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Web会議のファシリテーター必見!8つのノウハウを詳しく解説

Web会議のファシリテーター

Web会議でも通常の会議と同様に、ファシリテーターを決めることが一般的です。また、通常の会議よりもWeb会議のほうが、ファシリテーターの負担は大きくなる傾向にあります。

ファシリテーターは会議を円滑に進めるために、会議中にいろいろな点に注意しなければなりません。また、会議前の準備も円滑な会議進行に大きく関わります。

本記事では、Web会議をスムーズに進めるためのノウハウやWeb会議のファシリテーターが気をつけるべきことについて、説明します。

Web会議のファシリテーターに必須の4つのノウハウ

Web会議をスムーズに進めるために、ファシリテーターは以下のような点に注意しておく必要があります。

  • 事前にアジェンダや資料を共有しておく
  • あらかじめ誰かにサブファシリテーターをお願いしておく
  • ほかの参加者より少し早めに入室する
  • 初対面の人が多い場合はアイスブレイクの時間を設ける

それぞれについて、説明します。

1. 事前にアジェンダや資料を共有しておく

Web会議に限らず会議をスムーズに進めるためには、各参加者が会議のテーマや議題、参考資料などをきちんと把握している必要があります。

したがって、ファシリテーターは、会議が始まる前に会議のアジェンダや会議中に利用する予定の資料などを、共有しておくことを心がけましょう。

こうすることで、会議の最初に各参加者の目線を合わせる必要がなくなるので、スムーズに会議に入っていくことができます。

2. あらかじめ誰かにサブファシリテーターをお願いしておく

会議は基本的にファシリテーターが仕切りますが、ファシリテーター自身が討論に参加するケースもありえます。

そのような場合に、ファシリテーター以外に会議の進行をおこなう人がいなければ、会議が前に進まなかったり横道に逸れたりしてしまう可能性があります。

あらかじめ会議参加者の誰かにサブファシリテーターをお願いしておくことで、ファシリテーターが仕切りをおこなえなくなった場合に対処してもらうようにしましょう。

3. ほかの参加者より少し早めに入室する

ファシリテーターが少し早めにシステムにログインして入室しておくことで、ほかの参加者も安心して入室しやすくなります。

入室してきた参加者には、会議が始まる前に声をかけたりちょっとした雑談をしたりするとよいでしょう。

相手の緊張をほぐすことができますし、カメラやマイクがきちんと作動しているかどうかの確認にもなります。

4. 初対面の人が多い場合はアイスブレイクの時間を設ける

新プロジェクトの顔合わせミーティングなどのように、お互いに面識がない人同士でWeb会議をおこなう場合もあります。

その場合は最初にお互いのことを知るために、アイスブレイクの時間を設けるとよいでしょう。

積極的に発言をする人がいない場合は、ファシリテーターが自ら口火を切ることで発言を促しましょう。

お互いのことを少しでも知ってから会議に入ることで、会話や議論がよりスムーズに進むことが期待できます。

Web会議のファシリテーションで気をつけるべき4つのこと

Web会議のファシリテーションで気をつけるべき4つのこと

上述した内容は、どちらかといえばWeb会議を開始する前に気を付けておきたいことが中心でした。

Web会議を進行している際にファシリテーターが気を付けるべきこととしては、以下のようなことが挙げられます。

  • 発言しない人にはマイクをオフにしてもらう
  • ツールの有効活用を促す
  • 参加者が多い場合は発言を挙手制や指名制にする
  • 全員の様子を適宜チェックするようにする

それぞれについて、説明します。

1. 発言しない人にはマイクをオフにしてもらう

Web会議に利用するマイクは、発言者の発言以外に周囲の音まで拾ってしまうこともあり、それが会議の進行の妨げになる場合もあります。

そのため、自分が発言するタイミングでない人にはマイクをオフにしてもらい、雑音が入らないようにすることで、会議を進行しやすくするとよいでしょう。

この点に関しては、会議が始まってから都度説明するのは時間の無駄なので、注意点として事前に参加者に伝えておきましょう。

2. ツールの有効活用を促す

Web会議に用いるツールにはさまざまな機能が搭載されていることがあります。それらを有効活用することで、会議はより順調に進むようになります。

たとえば自分の手元にある資料を共有したい場合は、資料をカメラに映して参加者に見せるよりも、資料共有機能を利用してデータを共有するほうが効率的です。

Web会議ツールの利用経験がない場合は、そういったツールの存在や使い方を知らないこともあるので、ファシリテーターがどのように使うかを説明して有効活用を促しましょう。

おすすめのWeb会議システムについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

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3. 参加者が多い場合は発言を挙手制や指名制にする

参加者が多いWeb会議では、参加者が思い思いに発言してしまうと収拾がつかなくなってしまいます。

そのようなケースでは、挙手をして指名されてから発言や回答をおこなうようにすることで、会議の秩序を維持できるでしょう。

ただしこの場合は、挙手回数の多い人ばかりが発言するようになってしまいがちなので、発言を分散させてバランスをとるように、ファシリテーターの手腕が求められます。

4.全員の様子を適宜チェックするようにする

Web会議は通常の会議よりも、参加者全員の様子を把握するのが難しいことが多いです。

したがってファシリテーターは、通常の会議以上に参加者の様子に気を配らなければなりません。

何か言いたげな人や疑問があるように首をひねっている人がいたら、議論の合間にでも発言を促し、会議に参加できるように配慮しましょう。

Web会議ではファシリテーターの手腕が非常に重要

Web会議ではお互いが別々の場所から参加するため、通常の会議以上に円滑に進行するのが難しいケースが多いです。

そのためファシリテーターがしっかりと役割を全うできるかどうかで、会議の進行度合いや生産性は大きく変わります。

自分一人だけでは荷が重いと思う場合は、誰かにサブファシリテーターをお願いしておくことも重要です。

会議前そして会議中と、自分がやるべきことや注意すべきことをしっかり把握しておいて、スムーズに会議を進行させることを心がけましょう。

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