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Web会議スペースの作り方と注意点

Web会議スペース

Web会議は働き方改革を進めるうえで必要不可欠なツールです。
在宅ワークに限らず、オフィスにおいてもWeb会議を活用している人は多いでしょう。

その一方で、Web会議をおこなう場所が不足しているという新たな問題も浮き彫りになってきました。
この記事ではオフィス内でWeb会議をおこなう際の注意点と、会議スペースの作り方について解説します。

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オフィス内のWeb会議では「空間の遮音性」に注意

初めに、オフィス内でWeb会議をおこなう際の注意点から解説します。
通信環境が安定していることはもちろんですが、同じく大切なことは「空間の遮音性」です。

ここでは「周囲の雑音」と「会議の音声漏れ」について解説します。

1. 周囲の雑音を拾わないようにする

オフィス内でのWeb会議では周囲の雑音をマイクが拾ってしまわないよう注意が必要です。
重要な会議の途中で周囲の雑談や笑い声が聞こえてしまうと緊張した空気を保つことができません。

音声だけではなく、電話のコール音やコピー機の稼働音など、周囲の音の影響を受けない空間で会議に参加するようにしましょう。

自分が会議のホストや進行役を任されていたりする場合は、とくに雑音への注意が必用です。
あまりにも雑音が酷いと会議の参加者に不快な思いをさせてしまうこともあるでしょう。

Web会議におすすめのマイクについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

【最新版】Web会議におすすめマイク16選 | Calling[コーリング]
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Web会議に参加するためにはマイクが必要です。パソコン内蔵のマイクを使う方も多いですが、専用のマイクがあればお相手に声を …
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2. 会議の音声が周囲に漏れないようにする

オフィス内でWeb会議を開催する際は周囲への音声漏れにも注意してください。
周りの人間に迷惑をかけないという配慮も必要ですが、より警戒すべきことは会議内容が外部に漏れ出てしまうことです。

内容を聞かれたとしても「同僚だから大丈夫」と思うのは間違いです。
機密情報の流出は何時いかなる経路で発生するか予測がつきません。

重要な情報を扱う会議では、しっかりと遮音性が確保されている場所からWeb会議に参加するようにしましょう。

Web会議の普及と会議スペースの確保

Web会議の普及に伴うスペースの確保は企業の大きな課題です。
先述したように、オフィス内でのWeb会議では遮音性の高い空間から参加することが大切です。

しかし、実際そのような場所は少なく、会議をおこなうにしても順番待ちや時間の制限が発生してしまいます。

そこで注目されているのが個室、または半個室のWeb会議専用スペースです。場所に依存しないはずのWeb会議にわざわざ専用スペースを設けるのは非効率に感じるかもしれません。

しかし、Web会議の品質向上のため、そして情報保護の観点から、外部の影響を受けない遮音性の高いスペースを確保することが求められます。

Web会議専用スペースを作る3つのメリット

Web会議専用スペースを作る3つのメリット

Web会議専用スペースを設けるメリットは以下の3つです。

  • 高い遮音性で会議の品質と安全性が高まる
  • 会議に集中する環境が整って生産性の向上が見込める
  • Web会議が開催しやすくなり業務効率を改善できる

非効率にも思える専用スペースの設置ですが、それにより業務効率が大きく改善されることが期待できます。

1. 高い遮音性で会議の品質と安全性が高まる

現在、販売されているWeb会議用スペースの多くは遮音性に優れた設計がされており、周囲の雑音や音声の漏れを最小限に抑えることができます。
雑音の心配が少ないWeb会議用スペースを活用すれば、オンラインであっても緊張感のある会議を開催することができるでしょう。

高性能な個室型会議スペースは高い遮音性が魅力です。社外秘の情報を扱うWeb会議などでも安心して会話できます。
なお、秘匿性の高い個人面談などに利用する際は、複数人で利用できるタイプの製品がおすすめです。

2. 会議に集中する環境が整って生産性の向上が見込める

会議に集中できる環境が整うことで生産性の向上も期待できるでしょう。

Web会議は対面でのやりとりと比べると会話の制限があり、慣れないうちは生産性の低下が懸念されます。
周囲の雑音や音漏れを気にしているとなおさらです。

Web会議専用スペースは周囲の影響を遮断し、会議に集中しやすい環境を整えることに適しています。
個室、もしくは半個室の環境に身を置くことで、より集中して議題に目を向けることができるでしょう。

3. Web会議が開催しやすくなり業務効率を改善できる

Web会議スペースを増設することで、会議開催の待ち時間が緩和されます。
一般的なオフィスではWeb会議での使用に適したスペースに限りがあり、希望の日時で会議が開催できないという状況も珍しくありません。

スムーズに会議が開催できるようになれば、全体の業務効率改善も期待できるでしょう。

近年主流のWeb会議スペースは既製品を設置するタイプか組み立て式なので、大掛かりな内装工事は不要です。
小型の製品であればデスク1台分のスペースで設置することができます。

オフィス内を整理して場所を確保するだけで、短期間に複数の会議スペースを設けることが可能です。

Web会議のスペースの作り方

Web会議専用スペースを作る方法は、大きく3通りに分けることができます。

  • 完全個室型のワークスペースを導入する(ボックス型)
  • パーテーションで空間を仕切る(半個室型)
  • 自席に防音壁を設置する

それぞれ導入に必要な費用も異なるので、予算を考慮しながら自社に最適な方法を選択しましょう。

1. 完全個室型(ボックス型)のワークスペースを導入する

完全個室型は遮音性に優れた少人数用のワークスペースです。

その名の通り、周囲が全て密閉されており、外部の雑音の入り込みや内部からの音漏れを遮断することができます。
情報の秘匿性が高く、重要な議題を扱う会議での使用にも適しています。

1人用タイプから対面式の複数人用タイプまで、メーカーによってそのサイズもさまざまです。
多くの製品では側面がガラス張りになっており、開放感も確保されています。

また、オプションで電源やLANポートの増設、ディスプレイの設置などに対応している場合もあり、用途に合わせてカスタマイズすることが可能です。

多くの製品はオープン価格となっており、費用の算出にはメーカーの見積りが必要です。
ボックス内に設置するソファなども含め、おおよそ1台当たり150万円~300万円程度の費用がかかります。

値段は高額ですが、その分Web会議に必要な環境や設備を漏れなく整えられるでしょう。

WORK POD|コクヨ

KOKUYO WORKPOD
出典:https://www.kokuyo-furniture.co.jp/products/office/workpod/

WORK PODはコクヨ社のオフィス向けファニチャー事業から提供されている完全個室タイプのワークスペースです。
ガラス張りで開放感のある形状はデザイン性も良く、換気性にも優れています。

オプションが多数用意されており、用途に合わせてカスタマイズできることが特徴です。

料金問い合わせ
サイズ幅1100×奥行1100×高さ2310mm

2. パーテーションで空間を仕切る(半個室型)

費用を抑えつつ、遮音性も確保したいという場合はパーテーションで空間を仕切る方法がおすすめです。
吸音性の高いパネルで空間を仕切り、内部にデスクやイスを設置してWeb会議用のスペースを作成します。

完全防音とはいきませんが、会議に集中できる環境は充分に構築できるでしょう。

コクヨ社やオカムラ社といった主要メーカーでは製品ごとの専用デスクや、デザインが統一されたイスも合わせて用意されています。
カラーバリエーションも豊富なので、オフィス内の空間演出にも利用できるでしょう。

導入にあたっての費用は、デスクやイスを含めた1ブース当たりで30万円~50万円です。
完全個室型の製品と比べカスタマイズ性が高く、費用や使用目的に合わせて導入することができます。

drape|オカムラ

OKAMURA-drape
出典:https://www.okamura.co.jp/product/others/drape/

drapeはオカムラ社が提供するパーテーション型ワークブースです。
パネルには吸音効果のあるグラスウールが用いられており、利用者の集中力を高めます。

カラーバリエーションが豊富、かつ表裏で色が異なるツートンカラーを採用しているので、オフィスの彩りを演出するのにも最適です。

料金問い合わせ
サイズ幅2049×奥行1900×高さ1520mm
※ソファタイプ
※高さは1920mmも選択可能

3. 自席に防音壁を設置する

さらに小スペースでWeb会議のスペースを確保したいという場合は、自席に設置するタイプの防音壁も販売されています。
簡易的な防音壁ではありますが、個室型やパーテーション型の設置が難しいオフィスでも導入できる点が魅力です。

導入コストも低く、安価なものであれば1万円程度から購入することができます

ボイスシャット|神戸ダンボール

神戸ダンボール ボイスシャット
出典:http://kobe-dan.co.jp/voice_shut/voice_shut.html

神戸ダンボール社が開発したボイスシャットは、ダンボール製のボックスの内部に吸音性の高いスポンジ素材を張り付けた卓上防音壁です。

簡易的な構造でありながら、体感で騒音を半減させる効果があります。
1個当たりの費用は17,000円(税込)とリーズナブルで、組み立てから設置も容易です。

料金17,000円
サイズ幅660×奥行690×高さ685mm

専用スペースを整えてWeb会議の生産性を高めよう

離れた相手と容易にやりとりができるWeb会議は、新しい働き方を目指すうえで非常に有用なツールです。

しかし、情報の安全性という面を含めてその利用環境は十分に整っているとはいえず、運用には注意が必要です。

今後もWeb会議は広く利用されることが予想されるため、オフィス内に専用スペースを設けて生産性を高めていきましょう。

<無料ebook>Web会議でのトラブル対応完全ガイド

Web会議では、「映像が固まる」「音声が聞こえない」「ハウリングしてしまう」などのトラブルが起きることがあります。そこで本資料では、Web会議で発生しやすい「映像」「音声」「ネット回線」のトラブルが起きた際の対処法を紹介します。

このような経験のある方におすすめ
  • Web会議でトラブルが発生したことがある
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