ウェビナーウェビナーとは・やり方

ウェビナー案内メールの構成や送り方のポイントを解説

ウェビナー 案内

コロナ禍の影響もあり、在宅で参加できるウェビナーに興味を持つ人が増えています。ファストマーケティング社の調査によると、2020年に入ってからウェビナーに参加した経験がある人の割合は全体の14.6%に達しています。しかし同時に、約7割以上の人が「ウェビナー開催に関する情報が増えた」と回答するなど、多くの人のウェビナーに関わる機会が増えています。[注1]

この記事では、ウェビナーの魅力を効果的に伝える案内メールの構成や送り方のポイントを解説します。

ウェビナー開催の案内メールの基本構成

ウェビナーの参加率を高めるには、ウェビナー開催をお知らせする「案内メール」が重要です。
ウェビナーの興味関心層は日々多くの案内メールを受け取ります。参加者にとって親切でわかりやすく、好奇心を刺激するような案内メールを送信すれば、自社のウェビナーが選ばれる可能性が高くなります。ウェビナー開催の案内メールを作成するときは、次の3つのポイントを意識しましょう。

件名は見ただけでセミナー内容がわかるように

ウェビナーの参加者は毎日たくさんの案内メールを受け取っているため、案内メールの件名に魅力がなければ、その時点でメール開封やWebサイトへのアクセスといった行動を起こしません。

案内メールの開封率を高めるには、ひと目見ただけでセミナーの魅力が伝わるような件名を作成することが大切です。重要なキーワードや目を引くようなキーワードはなるべく件名の左側に配置することで、参加者の目にとまりやすくなります。

また、スマートフォンでメールをチェックする人も多いため、長すぎる件名は敬遠される可能性があります。案内メールの件名はなるべく20~30文字以内におさめ、簡潔にセミナー内容を表現しましょう。

挨拶文(リード文)でウェビナーの魅力をアピールする

メールの挨拶文(リード文)は、案内メールを開封した人が最初に目にする部分です。冒頭で挨拶やお礼の言葉を伝えつつ、ウェビナーに興味を持ってもらえるよう、ウェビナーの魅力や参加するメリットを簡潔にアピールしましょう。たとえば次のような内容があると、セミナーの全体像がわかりやすくなります。

ターゲットそもそも誰に対してのウェビナーなのか例:「投資初心者」「飲食店の経営者」など
メリットウェビナーに参加することで、どんなスキルやノウハウが得られるか例:「銘柄の選び方」「売上増加のノウハウ」など
特徴他社のウェビナーと、どんな違いがあるか例:「人気講師参加」「先着○名のみ」など

ウェビナーのターゲットを明らかにし、ウェビナーを受講することでどんなメリットがあるか、どんなスキルやノウハウが得られるかを説明しましょう。

ウェビナーの詳細情報は簡潔に箇条書きで

次に、ウェビナーの内容、開催日時、参加費用や参加方法、定員、事前準備、参加にあたっての注意点といった詳細情報を記載します。説明する項目が多く、文章にするとかえってわかりにくいため、以下の例のようにシンプルな箇条書きにするのがおすすめです。

内容:マーケティング初心者向けの○○のノウハウ
開催日時:○月○日(○曜日)○時○○分~
参加費用:無料
参加方法:開始時刻5分前より、○○(Web会議システム)へ参加
定員:30名
事前準備:○○(Web会議システム)をダウンロードしたうえで、当日の議事録を確認してください
参加時の注意点:スムーズな会議進行のため、カメラやマイクがオフになっていることを確認してください


ウェビナーの詳細情報が多岐にわたる場合は、参加者向けの詳細ページを用意し、メールでは説明しきれない情報を別途記載する方法もあります。

「ウェビナー疲れ」を防ぐためにわかりやすい案内メールが重要

「ウェビナー疲れ」を防ぐためにわかりやすい案内メールが重要

コロナ禍の影響もあり、在宅で気軽に参加可能なウェビナーに関する情報が氾濫するなかで、「ウェビナー疲れ」を経験する人が増えています。「ウェビナー疲れ」とは、ウェビナー開催についての案内やお知らせが多すぎるため、ウェビナーを選ぶのに疲れてしまう状態です。

ファストマーケティング社のインターネット調査によると、ウェビナーに関する情報が多すぎて「選ぶのが疲れる・面倒」と感じる人は、全体の7割以上に達しています。[注1]

ウェビナーの案内メールが大量に届く今、「ウェビナー疲れ」を起こさせないためには、受信者にとって親切でわかりやすく、必要な情報を簡潔に説明した案内メールを送ることが大切です。端的でわかりやすい案内メールを送ることで、数あるウェビナーのなかから自社のウェビナーが選ばれる可能性が高くなります。

ウェビナーの案内メールを送るときの2つのポイント

ここまで、ウェビナーの案内メールを書くときの基本的な構成をお伝えしました。ウェビナーの参加者を増やすためには、案内メールの内容だけでなく、メールの送信時に注意すべきポイントもあります。

ウェビナーの案内メールを送るときは、「ウェビナー開催日の2週間前までに配信する」「リマインドメールなど申込後のフォローを欠かさない」の2点に注意しましょう。

ウェビナー開催日の2週間前までに配信する

ウェビナーの案内メールを送るタイミングは、ウェビナー開催日の2週間前までが理想的です。オフラインセミナーと違い、Web上でおこなうウェビナーは気軽に参加できるのが魅力ですが、参加者のスケジュールを抑えるためには、前もって案内メールを配信しておく必要があります。

とくにウェビナーの開催数が増えている昨今では、いかに参加者のスケジュールを確保するかがウェビナー集客のポイントです。一般的に、ウェビナーの募集開始から開催日までの集客期間は2週間程度が良いとされています。遅くとも、ウェビナー開催日の2週間前までには案内メールの配信が終わっているようにスケジュールを立てましょう。

リマインドメールなど申込後のフォローを欠かさない

オフラインセミナーよりも気軽に参加できるウェビナーは、「申し込んだものの、当日に忘れていた」というケースが多発します。そのため、ウェビナーの参加者に対して、ウェビナーの開催日時を伝える「リマインドメール」を送信し、ウェビナーの開催予定を定期的にお知らせしましょう。

リマインドメールを送るタイミングは、ウェビナー開催の3日前、当日、開催時間の直前(1時間前~15分前)の3回が一般的です。ウェビナー参加率を高めるには、リマインドメールなどでウェビナー申込後のフォローを欠かさないことが大切です。

ウェビナーを成功させるためのコツについて、こちらの記事でも詳しく解説をしています。

ウェビナー成功のコツとは?6つの秘訣を解説 | jinjerミーティング[ジンジャーミーティング]
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新型コロナウイルスの影響により、従来のように一つの会場に人を集めてセミナーを開催することは難しくなりました。そこで新たに …
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ウェビナーの参加者を増やすには案内メールの構成や送り方が重要

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、在宅で気軽に参加できるウェビナーに注目が集まっています。しかし、ウェビナーについての情報が氾濫する今、「ウェビナー疲れ」を感じる人も増えています。

ウェビナーの参加率を高めるには、案内メールの構成や送り方がポイントです。受け取る人にとって親切でわかりやすい案内メールを送信することで、数あるウェビナーのなかから自社のウェビナーが選ばれる可能性が高くなります。

またリマインドメールなど、申込後のフォローを欠かさないようにしましょう。

[注1]約7割が“ウェビナー疲れ”?ウェビナー視聴に関する実態調査|ファストマーケティング

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