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Web会議の導入がテレワークに欠かせない5つの理由

Web会議の導入がテレワークに欠かせない5つの理由

テレワークの普及にともない、急速にシェアを伸ばしているのがWeb会議システムです。
Web会議システムは、非対面コミュニケーションに欠かせないツールとして注目を集めています。

今回は、テレワークの基礎知識やテレワーク実施における主な課題、Web会議システムが欠かせない理由など、テレワーク導入時に知っておきたい情報をまとめました。

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そもそもテレワークとは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT)を利用し、時間や場所にとらわれずに仕事をするワークスタイルのことで、「離れたところ」を意味する「tele」と、「働く」を意味する「work」を組み合わせた造語です。
当時は高速ネットワーク回線が普及していなかったこともあり、一部の企業にしか導入されませんでした。
しかし、1980年代以降にパソコンのシェア率が上昇したことで、再度テレワークに注目が集まります。

日本でも政府主導のもと、1990年代後半にテレワークに関する改革がスタートしてから、大企業を中心にテレワークを導入する会社が少しずつ増えてきました。
パソコンのシェア拡大や光回線の普及が追い風となり、2013年にはわずか9.3%だったテレワーク導入率が、2019年には29.6%と、大幅な増加を見せています。[注1][注2]
新型コロナウイルスの影響を受けて、テレワークの導入率は現在進行形で急速に高まっています。

テレワークの主な種類

テレワークは、勤務場所によって「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3種類に分かれています。
企業は社員のニーズや社内ルールなどに基づき、自社に合ったスタイルのテレワークを導入・実施することになります。
企業によっては在宅勤務とモバイルワーク、在宅勤務とサテライトオフィス勤務など、複数の種類を組み合わせて導入しているところもあります。
テレワークは多様な働き方を推進する働き方のひとつといえるでしょう。

ここでは、テレワークの主な種類とそれぞれの特徴をまとめました。

在宅勤務

自分の担当する業務を自宅でおこなうワークスタイルのことです。
会社と連絡を取るときは、インターネットに接続したパソコンや電話、FAXなどの通信手段を利用します。

2019年における在宅勤務の割合は50.4%で、前年の37.6%から導入割合が大きく伸びています。[注2]
とくに現在は新型コロナウイルスの影響で他者との接触や外出を控える傾向にあり、在宅勤務の導入割合はより大きくなっていることが推測されます。

モバイルワーク

出先や移動中に、ノートパソコンやスマホ、タブレットなどのモバイル端末を使用して仕事をおこなうスタイルのことです。
たとえば、取引先から社内のクラウドデータにアクセスして必要な資料を引き出し、顧客に提示することができます。出張先から報告・連絡・相談をおこなうことも可能です。
2019年の導入割合は63.2%と過半数を超えており、在宅勤務を抑えてトップとなっています。[注2]

サテライトオフィス勤務

本社から離れた場所に設置した拠点(サテライトオフィス)で業務をおこなうワークスタイルのことです。
あくまでワークスペースを確保するための措置なので、支社や支店に比べると業務の幅は狭いでしょう。
しかし、郊外や地方にサテライトオフィスを設置すれば、離れた場所に住んでいる社員の通勤にかかる手間や時間を大幅に削減できます。

数社と共同してサテライトを設けたり、レンタルオフィスを借りてサテライトに活用したりするのが一般的です。
大企業などは、自社専用のサテライトオフィスを設置することもあります。

国内で初めてテレワークが導入されたときの形態がサテライトオフィスでした。
しかし、本社とは別にオフィスを確保しなければならず、導入に手間とコストがかかることから、導入割合も16.4%とほか2つに比べて少ない傾向にあります。[注2]

政府も推進するテレワーク

2015年頃から、政府は働き方改革の一環として、テレワークの導入を推進してきました。
政府によると、テレワークは導入する企業だけでなく、地域活性化や労働力人口の確保、環境負荷の軽減、仕事と育児・介護・治療の両立、通勤時間の削減など、社会や就業者にとってもよりよい効果をもたらすものです。
そのため、政府ではテレワークの一斉実施を呼びかけるプロジェクト「テレワーク・デイズ」の一環として、テレワークの導入を助ける動画やツール、公的機関による支援などの紹介をおこなっています。

具体的な支援策としては、テレワーク用通信機器の導入・運用や、就業規則および労使協定等の作成・変更、社員に対する研修・周知・啓発などにかかったコストに対し、所定の助成金が支給される「テレワークコース」などがあります。
テレワークでWeb会議システムを利用するには、一定のスペックを満たした端末が必要不可欠です。
テレワークおよびWeb会議の導入にあたって新たな出費が発生する場合は、政府が実施している助成を上手に活用しましょう。

また、経済産業省では、中小企業や小規模事業者が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入できるよう、経費の一部を補助する取り組みをおこなっています。
補助対象となるITツールを導入した場合、費用の一部を補助してもらえるので、テレワークやWeb会議導入のコスト節約に役立ちます。

IT導入補助金の申請時期や、補助対象となるITツールは毎年変わります。
利用を検討している際は、事前に最新の情報を確認しておきましょう。

Web会議システムの導入費用を抑えられる補助金・助成金について、こちらの記事でも詳しく説明をしています。

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テレワーク実施における主な課題、よくあるトラブル

テレワークで頭を抱える男性

日本で初めてテレワークが導入されたのは1984年ですが、大企業だけでなく中小企業にも普及し始めたのはつい最近のことです。
テレワークに関する知識やノウハウはまだ浅く、テレワークならではの課題やトラブルに悩まされている企業も少なくありません。

近年はとくに、新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入した企業も多いです。こうした企業は下準備の期間が短く、さまざまな問題に直面しやすい傾向にあります。

では、具体的にテレワーク実施によってどんな課題・トラブルが起こり得るのでしょうか。
ここでは、テレワーク導入時によくある課題や問題をまとめました。

課題1. 社内外のコミュニケーションが希薄になる

テレワークを導入すると、オフィスに出勤することなく、自宅などで業務をおこなえるようになります。
時間や場所にとらわれず仕事できる点は、非常に便利です。しかし、会社の人や顧客とコミュニケーションを取る機会が大幅に減ります。

コミュニケーションの不足によって起こり得るのが、チームワークの乱れや、業績・生産性の悪化です。
また、在宅勤務している社員自身が、一人きりで働くことによる孤独や孤立感を覚える恐れもあります。こうした精神的なストレスは、仕事に対するモチベーション低下を招きかねません。

課題2. プライベートと仕事の線引きが難しくなる

自宅にいることで一番の問題となるのが、プライベートと仕事の線引きがあいまいになり、オンとオフの切り替えが難しくなることです。
会社に出勤していた人の多くが、オフィスは仕事をする場所、自宅は休む場所というイメージをもっているでしょう。
自宅で仕事をしていると、つい気が緩んでしまったり、仕事に身が入らなかったりする場合があります。
また、退勤に対する意識が低くなりがちなことから、だらだらと長く働いてしまい、過剰労働になってしまうケースもあります。

課題3. 社員の評価がしにくくなる

オフィスでは、上司が直接部下の様子を観察することができますが、テレワークで対面の機会がなくなると、勤務態度を確認しにくくなります。
ビジネスの人事評価では、仕事の成果だけでなくプロセスも重視されます。
しかし、仕事の過程が見えづらいテレワークでは、人事評価がより一層難しくなります。

課題4. 情報伝達・意思決定に遅延が起こりやすい

組織で働くには、チーム内で情報を共有したり、上司に最終判断を仰いだりする必要があります。
オフィスにいればミーティングを開いたり、本人に直接面会したりすることが可能です。
しかし、非対面のテレワークではメールや電話が主な連絡手段となるため、情報の発信から受信までの間にタイムラグが発生しやすくなります。
とくに、チーム内の情報共有にメールを活用しているケースは多いでしょう。プロセスに遅延が生じるリスクは、決して小さくありません。

情報伝達や意思決定のプロセスが遅れることによる、ビジネスチャンスの損失も危惧されます。場合によっては大きな損害となる可能性もあるでしょう。

課題5. 報・連・相の漏れによるミスが生じやすい

ビジネスでは、報告・連絡・相談、いわゆる報・連・相をこまめにおこなうことが基本です。
対面コミュニケーションを取りづらいテレワークでは、報・連・相に電話やメールを使用するケースが少なくありません。
しかし、声や文字だけでは正確に情報が伝わらないこともままあります。
情報伝達に漏れや抜け、誤りがあると、業務に支障を来したり、機会損失が発生したりする原因となり、生産性や業務効率の低下を招きやすくなります。

課題6. 社員の指導がしにくい

社員の教育や養成をおこなうのは企業の務めです。
しかし、テレワークをしていると直に接する機会が少なくなり、十分な指導をおこなえなくなります。
教えられる側にとっても、業務上でわからないことや不明な点が出てきた場合、上司や先輩に質問したり、アドバイスを仰いだりするのが難しく、仕事の覚えが遅くなる恐れがあります。

課題7. 情報漏洩のリスクが上がる

社内に専用のネットワークを引いている場合は、外部からの不正アクセスが起こりにくく、情報が漏れるリスクは比較的少なくなります。
しかし、社員が自宅で利用している家庭用ネットワークを利用して社内データにアクセスした場合、外部からの不正アクセスによって情報を盗み見られるリスクはぐっと高くなります。
パソコンやネットワークのセキュリティレベルは個々の家庭によって異なります。
もし社員がセキュリティ機能の低い端末やネットワークを利用してテレワークをおこなった場合、会社の情報が外部に漏洩してしまう恐れがあるのです。

テレワーク実施のためにWeb会議を導入すべき理由

テレワーク実施のためにWeb会議を導入すべき理由

テレワークにはさまざまな課題やトラブルのリスクがあります。
しかし、Web会議を導入すれば、問題のほとんどを解決することができます。
インターネットを利用するWeb会議なら、離れた場所にいる相手ともコミュニケーションを取ることが可能です。

ここでは、テレワークにWeb会議を導入すべき5つの理由をわかりやすく解説します。

理由1. コミュニケーションを取りやすくなる

Web会議を使用すると、パソコンやタブレット、スマホなどの画面を通して相手と対話できるようになります。
音声・映像データともにリアルタイムで送受信されるので、まるで現実に対面しているようなスムーズなやり取りが可能です。

Web会議の開設・参加ともに短時間で簡単におこなえるので、いつもの会議よりも気軽に利用することができ、コミュニケーションの活性化を促せます。
社員同士でこまめにコミュニケーションを取っていれば、在宅勤務していてもチームワークや一体感を感じられるので、組織力の低下を予防できます。
また、在宅勤務をしていても孤立感や孤独感を感じにくくなり、社員のモチベーションアップにも役立ちます。

理由2. テレワークにメリハリをつけられる

Web会議を利用して、1日1回、退勤時などにその日の業務内容や進捗状況を報告すれば、ルーズになりがちなテレワークにメリハリをつけることができます。
日々の業務の報・連・相も、Web会議を使えば習慣化しやすくなるでしょう。情報伝達の漏れや抜け、ミスの予防にもつながります。

理由3. 1on1ミーティングで仕事ぶりを評価できる

Web会議は複数人でやり取りするだけでなく、1on1、つまりマンツーマンのミーティングにも活用できます。
定期的に上司と部下で対面ミーティングをおこなえば、テレワークで普段確認しづらい部下の仕事ぶりをチェックし、正確に評価することができます。
部下の方も、テレワーク中の勤務態度をしっかり評価してもらえるため、仕事へのモチベーションをキープしやすくなります。

理由4. 業務効率をアップできる

Web会議を利用すると、簡単な操作ですぐに会議を開けるので、必要に応じて迅速にコミュニケーションを取ることができます。
情報の伝達や共有のスピードがアップすれば、今後の対応や意思決定も迅速におこなえるため、目の前のビジネスチャンスをしっかり掴むことができるでしょう。

また、Web会議では、会議中でもファイルやデータをメンバー同士で共有できるため、資料データを添付したメールを送受信する手間も省けます。

理由5. 安心・安全な環境でやり取りできる

Web会議システムの多くは、安全な環境でデータを送受信できるよう、セキュリティ対策に力を入れています。
具体的な機能はシステムによって異なりますが、データを暗号化して送受信したり、アクセスできるIDに制限をかけたりすることが可能です。
異なるネットワーク環境下でも、一定のセキュリティレベルを確保した状態でやり取りできるので、情報漏洩のリスクを軽減することができます。

テレワークのためのWeb会議システムの選び方

テレワークのためのWeb会議システムの選び方

Web会議システムにはさまざまな種類があり、それぞれ機能や特徴、価格などに違いがあります。
自社のニーズに合ったシステムを導入しないと、利便性や費用対効果に不満を感じる原因になるので、基本的な選び方のポイントを押さえておきましょう。

ここでは、テレワークにおすすめのWeb会議システムの選び方を9つのポイントにわけてご説明します。

1. ニーズと利用シーンを明確にする

Web会議に参加できる人数や、同時に開設できる会議室の数はシステムによって異なります。
たとえば無料で利用できるWeb会議システムは、複数の人が同時に参加するミーティングをおこなえないケースも少なくありません。
また、同時に開設できる会議室の数も限られており、同じ社内のチームがWeb会議を開いているときは、別のチームがWeb会議を利用できない場合もあります。

小規模な事業所であれば、1on1に特化したWeb会議システムでも不自由を感じないかもしれません。
しかし、ある程度の人数がいる企業なら、参加人数や、同時開設できる会議室の数にゆとりのあるシステムを選ぶのがポイントです。
テレワークの導入にあたって解決したい問題や利用シーンを明確にして、どんなWeb会議システムを求めているのかしっかり把握するところから始めましょう。

2. クラウド型のWeb会議システムを選ぶ

Web会議システムには、社内に専用サーバーを設置する「オンプレミス型」と、サービス提供事業者(ベンダー)が運営するサーバーにアクセスして利用する「クラウド型」の2種類があります。

社内ネットワークで利用できるオンプレミス型は、通信が安定しており、セキュリティにも強いところが特徴です。
しかし、オフィス内で稼働させることを前提としているため、社内ネットワークから外れた場所で業務をおこなうと管理が行き届きにくくなります。
たとえば、テレワーク中に端末トラブルを起こした社員が上司にヘルプを求めたとしても、社内ネットワーク外にある端末の状況を正確に把握することは難しいです。
正確に対処するためには手間と時間がかかるでしょう。

また、オンプレミス型は自社でサーバーの管理・運用をおこなう必要があります。
しかし、テレワーク中に保守・点検やメンテナンスを実施する場合、担当者ひとりに大きな負担がかかってしまいます。
場合によっては自社での作業が必要になることもあるため、テレワーク実施中でありながら出勤を余儀なくされる可能性もあります。

その点、クラウド型のWeb会議システムは参加者がベンダーの提供するサーバーにアクセスしてサービスを利用する仕様です。
サーバーの保守・点検やメンテナンスもベンダーが一手に請け負っています。
インターネット環境下であれば、在宅勤務の社員の端末も容易に管理できるため、トラブル発生時もすばやい対処が可能です。
オンプレミス型にもメリットはありますが、テレワークで利用するのならクラウド型のWeb会議システムを導入した方が管理やメンテナンスの手間を大幅に省けるでしょう。

クラウド型Web会議とオンプレミス型Web会議について、こちらの記事でも詳しく解説しています。

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3. 完全テレワークなら、多彩な機能をもつシステムがおすすめ

ほとんど出社しない完全テレワーク制を導入するのなら、Web会議ひとつでさまざまなニーズを満たせるよう、多彩な機能を持ったシステムを選ぶのがポイントです。

たとえばホワイトボード機能が搭載されたWeb会議システムなら、画面をホワイトボードに見立てて、参加しているメンバーがそれぞれ自由にメッセージを書き込んだり、画像を貼り付けたりして共同作業をおこなうことができます。
1対多数のセミナー形式ではなく、参加している全員が活発に意見を交わしたり、アイデアを提案したりすることができるので、通常の会議と同じシチュエーションをWeb上で再現したいという方におすすめです。

また、それなりに社員数の多い企業なら、全員が会議に参加できなかった場合に備え、録画や録音機能を搭載したシステムを選ぶのも重要なポイントのひとつです。
Web会議の様子をワンタッチで録音・録画しておけば、参加できなかったメンバーに動画や音声ファイルを送るだけで、会議の内容を共有することができます。

在宅勤務だけでなく、モバイルワークをおこなう可能性がある場合は、テキストチャット機能の有無も確かめておきたいところです。
たとえば公共交通機関などを使って移動している間は、プライバシーの問題や周囲への配慮から、音声でやり取りするのは困難です。
テキストチャット機能を使えば、映像や音声をオフにしたまま、文字だけでメンバーとやり取りできるので、移動中でも周囲に気兼ねなく会議に参加できます。

このように、利用シーンやテレワークの導入状況と照らし合わせて、必要な機能が搭載されているかどうかをあらかじめチェックしておきましょう。

4. 品質の良いシステムを選ぶ

Web会議システムの画質や通話品質などは商品によって大きな差があります。
品質の低いシステムを選んでしまうと、映像が粗くて相手の顔や表情がよく見えない、音割れして双方の声が聞き取りづらいといったトラブルが発生しやすくなります。

とくに、通話品質の低下は伝達ミスにつながる恐れがあります。
できれば導入前に無料プラン、またはお試しサービスを利用して、実際に通話品質を確かめておくとよいでしょう。
環境に合わせて通話品質を調整できる機能がついたWeb会議システムを選ぶのもおすすめです。

5. 安定して接続できるシステムを選ぶ

とくに重視したいのが、安定して接続できるシステムであることです。
ネットワークの品質は利用環境やプロバイダによって左右されるため、場合によっては接続が不安定になることがあります。
接続不良によって途中で映像や音声が乱れてしまうと、会議の進行に支障を来したり、相手とのコミュニケーションが滞ったりする原因となります。
大切な情報を聞き漏らすことで、業務そのものに影響が及ぶ可能性もあるでしょう。

Web会議システムの動作環境は公式サイトやカタログなどに記載されています。
あらかじめ推奨されているOSやブラウザの種類、マシンスペック、回線速度などを確認し、問題なく稼働できるかどうか確認しておきましょう。

なお、システムによってはビットレートや帯域幅などの通信状況をチェックできる通信インジケータや、通話品質調整機能がついているものもあります。
「動作が不安定かも」と思ったときは、インジケータで状況を確認しつつ、通話品質を微調整することが可能です。
より安全な接続環境を求める場合は、通信周りの機能が充実しているシステムを選ぶことをおすすめします。

6. セキュリティがしっかりしているシステムを選ぶ

テレワーク中は、会社にとって重要な情報をオンライン上でやり取りする機会が増加します。
Web会議には、ドキュメントや画像などのデータファイルをメンバー同士で共有できる機能がついています。
しかし、システムのセキュリティレベルが低いと外部から不正アクセスされてしまい、会社の機密情報が盗まれてしまう可能性もあります。
情報漏洩はビジネス上のトラブルのなかでも重大なインシデントです。
企業としての信用を損なうだけでなく、場合によっては賠償問題に発展する恐れもあります。

とくにクラウド型のWeb会議システムを導入する場合、サービスを利用するには社外に設置されたサーバーにアクセスしなければなりません。
社内にサーバーを設置するオンプレミス型と比べると、セキュリティリスクはやや高くなります。
Web会議のセキュリティ機能は、システムやプランによって異なります。どんなセキュリティを採用しているのか、事前にしっかり確認しておきましょう。
具体的には、データの暗号化や、第三者に予測されにくいID・パスワードの設定、接続IP制限などの有無をチェックすると、セキュリティに力を入れているかどうかがわかります。

7. サポート体制が整っているシステムを選ぶ

ほとんどのWeb会議システムは初心者でも手軽に利用できる仕様になっています。
しかし、実際に使ってみると「なかなかうまく使いこなせない」「トラブルや不具合が起きた」などの問題が発生することもあります。
自宅でテレワーク中に何らかの不具合が発生した場合、パソコンやネットワークに精通している人なら自分で対処することも可能です。しかし、初めてWeb会議システムを利用する人にとって、トラブル時の対処は簡単なことではありません。

テレワークを導入する場合は、サポート体制が整っているかどうかも事前にチェックしておくことをおすすめします。
サポートの質や内容はベンダーごとに異なりますが、とくにトラブルへの対応が迅速かどうかを重視するのがポイントです。
具体的には、システムを24時間365日体制で見守る監視体制や、電話やメールですぐに問い合わせできるサポートセンターの設置、マニュアルの完備などを基準に、サポートの充実度を判断します。

なお、ベンダーのなかには、メールや電話での相談・サポートに回数または日数制限を設けているところもあります。
Web会議システムへの不満や疑問は、しばらく使ってみないとわからない部分もあります。
必要に応じていつでも相談・問い合わせできるよう、回数やサポート範囲の制限がないシステムを選ぶことをおすすめします。

8. 費用対効果の高いシステムを選ぶ

Web会議システムは無料で使える商品・プランもあれば、毎月または毎年決まった料金を払って利用する有償のものもあります。

無料プランはコストが一切かからないところが利点です。しかし、同時接続できる人数や、1回あたりの利用時間、同時開設できる会議室の数などに制限が設けられている場合がほとんどです。
また、セキュリティレベルもそれほど高くないので、テレワークで利用する場合は有償のシステム・プランを導入するのが基本です。
システムによっては有償プランが複数に区分されており、利用料金が高額になるほど使える機能が増えたり、セキュリティレベルが高くなったりします。

ただし、システム同士を比較した場合、利用料金と品質は必ずしも比例しません。
リーズナブルなシステムでも、ほかのシステムの高額プランより機能や性能、利便性が優れていることもあります。
また、ハイテクな機能を搭載したWeb会議システムだからといって、利用シーンや用途にマッチしているとは限りません。
Web会議システムは基本的に長期間利用するものです。自社にとって費用対効果の高いWeb会議システムを見極めて導入しましょう。

9. フリープラン、無料お試しのあるシステムを選ぶ

Web会議システムは年間契約になっているパターンが多く、正式に利用契約を結ぶと、最低でも1年間は継続利用する必要があります。
中途解約も可能ですが、残月分の返金などには応じてもらえない場合がほとんどなので、本契約は慎重に結ばなければなりません。

Web会議システムの機能や仕様やベンダーのホームページなどに記載されていますが、品質や機能、利便性は実際に使ってみないとわかりません。
サービスの一部またはすべてを体験できるフリープラン、無料お試しサービスなどの利用をおすすめします。
多くの場合、利用人数や会議室の数に制限はありますが、映像や音声の品質、基本的な機能は有償プランと変わりません。システム選びの良い判断材料にるでしょう。

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Web会議とテレビ会議の違い

Web会議システムと似たコミュニケーション手段のひとつに、「テレビ会議」があります。
Web会議同様、遠隔地同士をオンラインで結び、映像や音声をリアルタイムにやり取りできるところが特徴です。
ただし、テレビ会議は専用の機器を設置した場所でしか利用できません。
たとえばオフィスの会議室にテレビ会議の専用機器を設置した場合、会議のたびに移動する必要があります。

専用機器は非常に高価なものなので、社員一人ひとりの自宅に設置するのは現実的ではありません。
また、搭載されている機能も映像・音声データの通信のみで、画面やファイルを共有したり、ホワイトボード機能を使って共同作業をおこなったりするのは不可能です。

テレビ会議は拠点同士をつないで多人数対多人数で会話する場合などに向いています。
しかし、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などのテレワークをおこなう場合は、個人が手軽に利用できるWeb会議システムの導入がおすすめです。

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テレワークでWeb会議を利用するために必要なもの

テレワークでWeb会議を利用するために必要なもの

Web会議システムを導入するには、最低限の利用環境を整える必要があります。
テレワークの現場となる自宅の環境は人によって異なります。社員全員が問題なくWeb会議を導入できるかどうか、事前に確認しておきましょう。

ここでは、テレワークでWeb会議を利用するために必要なものを6つご紹介します。

1. インターネット回線

Web会議はオンライン上で映像や音声のデータをやり取りするので、インターネット環境は必須です。

総務省がまとめた「令和2年版 情報通信白書」によると、2019年の個人のインターネット利用率は89.8%で、ほとんどの人がインターネットを利用しています。[注3]
利用しているブロードバンド契約については、光回線(FTTH)が約8割と大多数を占めています。
しかし、ADSLやケーブルテレビ(CATV)を利用してインターネットに接続している世帯も約2割存在します。
ADSLやCATVは光回線に比べると通信速度が遅く、映像や音声のように大容量のデータをやり取りすると、タイムラグが発生したり、画質や音質が大幅に低下したりする恐れがあります。

頻繁にWeb会議を利用する場合は、社員一人ひとりのネットワーク環境を調査し、必要に応じた支援をおこないましょう。

2. パソコン、スマホ、タブレットなどのデジタル端末

Web会議では、パソコンやスマホ、タブレットなど、インターネットに接続できるデジタル端末を利用します。
通信環境さえ整っていれば、どの端末を利用しても快適にコミュニケーションを取ることができますが、Web会議システムごとに推奨するスペックが異なります。
古い端末を利用している場合、動作が不安定になる恐れがあるので、会社側で端末を貸与・支給することも検討しましょう。

3. スピーカー・イヤホン・ヘッドホン

Web会議では基本的に音声でやり取りをおこなうため、相手の声を聞き取るためのスピーカーやイヤホン、ヘッドホンが必要です。
もちろん、端末に内蔵されているスピーカーを利用してもかまいません。しかし、音質はあまりよくないため、相手の声が聞き取りにくくなることもあります。
とくに「テレワーク中にほかの家族が在宅している」「自宅周辺に道路などがあって騒がしい」といった事情がある場合は、イヤホンやヘッドホンの利用がおすすめです。

4. マイク

Web会議では、マイクが拾った音声がデータ化され、ネットワークを介して送受信される仕組みになっています。
最近のデジタル端末には標準でマイク機能が搭載されていますが、スピーカー同様、内蔵マイクはあまり性能が良くありません。
不明瞭な音声は情報伝達ミスにつながるリスクがあるので、性能の良い専用マイクを用意した方がよいでしょう。

なお、マイクには大きく分けて、集音できる範囲や方向を指定できる「単一指向性」と、多方向からの音を拾える「全指向性」の2タイプがあります。
テレワークの場合は単一指向性のマイクがおすすめです。全指向性のマイクを利用すると、周囲の雑音まで相手に届く恐れがあります。

最近はコールセンターなどで多用されているヘッドホンとマイクが一体型になったヘッドセットも販売されているので、利用を検討してみてもよいでしょう。

5. Webカメラ

自分の映像データを相手に送るには、Webカメラが必要です。
ノートパソコンやスマホ、タブレットなどには標準でWebカメラが搭載されていますが、デスクトップパソコンの場合は、Webカメラが付いていない機種もあります。
Web会議システムを利用する端末にWebカメラが搭載されているかどうか、事前にチェックしておくことが大切です。

Webカメラが付いていない場合は、外付けのWebカメラを購入・セットしなければなりません。
広域をとらえられる広角タイプと、狭い範囲を定点撮影するタイプの2種類に分かれますが、テレワークなら後者のタイプで十分です。

6. Web会議システム

Web会議システムには、専用のソフトやアプリケーションを利用するタイプと、インターネットブラウザを利用するタイプの2種類があります。
ソフトウェア型の場合、あらかじめソフトまたはアプリを端末にインストールしなければならないため、事前に準備や設定が必要です。

一方、ブラウザ型は会議室のURLにアクセスするだけでWeb会議に参加できるため、手間と時間がかかりません。
とくに社外の人間とコミュニケーションを取る仕事の場合、あらかじめ先方にソフトやアプリのインストールをお願いせずに済むため、気軽にWeb会議への参加を促すことができます。

企業によっては、セキュリティ対策の一環として、会社支給のデジタル端末に未許可のソフト・アプリをインストールすることを禁じているところもあります。
誰でも使えるブラウザ型のWeb会議システムを利用した方がよいでしょう。

Web会議に必要なものについて、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

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Web会議システムを導入すれば、テレワークの課題を解決できる

多様な働き方を推進する政府の施策や、新型コロナウイルスの影響により、ここ数年でテレワークを導入する企業が増えてきています。
テレワークは感染症対策に効果的というだけでなく、通勤にかかる時間やコストの削減、ライフスタイルに合った勤務スタイルの実現など、さまざまなメリットがあります。
しかし一方で、社員同士のコミュニケーションが希薄になり、孤立や情報伝達ミス、社員の教育・育成不足など、さまざまな課題も浮上しています。

遠隔地でも気軽に対面コミュニケーションが取れるWeb会議なら、テレワークで起こりがちな課題やトラブルを解決し、より理想的なワークスタイルの確立を実現することができます。
テレワークを実施するなら、あわせてWeb会議システムの導入もおすすめします。

[注1]平成25年通信利用動向調査の結果|総務省
[注2]令和元年通信利用動向調査の結果|総務省
[注3]令和2年番情報通信白書|総務省

テレワークに最適なWeb会議システムを

これまで紹介してきたように、テレワークを導入している企業にとってWeb会議システムは欠かせないアイテムです。
テレワークでは、社員が自宅などで仕事をすることになるため、どのような環境でも接続しやすいWeb会議システムを選びたいものです。

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本資料でわかること
  • テレワーク導入に伴う負担金額の計算方法
  • 費用負担のルールの策定方法
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テレワーク導入による費用の負担で疑問や悩みを抱えている方や、精算の計算方法を知りたい方はぜひご覧ください。