ウェビナーウェビナーとは・やり方

ウェビナーでの質疑応答方法やスムーズに進めるコツを紹介

ウェビナー 質疑応答

オンライン上でおこなわれるセミナーが、ウェビナーです。

一般的なセミナーと同様、ウェビナーでも質疑応答は非常に大切です。
質疑応答を設けることで、伝えたかった内容が正しく伝わっているのか確認できます。

また、質疑応答を繰り返すことで参加者の理解を深められるので、率先して質問しやすい環境を整えることが大切です。

今回は、ウェビナーでの質疑応答方法やスムーズに進めるためのコツについて解説しています。
ウェビナーを開催する際は、本記事を参考にして質疑応答の時間を充実させましょう。

ウェビナーでの質疑応答3つの方法

新型コロナウイルスによる影響もあり、場所を問わずに開催できるウェビナーの需要は益々高まってきています。

ウェビナーというと、主催者が一方的に話し、参加者はそれを視聴するというイメージがありますが、昨今はツールの機能を活用し、主催者と参加者で質疑応答できるスタイルも増えてきています。

離れた場所にいる者同士がツールを使って質疑応答する方法は、大きく分けて3つあります。

1. 音声による質疑応答

一般的な対面方式のセミナーと同様、参加者が直接音声で質問し、主催者がそれに答える方法です。

特別な機能は必要なく、ウェビナーツールの標準機能である音声通話だけで質疑応答を行うので、最も手っ取り早い方法といえます。

少人数でのウェビナーであれば、音声による質疑応答のほうがスムーズにいく場合も多いでしょう。

しかし、大人数がアクセスするウェビナーや、さまざまな立場の人が参加されるウェビナーの場合は注意が必要で、それぞれが思い思いに発言しようとすると収拾がつかなくなるおそれがあります。

その場合は、後述するツール特有の機能を活用するか、発言する際のルールをあらかじめ決めておくことをおすすめします。

たとえば、参加者が質問を紙に書いて画面に写し、主催者はその中からいくつかの質問をピックアップして答えるなどの工夫を行えば、参加人数が多くてもテンポ良く質疑応答できるでしょう。

また、発言している人の画面を自動で大きく表示する機能がついているウェビナーツールなら、「他の参加者の画面が大きく表示されている時は、その人の質問を優先する」というルールを設けることも可能です。

2. チャット機能を活用した質疑応答

ウェビナーツールの中には、音声だけでなく、テキスト(文字)でやり取りするチャット機能がついているものもあります。

キーボードまたはフリック操作で文字を入力して送信すれば、参加者全員の画面(または主催者の画面のみ)にリアルタイムにメッセージが表示されるため、音声と同じ感覚でコミュニケーションを取ることができます。

音声の場合、多数の人が発言すると声が重なってしまいますが、テキストチャットなら一度に複数の人が発言してもログで見返すことができるので、発言の取りこぼしをする心配がありません。

主催者は送信されたメッセージの中から質問を選び、それに回答する形で質疑応答を進めていくことができます。

チャット機能はほとんどのウェビナーツールに標準搭載されていますので、音声での質疑応答が難しい場合は、テキストチャットを上手に活用しましょう。

ウェビナーのチャットについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

ウェビナーチャット機能の使い方や有効活用するポイント | jinjerミーティング[ジンジャーミーテ ...
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「ウェビナーの満足度を上げたい」という企業は、チャット機能の使い方を見直しましょう。主催者と参加者に一体感が生まれやすく …
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3. ウェビナー用のツール特有の機能での質疑応答

ウェビナー用ツールによっては、音声やテキストチャット機能のほかにも、質疑応答に役立つ便利な機能が搭載されています。

その代表格といえるのが、参加者が主催者側に質問を送信できる「Q&A機能」です。

質問をテキストで入力・送信する点はチャット機能と共通していますが、Q&A機能はより質疑応答に特化した機能なので、Q&A機能が搭載されているウェビナーツールを利用する場合、チャット機能は質問以外のやり取り(「声が聞こえにくい」といった指摘や、「自分もわかる」といった共感など)に用いられるケースが多いようです。

なお、Q&A機能は公開範囲を任意で選択することが可能で、主催者だけに見えるようにすることもできますし、ウェビナー視聴者全員に公開することもできます。

匿名で質疑応答をしたいときにおすすめのツール

匿名で質疑応答をしたいときにおすすめのツール

ウェビナーでは、参加者の出欠を確認するため、申込時の名前でログインするのが一般的です。

そのため、ウェビナー中に質問を投稿すると、誰が・どんな内容の質問をしたのかがバレてしまうため、人によっては「質問するのが恥ずかしい」「自分が質問した内容だと知られたくない」と考える人もいます。

そんなときは、匿名で質問を投稿できるサポートツールを活用しましょう。

サポートツールを使って行った質問は、すべて匿名で投稿されますので、主催者や参加者に自分が質問したことを知られずに済みます。

プライバシーが保護されるとわかっていれば、参加者も恥ずかしがったり躊躇したりせず、本音で質問することができるので、主催者にとっても有意義な質疑応答になります。

匿名で質疑応答できるサポートツールは複数ありますが、中には無料で使えるものもありますので、必要に応じて事前に参加者へサポートツールの導入を案内しておきましょう。

ウェビナーでの質疑応答を記録・保存

前述の通り、ウェビナーで質疑応答を行う方法は複数ありますが、いずれのパターンでも質疑応答の内容を記録・保存しておくことが大切です。

なぜウェビナーで質疑応答を記録・保存しておくべきなのか、その理由は大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、新たなウェビナーの企画に役立つ情報を入手できるからです。

ウェビナー中に行われる質疑応答の時間は限られていますので、複数の人から質問を投げかけられても、そのすべてに回答することはできません。

しかし、ウェビナー中にピックアップされなかった質問の中には、参加者が知りたいと思っていることや、疑問に思っていることが凝縮されています。

記録・保存しておいた質疑応答をあらためて見直し、その質問内容の統計を取れば、視聴者はどんなことに興味・関心を抱いているのか、何を知りたいと思っているのかを把握しやすくなります。

次回ウェビナーを開催する際、質疑応答から得たデータをもとにテーマを決めれば、より多くの参加者を呼び込むことができるでしょう。

2つ目の理由は、コンテンツのブラッシュアップに役立つためです。

質疑応答を行うと、ウェビナーでわかりづらかったことや、あまり理解してもらえなかった部分が浮き彫りになります。

記録・保存した質疑応答の内容をチェックすれば、今回のウェビナーの課題や問題点が明確になり、「次回はこういう風に説明しよう」「この部分は図やグラフを用いた方がわかりやすいかもしれない」など、手直しを加えるときの判断材料になります。

参加者の名前の声を反映してブラッシュアップしていけば、ウェビナーの内容がより充実し、魅力的なコンテンツに仕上げることができます。

質疑応答を記録・保存する方法

質疑応答を記録・保存する方法はとても簡単で、ウェビナーツールに搭載されている録画・録音機能を利用するだけです。

特に録画機能を使った場合、ウェビナー中の画面と音声を丸ごと保存できるので、音声での質疑応答はもちろん、チャット機能を使った質疑応答も簡単に記録できます。

なお、外部のサポートツールを使った場合でも、データのエクスポート機能を使えば、寄せられた質問内容をデータ保存することが可能です。

サポートツール自体は無料で使えるものもありますが、データのエクスポート機能は有料プランでしか利用できないケースも多いので、あらかじめプランと使える機能を確認しておきましょう。

規模に適した最適な方法で質疑応答をスムーズにおこないましょう

質疑応答には、音声を使う方法、チャット機能を使う方法、ツール特有の機能を使う方法の3つがあります。

それぞれ特徴が異なりますので、ウェビナーの規模や形式に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。

もし、大人数でのウェビナーなのであれば、主催者側のスタッフを複数用意して、協力して回答していくことが大切です。

たとえば、参加者が少人数であれば無理にチャットやQ&A機能を使わず、直接音声で質疑応答した方がスムーズに進行できる場合もあります。

一方、大人数が参加するウェビナーの場合は、音声でコミュニケーションを取ろうとすると複数の発言が入り交じって混乱してしまうので、チャット機能やQ&A機能を活用して質疑応答するのがおすすめです。

より活発な質疑応答を望む場合は、誰もが気兼ねなく質問できるよう、匿名で質問を投稿できるサポートツールを導入するのもひとつの方法です。

質疑応答はコンテンツのブラッシュアップや、新たなウェビナーの企画立ち上げに役立つ重要なデータですので、ウェビナーごとに適した質疑応答の方法を選ぶのはもちろん、その内容を記録・保存することも忘れないようにしましょう。

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