Web会議とテレビ会議にはどのような違いがあるのか、具体的に見ていきましょう。

1. Web会議はインターネット回線を使用しておこなわれる会議

Web会議は、インターネット回線を通じておこなわれる会議です。
選ぶツールにもよりますが、会議資料の共有やチャット、背景の設定などもできます。

システムの種類はオンプレミス型とクラウド型があり、現在の主流はクラウド型です。

クラウド型は、クラウドサーバーを使ってデータを送受信します。
インターネット回線とデジタルデバイスさえあれば、どこからでも会議に参加することが可能です。

2. テレビ会議とは専用機器を介しておこなわれる会議

一般的に「テレビ会議」というときは、ISDNや専用回線を使用しておこなわれる会議を指します。
デバイスはテレビ会議専用の据え置き型を使用し、内蔵されたカメラやマイクで会議をおこないます。

「ビデオ会議」「TV会議」もテレビ会議と同義です。
基本的に、テレビ会議は外部とつながることはありません。

しかし、近年はWeb会議と同様の機能を持つ「クラウド型」のテレビ会議も登場しています。

Web会議とテレビ会議のそれぞれのメリット・デメリット

Web会議とテレビ会議のそれぞれのメリット・デメリット

Web会議とテレビ会議は、コスト面や活用シーン、会議のクオリティなどに違いが現われます。
どちらを取り入れるべきか迷っている担当者は、それぞれのシステムにどのようなメリットやデメリットがあるのかをチェックしてみましょう。

Web会議とテレビ会議を使った場合のメリット・デメリットについて、それぞれ紹介します。

1. Web会議のメリット

Web会議のメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

  1. 参加する場所・デバイスを問わない
  2. 導入・保守コストがかからない
  3. 幅広い用途で使える

Web会議に必要なものは、インターネット環境とカメラ付きのデジタルデバイスのみです。
会議参加者のスケジュールを合わせやすく「今すぐに会議を開きたい」というときもスムーズでしょう。

また、クラウド型ならサーバーを設置する必要がなく、特別なコストがかかりません。
システムトラブルやアップデートはベンダーが対応するため、常に安全かつ最新の状態のシステムを活用できます。

このほか、チャットツールや書き込み機能が付いているのもWeb会議ツールならではです。
Web会議ツールとしてはもちろんですが、物理的に離れている社員同士で情報共有したり意思確認したりするときも役立ちます。

2. Web会議のデメリット

Web会議のデメリットは、主に以下の2点です。

  1. 会議の質がインターネット環境に左右される
  2. セキュリティリスクがある

クラウド型のWeb会議の場合、回線速度によっては音が切れたり映像が固まったりといったトラブルが発生します。
状況によってはスムーズな会議が難しいこともあるでしょう。

また、インターネット回線は、会議の内容や参加者の情報が外部に漏れる恐れがあります。
堅牢なセキュリティを誇るWeb会議システムでも、主催者や利用者のリスク対策が甘ければ大きなトラブルにつながるかもしれません。

3. テレビ会議のメリット

テレビ会議のメリットは、主に以下の3点です。

  1. 音や映像が安定している
  2. 大人数・重要な会議も安心
  3. セキュリティリスクの心配は少ない

テレビ会議は「多地点接続装置(Multipoint Control Unit、MCU)」を設置して複数拠点を結ぶのが一般的です。
専用回線を使うため通信は安定し、音や映像のクオリティは高いといえます。

また、テレビ会議では専用の高性能カメラやマイクが使われます。
マイクの感度も高く、大人数で集まったり重要度が高かったりする会議でも、会議の臨場感を共有しやすいでしょう。

さらに、テレビ会議の回線は外部とつながりません。
情報漏洩リスクやマルウェア感染リスクは低く、機密性の高い会議に適しています。

4. テレビ会議のデメリット

テレビ会議のデメリットは、主に以下の2点です。

  1. 会議場所が限定される
  2. 導入コストが高い・導入まで時間がかかる

専用回線を使うタイプのテレビ会議システムは、設置された拠点からしか会議に参加できません。
メンバーが拠点以外に散らばっている場合は、会議の開催は困難です。

また、テレビ会議は専用機器を必要とするため、導入コストも高額です。
拠点が複数ある場合は拠点分の機器を揃える必要があり、契約から会議の開催までは時間がかかるでしょう。

自社に合った会議ツールを選ぶ3つのポイント

自社に合った会議ツールを選ぶ3つのポイント

近年は会議ツールがさまざま登場し、口コミや評価の高いものもたくさんあります。
しかし、どんなに口コミや評判の良い会議ツールでも、自社の用途や規模に合わないものでは意味がありません。

使いやすい会議ツールを選ぶには「会議の規模」「コスト」「用途」に着目するのがおすすめです。
それぞれについて紹介します。

1. 会議の規模

会議規模が大きいなら、クオリティが高く音・画像が安定するテレビ会議がおすすめです。
前述の通り、テレビ会議では専用のカメラ・マイクを使用します。

データは専用回線に乗せるため、遅延や停止の心配がありません。
大画面に映し出しても画像の安定性は変わらず、大人数で場を共有したいときに最適です。

実際に大規模な会議や国際フォーラム、講義などではテレビ会議システムが多用されています。

一方、2~5人程度の小規模グループで会議をおこなう際は、Web会議システムが便利です。
インターネット環境さえ整っていれば、どこからでも参加できます。

会議資料は画面上で共有できるため、人数分の資料をそろえる必要がありません。
手間もかからず、画面を通して密な話し合いができます。

2. コスト

「なるべくコストを抑えたい」という希望を持つ担当者は、無料で試せるWeb会議が有益です。
ただし、無料版は使える機能や参加人数、会議時間などが制限されます。

「社員全員で使えるツールがほしい」などの場合は、有料バージョンの導入がおすすめです。
有料版でもクラウド型なら、「導入コスト不要」「月または年の定額制」がほとんどです。

ただし、従量制はアカウント数によって料金が異なります。
「何人分のアカウントが必要か」などを良く考えましょう。

なお、テレビ会議は専用機器が必要となるため、導入コストが高めです。
その後の保守・運用・機材のメンテナンスも自社でおこなっていく必要があり、ランニングコストもかかります。

3. 用途

会議ツールの用途が「テレワーク中の社員をつなぐため」などの場合は、Web会議がおすすめです。

在宅勤務でも社員は自宅からミーティングに参加でき、遠距離でも情報共有や質疑応答が可能です。
Web会議ツールに付いているスケジュール機能やタスク管理機能を活用すれば、テレワークの効率化にもつながります。

一方、あくまでも「質の高い会議をおこなえれば良い」という場合は、テレビ会議が適しています。
会議機能に特化しているため、安定性は抜群です。

用途は限定されますが、余計な機能がないので使いやすく感じるでしょう。

Web会議とテレビ会議の違いを知って自社に合うツールを導入しよう

Web会議とテレビ会議は、どちらも遠隔地を結んでの会議を可能にするツールです。
画像や音の安定性がほしいならテレビ会議、多機能かつ手軽に使いたいならWeb会議が適しています。

「会議クオリティにこだわりたいか」「手軽に使えるツールが良いか」など、会社によって会議ツールに求める機能・性質は異なります。
まずは自社のニーズを適切に分析し、どのようなツールの導入が望ましいのか考えてみましょう。