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Web会議で使えるホワイトボードとは?おすすめツールを紹介

Web会議でホワイトボードを使おう

リモートワークなどの浸透により、会議をWeb会議でおこなうことも増えてきました。しかし、Web会議では参加者が1カ所に集まっていないことなどで、意思の疎通が難しいこともあります。

そのような場合に便利なのは、導入することでビジュアルコミュニケーションをおこなうことができるようになる、オンラインホワイトボードです。

本記事では、オンラインホワイトボードを活用するメリットなどについて説明すると同時に、おすすめのホワイトボードツールをいくつか紹介します。

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ホワイトボード機能があれば文字や言葉では伝えきれない情報も伝えられる

Web会議で利用できるホワイトボード機能とは、ツールによって多少の違いはあるものの、基本的にはフリーハンドや独自の機能を用いて、文字や図などを書き込める機能のことをいいます。

名前の通り、オンライン上で利用できる物理的なホワイトボードをイメージすると、わかりやすいでしょう。

文字や言葉はチャットや会話などで伝えることができますが、ホワイトボード機能を利用することで図や表などを介したコミュニケーションも可能になるので、より的確に意思の疎通をおこなうことができます。

オンラインホワイトボードを活用する5つのメリット

Web会議においてオンラインホワイトボードを活用するメリットとしては、主に以下のようなことが挙げられます。

  • 情報やイメージの共有が容易になる
  • これまでに出たアイデアや情報を確認しながら会議を進められる
  • 会議参加者の思考の方向性を1つにまとめやすい
  • 会議がより活発なものになることが期待できる
  • 議事録として利用できる

それぞれのメリットについて、説明します。

1.情報やイメージの共有が容易になる

デザインやイメージ、色や形などは、言葉でのコミュニケーションだけではなかなか伝わりにくいものです。

しかし、ホワイトボード機能を利用して図や絵を用いたコミュニケーションをおこなうことができれば、頭の中にあるイメージを瞬時に伝えることが可能です。

実際に図や絵を見ながら会議や話し合いを進めることができるので、勘違いや思い違いも発生しにくく、会議参加者の認識を揃えながら話し合いを進めていくのにも役立ちます。

2.これまでに出たアイデアや情報を確認しながら会議を進められる

ホワイトボード機能を利用してこれまでに出たアイデアや情報を可視化しておくことで、会議を効率的に進めることができます。

また、ほかの人が発言したことなどは時間が経つと忘れてしまいがちですが、ホワイトボードにまとめておくことで、誰がどのような意見を出したかを常に確認することが可能です。

自分以外の意見やアイデアが常に見える状態になっているので、そこから思わぬヒントを得て、筋のいい新しい発想やアイデアにつながるかもしれません。

3.会議参加者の思考の方向性を1つにまとめやすい

Web会議に参加する場合、参加者はそれぞれオフィスや自宅、コワーキングスペースなど、それぞれ違うところから参加することも多いので、ともすれば会議以外のことに意識を取られてしまうこともあります。

しかし、ホワイトボード機能を中心にして会議を進めることで、会議参加者の視点や意識が自然とホワイトボードに集まり、より集中して会議に参加してもらえることが期待できます。

ホワイトボード上のテーマを中心に話を進めるため、会議参加者の思考の方向性もまとまりやすく、話が脇道にそれにくいのもメリットと考えられるでしょう。

Web会議のやり方について、こちらの記事でも詳しく解説しています。

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4.会議がより活発なものになることが期待できる

ホワイトボードには、会議に参加しているすべての人が書き込むことができるため、ホワイトボードに書き込むという行動を通して、自分が主体的に会議に参加しているという意識を持ちやすくなります。

また、ただ単に話し合いをおこなうだけでなく、意見やアイデアをホワイトボードに書くという「動き」が生まれることで、より話し合いが活発になる効果も期待できます。

話し合いが活発になると、本筋からそれた方向に話が進んでいってしまうこともあるでしょう。しかし、先ほど触れたように会議参加者の思考の方向性もまとまりやすくなるので、そのような心配もあまりありません。

5.議事録として利用できる

オンラインホワイトボードのなかには、WordやExcelなどのファイル形式でにエクスポートできるものもあるので、そのまま議事録として使うこともできます。

本来であればホワイトボードの内容をまとめて、議事録を作らなければなりません。しかし、その負担がなくなるので、仕事の効率が向上することが期待できるでしょう。

無料でも利用できるおすすめのホワイトボード4選

Web会議に利用できるホワイトボードのツールは非常に数が多いですが、そのなかには無料で利用できるものもあります。

無料でも利用できるおすすめのオンラインホワイトボードとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • Whiteboard Fox
  • miro
  • A Web Whiteboard
  • Drawchat

それぞれのツールの特長などについて、説明します。

1. Whiteboard Fox

WhiteboardFox
出典:https://r7.whiteboardfox.com/

Whiteboard Foxはブラウザ上で利用可能なホワイトボードなのでPCやタブレット、スマートフォンなど幅広いデバイスからアクセスすることができます。

利用に際してログインやアカウント登録などは不要で、FacebookやTwitter、Googleなどとも連携しているので、非常に使い勝手がよいです。

オンラインで利用できるホワイトボード機能のなかには、日本語対応していないものもありますが、Whiteboard Foxは日本語にも対応しているので、英語が苦手な人でも問題なく利用できるでしょう。

これだけ多くのメリットを有していながら完全無料で利用できるので、オンラインホワイトボードの使い勝手を体感してみたい人には、非常におすすめです。

2. miro

miro
出典:https://miro.com

miroはわかりやすく使い勝手のよいUIが特長で、サイトからユーザー名やメールアドレス、パスワードを登録するだけで利用することができます。

「Free」「Team」「Business」「Company」の4つのプランが用意されていますが、Freeプランは名前の通り無料で利用可能です。

Freeプランだと最大3人までしか利用できませんが、機能を閲覧に限定するのであれば無制限でチームに追加することができます。

Freeプランのまま使い続けるのもよし、人数増に応じて課金をおこない、Teamなどのよりグレードが上のプランを利用するもよしと、状況に応じてさまざまな使い方ができるホワイトボードサービスといえるでしょう。

3. A Web Whiteboard

A Web Whiteboard
出典:https://awwapp.com/home/

A Web Whiteboardは会員登録なしで利用することが可能で、リアルタイムで画面共有をおこなうことができるオンラインホワイトボードです。

シンプルで視覚的にわかりやすいUIが搭載されているので、オンラインホワイトボードを利用するのが初めてという人でも、戸惑うことなく利用できるでしょう。

無料で利用できるオンラインホワイトボードのなかでも非常にベーシックなものなので、オンラインホワイトボードを試しに使ってみたい人にも、おすすめしやすいサービスです。

4. Drawchat

Draw.Chat
出典:https://draw.chat

Drawchatは、オンラインミーティングなどのサポートに活用できるホワイトボードツールです。

会員登録不要で利用可能で、メンバー間での共同編集やURLによる閲覧招待もおこなえるなど、使いやすい機能が数多く搭載されています。

PDFファイルや画像をアップロードできたり、Googleマップを読み込むことができたりと、ほかのオンラインホワイトボードではおこなえないようなことにも対応しているのは大きなメリットです。

試用期間が1カ月なのでずっと使い続けられるわけではありません。しかし、短期プロジェクトでWeb会議をおこなう場合などには、非常に重宝するでしょう。

有料でより便利に利用できるおすすめのホワイトボード4選

無料で利用できるホワイトボードツールは、ホワイトボードの導入などにおいては非常に便利ですが、有料のホワイトボードツールのほうが機能が充実していることも多いです。

有料でより便利に利用できるおすすめのオンラインホワイトボードとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • Limnu
  • Allo
  • Mural.ly
  • Twiddla

それぞれのツールの特長などについて、説明します。

1. Limnu

Limnu
出典:https://limnu.com

Limnuは公式サイトから登録することで利用することが可能で、ホワイトボード以外にグリーンボードやブラックボードなどを利用できるのは、ほかのツールとは異なる特長です。

ホワイトボードを共同で編集する機能以外に、チャットやビデオチャットなども利用できるので、Limnuを利用してWeb会議をおこなうことも可能です。

個人プランは月額5ドル(年間契約で50ドル)、チームプランは月額8ドル(年間契約で80ドル)で利用できますが、14日間限定で無料プランを利用することもできます。

そのため、無料プランで使い勝手を確認したうえで、個人プランやチームプランを契約するかどうかを判断することができます。

2. Allo

Allo
出典:https://allo.io/ja/

Alloはキャンバスにデッサンをするようなイメージで利用できるホワイトボードツールです。
BeeCanvasからAlloに名前が変わっています。

DropboxやGoogle ドライブとの連携が可能なので、Web会議で利用したホワイトボードを連携サービスにエクスポートすることで、議事録作成の手間が省けます。

無料プランでは13キャンバスまで無料で利用することができるので、少人数での利用であれば無料プランでも十分事足りるでしょう。

大人数で利用するような場合は、課金して個人プランや企業プランなどのプランを利用するのがおすすめです。

3. Mural.ly

MURAL
出典:https://www.mural.co

Mural.lyは、シンプルでありながらオシャレなUIのホワイトボードツールで、使い勝手のよさが大きな特長です。

実際にホワイトボードにポストイットなどでアイデアを貼っていくようなかたちで、ホワイトボード上に自由に付箋カードを貼り付けることができるので、ブレストなどに非常に役立ちます。

一人あたり月額12ドルの通常プラン、一人あたり月額20ドルのプラスプラン、法人プラン(費用は問い合わせ)のなかから、適したプランを選ぶことができます。

無料トライアルを30日間利用できるので、契約して使ってみたはいいものの使い勝手がいまいちだった、というような事態に陥る心配もありません。

4. Twiddla

Twiddla
出典:https://www.twiddla.com

Twiddlaは手軽に利用できるのが大きな魅力で、「Go」と書かれている緑色のボタンを押すだけで、会員登録をすることなく作成することができます。

また、ホワイトボードの共有はURLだけで簡単におこなえます。ホワイトボードに書き込みをおこなうだけでなく、資料やドキュメントなどを背景にして、そこに書き込みをおこなうことも可能です。

無料プランは最大10人で20分間利用することが可能なので、不定期に利用するのであれば無料プランでも十分です。

Web会議などで定期的に利用する場合は、課金してプロプラン、チームプラン、ビジネスプラン、法人プランなどを利用するとよいでしょう。

オンラインホワイトボードでWeb会議がより効率的に

オンラインホワイトボードを利用すれば、チャットや音声でのみやりとりをおこなっていたWeb会議において、ビジュアルコミュニケーションの要素を取り入れることが可能になります。

オンラインホワイトボードのツールやサービスはたくさんあるので、利用人数や必要な機能などを考慮したうえで、もっとも使いやすいツールを選ぶとよいでしょう。

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本資料でわかること
  • Callingでできること
  • Callingの活用の方法
  • Callingを導入して得た効果

以上の内容で、Callingを紹介しています。Callingの活用方法をイメージすることができるので、ぜひこちらの資料をご覧ください。