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Web会議に関する規程についてわかりやすく解説

Web会議の規定

働き方の多様化やテレワークの普及により、Web会議システムは急速に私たちの生活へ浸透してきました。
いつでもどこでも会議が可能で便利なWeb会議ですが、うまく活用するためにはWeb会議に関する規程をしっかりと作成しておくことが大切です。

今回はWeb会議に関する規程で定めるべき項目と、Web会議をおこなうときの注意点について解説します。
Web会議の運用についてお悩みの企業は、ぜひ参考にしてください。

専門家による執筆
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玉上 信明

社会保険労務士。三井住友信託銀行にて年金信託や法務、コンプライアンスなどを担当。定年退職後、社会保険労務士として開業。執筆やセミナーを中心に活動中。人事労務問題を専門とし、企業法務全般や時事問題にも取り組んでいる。【保有資格】社会保険労務士、健康経営エキスパートアドバイザー

Web会議に関する規程のポイント

Web会議に関する規程の内容に決まりはありません。
そのため企業や業種、今抱えている問題などに合わせて、自社に最適な規程を作成することが大切です。

ただし、規程で定めておくと便利な項目はいくつか存在しています。
まずは、Web会議に関する規程で押さえておきたいポイントについてみていきましょう。

1. Web会議の開催手続きについて

はじめに、Web会議の開催手続きについて定めておきましょう。
Web会議には、少人数から大人数でおこなうものなどさまざまあり、これらすべてを企業が管理することは難しいです。しかし、大規模な会議や社外との会議などに関しては、事前の周知や会議システムの利用申請の方法について定めておくことが大切です。
これはWeb会議の1つのIDに対して、同時にWeb会議に参加できる最大人数が異なるためです。

企業によっては、Web会議システムを利用できる従業員の範囲を制限していたり、3日前に所定の事務手続きをおこなうことを義務づけていたりするケースもあります。
企業が管理するWeb会議システムの利用に関しては、開催や運営の手続きについて規程しておくと、混乱やトラブルを避けられるでしょう。

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2. Web会議の議題や開催目的について

Web会議を開催するときの議題や開催目的、運営ルールなどについて、事前に規程を作成しておくことをおすすめします。

Web会議で話が脱線し、生産性が低下したケースは少なくありません。
とくにWeb会議は参加者が多いと話が脱線しやすく、話がまとまらずに会議が長引きやすくなってしまいます。
そのため、事前に議題と開催目的、ゴールを定めておくことが重要なのです。

また生産性向上のために、Web会議システムの使用時間を制限しておいてもよいでしょう。
会議が長引くことがなく、社内のパフォーマンスを低下させないような規程を作成しましょう。

3. 利用機器の制限について

企業のなかには、情報漏洩を防ぐためにWeb会議システムに接続できる機器について制限をかけているところもあります。
セキュリティ対策を徹底したいのであれば、利用機器の制限についてもしっかりと規程を作成しておきましょう。

会社から貸与されたPC及び、モバイル機器であれば利用できる企業もあれば、Web会議用として貸与しているPCでしか利用できない規程の企業もあります。
Web会議には不正アクセスによる情報漏洩リスクがつきものなので、備えとしてしっかり対策を定めておきましょう。

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4. 参加環境について

どこからでも会議に参加できる点がWeb会議のメリットですが、参加環境についてはしっかりと規程を作成しておくことをおすすめします。
ここでは、「できる限り静寂な個室やこれに類する施設で会議に参加すること」「招待された参加者以外に視聴させないこと」などについて定めておきましょう。

とくにカフェなど不特定多数の人がいる場所は、以下の理由などによりそもそもWeb会議の参加場所としてふさわしくありません。

  • 大切な顧客情報や営業秘密など、情報漏洩の可能性がある
  • 公共の場所で業務の話をすることはビジネスマナーに違反している
  • 新型コロナウイルスの感染対策として、食事の場では静かに過ごすべきである

不適切な参加場所を選ばないように、規程で定めておきましょう。

5. 資料共有について

Web会議をスムーズに運用するためには、資料共有についても規程を作成しておきましょう。

当日に資料の共有などをおこなうと、参加者は限られた時間でその内容を理解しなければいけません。さらには資料共有がうまくいかないといったトラブルが発生すると、会議時間が長引いてしまうことも考えられます。

よって、資料は必ず事前に共有するように定めましょう。遅くとも会議前日までには共有しておくといったルールを定めておくことで、短時間で効率的なWeb会議の運用が可能になります。

6. IDやパスワードについて

セキュリティ対策のためにも、Web会議システムのIDやパスワードの取り扱いについては厳正な規程を設けておくと良いでしょう。
たとえば会議ごとにパスワードを設定し、このパスワードを知らない人は会議に参加できないという設定にすれば、不正アクセスを防ぐことができます。

また、接続IPアドレスの指定や端末認証によるアクセス制限も、Web会議のセキュリティ対策に役立ちます。
情報漏洩を防ぐためにも、こういったセキュリティ管理の方法についても詳しく規程を作成しておきましょう。

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7. Web会議の進行について

Web会議を効率的に進めるためには、進行について規程しておくことも大切です。
具体的には「運営や進行をおこなう司会者」「議題について話す責任者」「議事録をまとめる副責任者」といったように、Web会議に参加するメンバーの役割を定めておくことをおすすめします。

複数人が参加するWeb会議では、複数の人の発言が重なってしまったり、話が脱線したりといったことが起こりがちです。
こういったとき、Web会議の進行方法についてしっかりと定まっていれば、トラブルや脱線を防いで効率的な話し合いができます。

たとえば発言するときには司会者の許可を求める、他者が発言しているときは発言しないといったルールなどです。また、司会者に発言を許可された人以外は、マイクをミュートにするなども効果的でしょう。対面での会議以上に進行ルールを明確にすることが重要です。

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8. 「出席」の解釈について

出席の解釈についての規程も、意外に大切なポイントです。

  • カメラやマイクをオフにしていても、話を聞ける状態であれば出席
  • テレビ会議のように、出席者間で意見交換ができる状態であれば出席

上記のように、会議の規模や内容によって、出席の解釈が異なることもあるかもしれません。
従業員間で出席の解釈が異なるとトラブルになりやすいので、解釈を統一しておくことが非常に大切です。

また、会議の規模や内容、出席者の立場によっても、出席の解釈を変えるケースもあります。
たとえば大規模な会議で、発言者は各部署の代表者に限定しつつ、代表者以外の人は話を聞くだけの「オブザーバー出席者」として取り扱うといったことです。

9. 議事録作成について

議事録の作成についても、Web会議に関する規程で定めておくことをおすすめします。
Web会議は録音や録画が可能になっているため、こういった機能を活用しても問題ありません。

とはいえ、録画を後で見返すというのも時間がかかるので、少なくとも議事の要点は文書化しておくと良いでしょう。
なかでもテーマや日時、出席者や決定事項などは必ず文書化しておくべきです。また重要な会議なら、会社の会議規程などに基づいて正式な記録を作成するべきでしょう。

会議の記録が残せると、都合が悪くてWeb会議に参加できなかったメンバーへの情報共有にも役立ちます。
会議終了後は議事録や録画などを見直して、詳細部分の確認やフィードバックをおこないましょう。

Web会議の導入方法

Web会議の導入方法

Web会議のシステムは多数あり、それぞれ特徴や導入方法が異なります。
Web会議に慣れていないと、急に取引先企業とのWeb会議が必要になったときに戸惑ってしまうことがあるかもしれません。

ここからは、一般的なWeb会議システムの導入方法について紹介します。
いつでもWeb会議システムを活用できるように、しっかりと知識を身につけておきましょう。

1. 必要な機器を揃える

はじめに、Web会議に必要となる機器を揃えましょう。
必要となるのは、以下の4つの機器です。

  1. インターネット回線
  2. スマホやPCなどのデバイス
  3. Webカメラ
  4. マイクやヘッドセット

最近のスマホやPCには、カメラやマイクの機能が標準装備されていますが、円滑な会議進行のためには専用のWEBカメラやマイク、ヘッドセットを備えることをおすすめします。

上記のものが揃っていれば、Web会議はいつでもどこでも開催することが可能です。

2. Web会議システムを選ぶ

次に、使用したいWeb会議システムを選びましょう。
近年はソフトをインストールしなくても、ブラウザだけですぐにWeb会議が開始できるシステムが増えてきました。
手軽にWeb会議の利用を始めたい場合は、こういったものを活用してみてもよいでしょう。

ちなみに、Web会議システムは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つに分類でき、それぞれセキュリティの高さや手軽さなどが異なります。よく比較して、自社に最適なWeb会議システムを導入しましょう。

オンプレミス型・自社の専用サーバーにWeb会議システムを導入するタイプ
・セキュリティ対策に有効で、外的要因に影響されない快適な通信が可能
クラウド型・インターネット経由でWeb会議システムを使用するタイプ
・初期費用がかからず、運用や保守の手間もかからない

こちらの記事で、Web会議システムを比較して紹介しています。自社にあったWeb会議システムを見つけてみましょう。

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3. 会議情報やパスワードなどを周知する

会議を開催するときは、Web会議システムで会議室のURLを取得する必要があります。
取得したURLをメールやチャットツールなどでメンバーへ共有すれば、Web会議の開催準備は完了です。

このとき、パスワードを設定してメンバーにだけ共有しておくと、外部からのアクセスを防いでセキュリティ対策をすることが可能です。
時間になってメンバーがURLをクリックすれば、カメラとマイクが起動して会議室に表示されます。

チャット機能や挙手機能、資料共有機能など、システムによって搭載されている機能は異なります。
システム独自の機能も活用しながら、快適なWeb会議を進めていきましょう。

Web会議をおこなうときの注意点

Web会議をおこなうときの注意点

PCを通して会話をするWeb会議では、参加者同士が気持ちよくスムーズに参加できるよう、いくつかの注意点に留意する必要があります。
ここでは、Web会議をおこなうときに気をつけたい注意点6つについてみていきましょう。

1. セキュリティ問題に気をつける

Web会議システムを活用するときは、セキュリティ対策を念入りにおこなうようにしてください。第一歩目としては、セキュリティに優れたWeb会議システムを利用することでしょう。

また、会議への不正アクセスなども懸念されます。外出先からWeb会議に参加する際に接続したフリーWi-Fiや、覗き見をきっかけに情報が漏れてしまうことも考えられます。よってフリーWi-Fiの使用や、人通りが多い場所での参加は基本的には禁止すべきです。

Web会議に接続するシステムのセキュリティソフトは常に最新のものにアップデートしておき、Wi-Fiは自前のものを使うようにしましょう。
また外でWeb会議をする際は、覗き見防止シートなどを装着しておくことも一つの対策です。

ただ上述したように、覗き見の可能性がある場所でWeb会議に参加すること自体が問題です。Web会議の利点はどこからでも参加できるということですが、不特定多数の人がいる場所からWeb会議に参加するのは控えましょう。

2. 事前に接続テストやシステムの動作を確認しておく

Web会議を開始する前は、必ず事前に接続テストやシステムの動作を確認しておきましょう。
会議開始時間になってマイク設定ができなかったり、ソフトのインストールが必要になったりすると、メンバー全員に迷惑をかけてしまうためです。

会議開始5分前には共有されたURLをクリックし、早めに入室しておくようにしてください。
事前にマイクやカメラのテストをおこなっておくと、スムーズにWeb会議を開始できます。

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Web会議をおこなうためには、専用のツールとともにマイクやスピーカーなどの機材を利用します。また、実際に会議に臨む前にそ …
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3. 発言のタイミングに気をつける

多くの参加者がいるWeb会議では発言が重なってしまい、意思疎通がしにくくなるという注意点があります。
Web会議に参加するときは、発言のタイミングに気をつけるようにしましょう。

発言するときは挙手機能を活用して、司会者の指名を得てから発言する。話し終えるときは「以上です」と言うようにするなど、発言のルールを決めておくとよいでしょう。

4. 騒音や映り込みを防ぐ

Web会議に参加するときは、騒音や映り込みを防ぐようにしましょう。
カフェなどからWeb会議に参加するのは、前述の通り避けるべきです。

できるだけ静かな場所から参加し、発言するとき以外はマイクをミュートにすることがWeb会議のマナーです。
背景が気になる場合は、「バーチャル背景」を使用しましょう。

とくに在宅勤務でご自宅から参加するような場合、バーチャル背景を用いて家庭の様子が映らないようにすることをおすすめします。
また、たまたま家庭の様子が映ってしまった他者に対し、それを話題にするようなことは避けるべきです。
「部屋が片づいていない」「今映った人は誰ですか?紹介してください」といった言動は、リモートハラスメント(リモハラ)として問題視されています。このようなリモートのマナー教育も、あわせて考えるべきでしょう。

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リモートワークや在宅での仕事が当たり前になってきているなかで、Web会議システムを用いたWeb会議をおこなう会社も増えて …
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5. カメラはオンに設定する

背景の映り込みが気になるからと、カメラをオフにしてWeb会議に参加する人もいるかもしれません。
しかし、Web会議に参加するときはできるだけカメラはオンにしておくことをおすすめします。
頷きや笑顔などの表情が、コミュニケーションの手段になるためです。

もちろん、会社の規程や会議するメンバーによっては、カメラをオフにしていても問題ないケースはあります。
TPOに合わせて、カメラのオンとオフを判断していきましょう。

6. 簡潔な会議を心がける

わかりやすいWeb会議にするためには、できるだけ簡潔な発言を心がけましょう。
結論までが長い発言では要点がわからなくなってしまい、参加者の混乱を招いてしまう危険性があります。

また、そもそもの会議の時間をコンパクトにすることも大切です。以下のようなルールを事前に設定しておきましょう。

  • 会議の予定時間を事前に通知する
  • 議題ごとの予定時間を設定する
  • 提案者からの議題説明は事前資料を前提に簡潔にする
  • 出席者の発言は簡潔にして、長引くようならば司会者から注意や中断をする
  • 発言中に割り込んで質問することを禁止する

脱線が多いと会議の重要なポイントがわからなくなってしまうため、短い時間で簡潔な会議を心がけるようにしましょう。

Web会議のスムーズな運用には規程の作成が大切

急速に普及してきたWeb会議に対して、規程を作成しないまま何となく導入してしまった企業も多いでしょう。
Web会議システムはすぐに導入できるなどさまざまな魅力があります。同時に、セキュリティ対策や効率的な業務のためには、規程に則った運用が欠かせません。
規程を作成するときは、今回紹介したポイントを押さえつつ、自社で運用しやすい内容にカスタマイズすることが大切です。
Web会議をおこなうときの注意点も踏まえながら、スムーズで安全なWeb会議を実現しましょう。

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