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Web会議でスマホを活用する場合の注意点とポイント

Web会議でスマホを活用する場合の注意点とポイント

Web会議に参加できるのは、パソコンからだけではありません。Web会議にスマホを活用すれば、外出先の上司に数分だけ参加してもらう、現場の担当者に状況をリアルタイムで説明してもらうといったことが可能です。

スマホでWeb会議に参加する際は、通信環境やデータ通信量に注意しましょう。通信環境が不安定な場所で会議に参加すると、進行を邪魔してしまう可能性があります。

今回は、Web会議でスマホを活用する際の2つの注意点ほか、スマホを利用するメリットやポイントについて紹介します。

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Web会議にスマホで参加する場合の注意点

Web会議ツールの多くは、PCからだけでなく、スマホやタブレットからでも主催・参加ができるよう、専用アプリや専用ページを用意しています。PCを持っていない人や外出先でPCがない人でも、スマホがあればいつでもWeb会議に参加できます。
手軽で簡単なスマホでのWeb会議ですが、通信環境と通信量には注意が必要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. 安定した通信環境を確保する

スマホからWeb会議に参加する際、一番注意したいのが通信環境です。スマホでのネットワーク接続は、キャリア回線のモバイルデータ通信、またはWi-Fiが基本となります。そのため、外出先でのWeb会議参加は、場所や環境によって通信が不安定になりがちです。音声や映像がブツブツと途切れる、会議中に通話が切れてしまうなど、Web会議の進行に水を差してしまう場合があります。

スマホでWeb会議に参加するときは、通信環境の安定した場所を選ぶことが大切です。自宅であれば、モバイルデータ通信ではなく、Wi-Fiを利用しましょう。LAN変換アダプターを使用すれば、パソコンのように有線LAN接続も可能です。
外出先や出張先では、できるだけ電波が強い場所、安定したWi-Fiを利用できるカフェなどでの利用がおすすめです。

2. ビデオ通話をする場合は通信量に注意する

スマホでのWeb会議をモバイルデータ通信で接続する場合は、通信環境だけでなく、データ通信量にも注意しましょう。たとえば、Web会議ツール「Zoom」でビデオを通話を利用した場合、10分間で100MB程度の容量を消費します。データ通信量が少ないキャリアプランを契約している場合は、Wi-Fiを利用できる環境でWeb会議に参加しましょう。

外出先で頻繁にWeb会議に参加する機会がある場合は、モバイルルーターを使用することをおすすめします。安定した通信環境でWeb会議を進められるうえ、長時間のビデオ通話でも通信量を気にせず参加できます。

Web会議での通信量について、こちらの記事でも詳しい紹介しています。

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Web会議でスマホを利用するメリットはある?

Web会議でスマホを利用するメリットはある?

スマホにはカメラとマイクが内蔵されているため、Web会議を利用する際のセットアップが簡単です。Web会議ツールによってはアカウント登録不要で利用できるものもあるため、専用アプリをインストールしたり、専用ページにアクセスしたりするだけで参加可能です。
また、Web会議でスマホを利用することで、パソコン参加とは違った次のようなメリットが得られます。

1. 外出先や現場からWeb会議に参加できる

スマホを活用したWeb会議最大のメリットは、場所を選ばず気軽に参加できる点です。外回りが多い営業担当や現場担当、出張や打ち合わせで外出が多い社員などは、とくに重宝するでしょう。商談先や店頭、工事現場、移動中の車内など、ノートパソコンを開けられない環境であっても、スマホから簡単に会議に参加可能です。発言できる環境でない場合でも、チャット機能を使って意見を述べたり、会議の内容を視聴できます。

2. 現地の写真などをスピーディに情報共有できる

多くのWeb会議ツールには、情報共有機能が備わっており、参加者全員と動画や画像を共有できます。スマホを使って現地で撮影した動画や写真を共有すれば、現場の状況をリアルタイムで伝えられるでしょう。パソコンを開きにくい環境やWi-Fiが利用できない場所であっても、スマホであればモバイルデータ通信を使って動画や画像を送信できます。

各地に店舗展開している販売店・飲食店などで、支店での店員の接客態度、売り場の様子などを、スマホをとおしてWeb会議中に動画中継することも可能です。

Web会議でスマホを利用する際のポイント

Web会議でスマホを利用する際のポイント

Web会議にスマホで参加する際は、通信環境や通信量に注意するだけでなく、次に紹介する2つのポイントを押さえておきましょう。スマホでのWeb会議がより快適になり、会議の効率アップ・生産性アップにつながります。

どちらも簡単にできること、用意できるものなので、ぜひ実践してください。

1. スマホを横にして参加する

スマホは縦で使用することが基本ですが、Web会議に参加する際は、スマホを横向きにするのがおすすめです。ほかの参加者から見えやすくなるだけでなく、ExcelやPower Pointなどの資料も見やすくなります。
ちょっとしたことかもしれませんが、こういったひと工夫がスマホでのWeb会議を快適にするポイントです。

2. スマホスタンドと無線のマイク付きイヤホンでより快適に

スマホでWeb会議に参加するなら、スマホスタンドと無線のマイク付きイヤホンを用意しておきましょう。Web会議の快適度がぐっとアップします。

スマホスタンドは、スマホを持たずにWeb会議を参加できるため、紙の資料などを使って説明したり、参加者に見せたりするときに大変便利です。
スタンド代わりになる手帳型のスマホケースやスマホリングも有効ですが、高さや角度を調節できるしっかりしたスマホスタンドを用意することをおすすめします。高さがないスマホスタンドは、Web会議の際、下からあおるように顔が写ってしまいます。正面またはやや上から映したほうが画面映りは断然よくなりますし、参加者からも表情が見えやすくなります。Web会議での画面映りが悪い、画面全体が暗いといった悩みを持つ人は、ぜひ高さ・角度調節ができるスマホスタンドを試してみてください。

マイク付きイヤホンは、音声をよりクリアに伝えることができます。ノイズキャンセリング機能がついたものであれば、雑音が多い環境であっても通話内容をしっかり聞き取れます。Bluetooth接続対応の無線タイプであれば、離席の際にいちいちイヤホンを外す必要もありません。

Web会議にスマホで参加するなら安定した通信環境と横向き画面がポイント

Web会議にスマホで参加する際は、Wi-Fiが利用できる場所、または通信環境が安定した場所を選びましょう。モバイルデータ通信で接続する場合は、電波の強さやデータ通信量に注意してください。また、スマホでのWeb会議をより快適に進めるには、ほかの参加者から顔や資料が見やすくなるよう、スマホを横向きにして使用するのがポイントです。スマホスタンドや無線のマイク付きイヤホンがあれば、さらに快適度がアップします。

スマホをWeb会議で活用することで、外出先でも気軽に会議に参加したり、現場の状況をリアルタイムに把握できたりと、さまざまなメリットが得られるでしょう。スマホ対応のWeb会議を活用してみましょう。

スマホでも簡単接続のWeb会議システム

スマホ対応のWeb会議を利用することで、ちょっとしたWeb会議にも外出先から気軽に参加できるようになります。
しかし、スマホからの接続方法が複雑では、そのメリットが活かしきれません。

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